Kontakte und Unternehmen verwalten
Die Kontaktverwaltung ist das Herzstück von OpenBiz. Hier verwaltest du Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und alle Geschäftskontakte zentral.
Kontakt erstellen
- Gehe zu Kontakte → Neu
- Wähle den Typ: Einzelperson oder Unternehmen
- Fülle die Grunddaten aus: Name, E-Mail, Telefon, Adresse
- Unter Kontakte & Adressen kannst du Ansprechpartner zum Unternehmen hinzufügen
- Setze Tags für die Kategorisierung (z.B. Kunde, Lieferant, Partner)
Kontakt einem Unternehmen zuordnen
- Öffne den Kontakt (Einzelperson)
- Wähle im Feld Unternehmen das zugehörige Unternehmen
- Der Kontakt erscheint nun als Ansprechpartner des Unternehmens
Tags und Kategorien
- Gehe zu Kontakte → Konfiguration → Tags
- Erstelle aussagekräftige Tags wie: VIP-Kunde, Lieferant Schweiz, Newsletter
- Weise Tags beim Kontakt zu — du kannst mehrere Tags vergeben
- Nutze Tags zum Filtern und für Mailinglisten
Duplikate zusammenführen
- Wähle in der Listenansicht die doppelten Kontakte aus (Checkbox)
- Klicke auf Aktion → Zusammenführen
- Wähle den Hauptkontakt (die Daten werden dorthin übernommen)
- Bestätige die Zusammenführung
Tipps
- Pflege E-Mail-Adressen sorgfältig — sie werden für Rechnungen und Newsletter verwendet
- Nutze die Suchfunktion mit Filtern für schnellen Zugriff
- Hinterlege Bankverbindungen bei Lieferanten für automatische Zahlungen
- Erstelle individuelle Felder über den Support wenn nötig.