[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einführung CRM]
Hallo und willkommen zu diesem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um CRM, auch Kundenmanagement genannt.
[00:21 – Die Pipeline-Ansicht]
Wenn du auf das CRM-Menü klickst, wird dir die Pipeline dargestellt. Als Standardfilter ist eingestellt, dass nur deine eigenen Aufgaben angezeigt werden. Wenn du diesen Filter entfernst, siehst du sofort die gesamte Pipeline bzw. Lead-Liste.
Die Einträge werden als Kacheln dargestellt und sind in verschiedene Stufen deines Workflows unterteilt. Diese Stufen sind vollständig dynamisch. Mit dem entsprechenden Knopf kannst du eine neue Phase für deinen Workflow erstellen und diese anschliessend benennen und sortieren.
Über den Einstellungsknopf einer Stufe kannst du sie ein- oder aufklappen, bearbeiten oder löschen. Die Konfigurationsmöglichkeiten der Stufen werden in einem separaten Nachfolgevideo erklärt.
In einem einfach gehaltenen Beispiel-Workflow kommen neue Einträge zunächst in die Stufe "Neu". Anschliessend werden qualifizierte Leads weitergeschoben, dann folgen Aktionen wie Offerten oder Meetings, und zuletzt gibt es die Stufe für die tatsächliche Umsatzprognose. Wenn du einen Eintrag per Drag & Drop verschiebst, aktualisiert sich der angezeigte Prognosewert entsprechend. Wenn ein Lead als gewonnen markiert wird, erscheint eine kleine Erfolgsanimation.
[03:08 – Verschiedene Darstellungsarten]
Neben der Kachelansicht gibt es weitere Darstellungsoptionen. In der Listenansicht sieht man übersichtlich, welche Aktivitäten geplant sind, und hat direkte Schaltflächen für E-Mail, SMS und Kontakte. Wie viele Spalten angezeigt werden, hängt von der Bildschirmgrösse ab.
In der Kalenderansicht werden alle Meetings zu deinen Leads angezeigt. Die Diagrammansicht erlaubt es, verschiedene Informationen ein- und auszublenden und die Daten mit einem Klick als Excel-Datei herunterzuladen. Die Statistikansicht zeigt Echtzeitdaten in verschiedenen Darstellungsarten.
[04:37 – Aktivitätenübersicht]
In der Aktivitätenansicht siehst du alle geplanten Aufgaben. Überfällige Fristen werden rot markiert, zukünftige grün. Direkt in der Pipeline-Ansicht sind die Aktivitäten ebenfalls sichtbar: Ein geplantes E-Mail, ein überfälliger Anruf oder ein bevorstehendes Meeting werden als Icons angezeigt.
Über die Farbfilter kannst du gezielt nur grüne oder nur rote Einträge anzeigen lassen. So siehst du auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht. Wenn du einen Eintrag öffnest, siehst du die Details, beispielsweise dass ein Angebot erstellt werden muss und welcher Person die Aufgabe zugewiesen ist.
[06:02 – Neue Leads erfassen]
Es gibt mehrere Möglichkeiten, neue Leads in die Pipeline zu bringen.
Erstens über ein Webformular: Wenn jemand ein Formular auf deiner Webseite ausfüllt, wird automatisch ein neuer Lead mit den entsprechenden Daten erstellt.
Zweitens über einen E-Mail-Alias: Unter Konfiguration und Verkaufsteams kannst du einen E-Mail-Alias definieren, zum Beispiel info@deinedomain.ch. Alle eingehenden E-Mails an diese Adresse erscheinen automatisch als neuer Lead in der Pipeline. Bei mehreren Verkaufsteams mit separaten Pipelines können auch mehrere Adressen definiert werden.
Drittens per Import: In der Listenansicht kannst du eine Excel- oder CSV-Datei mit Leadinformationen hochladen, beispielsweise Besucherdaten von einer Messe oder Veranstaltung.
Viertens manuell: Über das Plus-Symbol direkt in der Pipeline oder den Knopf "Neu" kannst du sofort einen Lead manuell erfassen.
[08:03 – Arbeiten mit einem Lead]
Schauen wir uns an, was du mit einem Lead alles tun kannst. Du öffnest einen Lead, trägst den geschätzten Wert und die Abschlusswahrscheinlichkeit ein und ergänzt die Kontaktinformationen.
Im Notizbereich kannst du frei schreiben, formatieren und auch Inhalte aus dem Web einfügen, zum Beispiel relevante Informationen von der Webseite des Lieferanten, damit du oder deine Kollegen diese später direkt im System nachlesen können.
Wenn du ein Angebot erstellen möchtest, klickst du auf den prominenten Knopf "Angebot". Du gelangst sofort in das Angebots-Tool, wo alle Informationen aus dem Lead, inklusive Adresse, direkt übernommen wurden und automatisch ein Kundenkontakt erstellt wird. Dort kannst du Angebotsvorlagen laden, Produkte hinzufügen und das Angebot mit einem Klick versenden.
[10:02 – Lead weiterverarbeiten und kommunizieren]
Nachdem das Angebot erstellt wurde, ist der Lead damit verknüpft und du siehst die Verbindung direkt im Lead. Du kannst ausserdem eine Aktivität planen, zum Beispiel einen Nachfassanruf nach dem Angebot, mit einer Frist und einer Zuweisung an einen bestimmten Mitarbeiter.
Den Lead kannst du danach in die nächste Stufe verschieben, entweder per Drag & Drop in der Pipeline oder direkt im Lead über das Stufenfeld.
Wenn du einem Mitarbeiter, zum Beispiel Alex, eine Nachricht schreiben möchtest, klickst du auf seinen Namen und der interne Chat öffnet sich. Du kannst ihm direkt eine Nachricht schicken, etwa ob er die Montage im Angebot eingetragen hat. Alex erhält sofort eine Benachrichtigung und gelangt mit einem Klick direkt zum betreffenden Lead. Über das Aktivitätsmanagement wird er zusätzlich über zugewiesene Aufgaben informiert.
So ist die Kommunikation durchgehend im System verankert und es geht nichts vergessen.
[12:55 – Berichtswesen und Konfiguration]
Im Menü Berichtswesen gibt es eine Prognoseansicht mit bevorstehenden Umsatzprognosen, eine Pipeline-Übersicht mit allen Bewertungen sowie ein Lead-Management und eine Aktivitätenübersicht für die nächsten zwölf Monate.
Unter Konfiguration kannst du Stichwörter erstellen, Verlustgründe definieren (zum Beispiel "zu teuer" oder andere Gründe) und Verkaufsteams verwalten. Einem Verkaufsteam können Mitglieder hinzugefügt werden, die automatisch benachrichtigt werden, wenn Aktivitäten geplant oder Änderungen vorgenommen werden.
Für Aktivitätstypen lassen sich Standardfristen hinterlegen, zum Beispiel dass ein geplanter Anruf standardmässig in zwei Tagen fällig ist.
[14:43 – Aktivität mit Kalenderintegration]
Wenn du eine Aktivität als "Meeting" planst, öffnet sich automatisch der Kalender und du kannst direkt einen Termin setzen. Dieser erscheint automatisch im Kalender des gesamten Teams. Im Meeting-Eintrag ist der Titel bereits übernommen, der Verantwortliche eingetragen, und du kannst bei Bedarf auch Kunden einladen. Nach dem Speichern bist du automatisch wieder im Lead und siehst das Meeting als Icon.
Das zeigt, wie alle Apps miteinander verbunden sind: der Kalender, das Kontakt- und Adressmanagement und das CRM greifen nahtlos ineinander.
[15:46 – Abschluss]
Das war die Einführung in CRM Basis. Weitere Tipps und Möglichkeiten im CRM findest du im nächsten Video.