Dokumentenverwaltung
Mit OpenBiz Dokumente kannst du Dateien zentral speichern, anzeigen und verwalten. Ordner und Dokumente sind in verschiedene Bereiche unterteilt.
Bereiche der Dokumentenverwaltung
- Alle: Zeigt alle Ordner und Dateien, auf die du Zugriff hast
- Unternehmen: Gemeinsam genutzte Ordner und Dateien
- Mein Laufwerk: Dein persönlicher Arbeitsbereich
- Mit mir geteilt: Dateien, die andere mit dir geteilt haben
- Zuletzt: Kürzlich bearbeitete Dateien
- Papierkorb: Gelöschte Dateien (standardmässig 30 Tage Aufbewahrung)
Löschverzögerung anpassen
- Gehe zu Dokumente → Konfiguration → Einstellungen
- Passe das Feld Löschverzögerung (Tage) an
Dateizentralisierung aktivieren
Durch die Dateizentralisierung werden Dateien aus bestimmten Apps automatisch in dedizierten Ordnern abgelegt.
- Gehe zu Dokumente → Konfiguration → Einstellungen
- Aktiviere die gewünschte App (z.B. Personal, Buchhaltung)
- Wähle den Zielordner und optional Tags
Ordner erstellen und verwalten
- Wähle den gewünschten Bereich (Unternehmen oder Mein Laufwerk)
- Klicke auf Neu und wähle Ordner
- Gib einen Namen ein und klicke auf Speichern
Über das Aktionen-Menü eines Ordners kannst du:
- Den Ordner als ZIP herunterladen
- Den Ordner umbenennen
- Den Ordner teilen oder Zugriffsrechte verwalten
- Eine Verknüpfung erstellen
- Den Ordner als Favorit markieren
- In den Papierkorb verschieben
- Serveraktionen und Automatisierungen einrichten
Dateien hochladen
- Wähle den gewünschten Ordner
- Klicke auf Neu und wähle Hochladen
- Alternativ: Ziehe Dateien per Drag-and-Drop in den Ordner
URL-Links hinzufügen
- Klicke auf Neu → Link
- Gib die URL ein und füge einen Namen hinzu
- Wähle den Ordner
Dateien verwalten
Beim Öffnen einer Datei stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:
- Duplizieren: Kopie der Datei erstellen
- In Papierkorb verschieben: Datei löschen
- Umbenennen: Namen ändern
- Verknüpfung erstellen: Zugriff aus mehreren Ordnern ohne Duplikat
- Versionen verwalten: Alle Versionen anzeigen und herunterladen
- Sperren: Datei vor Änderungen schützen
- PDF teilen: PDF in einzelne Seiten aufteilen
PDFs teilen und zusammenführen
Teilen:
- Öffne das PDF und klicke auf PDF teilen
- Setze Trennlinien zwischen den gewünschten Seiten
- Klicke auf Teilen
Zusammenführen:
- Wechsle zur Listenansicht und wähle die gewünschten PDF-Dateien aus
- Klicke auf Aktion → PDFs zusammenführen
- Füge optional weitere Dateien hinzu
- Klicke auf Teilen, um sie zusammenzuführen
Dateien anfordern
- Klicke auf Neu → Anfrage
- Gib einen Dokumentnamen ein und wähle den Empfänger
- Optional: Setze ein Fälligkeitsdatum, wähle Ordner und Tags
- Klicke auf Anfordern
E-Mail-Aliasse einrichten
- Wähle den Ordner, in dem Dateien gespeichert werden sollen
- Klicke auf das Info & Tags-Symbol
- Gib den gewünschten E-Mail-Alias ein und wähle die Domain
- Optional: Lege Aktivitätstyp und Tags fest
Tags konfigurieren
- Gehe zu Dokumente → Konfiguration → Tags
- Klicke auf Neu
- Gib den Tag-Namen ein und wähle eine Farbe
Teilen und Zugriffsrechte
- Wähle einen Ordner oder öffne eine Datei
- Klicke auf Teilen
- Füge Benutzer oder Kontakte hinzu und wähle Betrachter oder Bearbeiter
- Lege den Allgemeinen Zugriff fest (Interne Benutzer, Jeder mit Link, oder Keiner)
KI-gestützte Dateierkennung
Dateien im Finanzordner können digitalisiert werden. Wähle die Datei und klicke auf Lieferantenrechnung erstellen, Kundenrechnung erstellen oder Kundengutschrift erstellen, und dann auf Zur Digitalisierung senden.
Tipps
- Nutze E-Mail-Aliasse, um Dateien automatisch in den richtigen Ordnern abzulegen
- Verwende Tags für eine übersichtliche Kategorisierung
- Nutze die Dateianforderungsfunktion, um fehlende Dokumente systematisch einzusammeln
- Aktiviere die Dateizentralisierung, damit Dokumente aus anderen Apps automatisch organisiert werden