Worum geht es?
Wer Kartenzahlungen über SumUp im Kassensystem akzeptiert, muss die Buchhaltung so aufsetzen, dass Brutto-Umsätze, SumUp-Auszahlungen und Kartengebühren am Ende sauber gegeneinander abstimmbar sind. Der Schlüssel dazu sind drei Elemente: ein eigenes Verrechnungskonto für SumUp, ein eigenes Bankjournal für SumUp und eine eigene Zahlungsmethode in der Kasse.
So bleibt das Kasse-Bargeld vom Karten-Geldfluss strikt getrennt, der Bankabgleich wird einfach, und am Konto-Saldo des Verrechnungskontos sehen Sie auf einen Blick, welche Beträge SumUp Ihnen noch schuldet.
Schritt 1: Das Verrechnungskonto anlegen
Öffnen Sie Buchhaltung → Konfiguration → Kontenplan und legen Sie ein neues Konto an. Vergeben Sie als Code 1088und als Bezeichnung SumUp Verrechnung. Entscheidend ist der Kontotyp: Wählen Sie Bank und Liquidität. Nur Konten dieses Typs lassen sich später als Bankkonto eines Bankjournals verwenden.
Konzeptionell ist diese Einordnung auch korrekt, denn SumUp-Guthaben fliesst innerhalb weniger Tage auf Ihr Bankkonto und zählt damit zu den flüssigen Mitteln (im KMU-Kontenrahmen Position 109x — übrige flüssige Mittel).
Schritt 2: Das Bankjournal anlegen
Wechseln Sie zu Buchhaltung → Konfiguration → Journale und erstellen Sie ein neues Journal mit dem Namen Kartenzahlung SumUp und Typ Bank. Im Feld Bankkonto wählen Sie das soeben angelegte Konto 1099 SumUp Verrechnung. Als Kurzzeichen eignet sich KART, die Währung ist CHF.
└───────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┘
Das Feld Zwischenkonto übernehmen Sie aus der Standardvorgabe (üblicherweise 1022 Bankzwischenkonto). Erlös- und Verlustkonto sind nur für Bargeld-Differenzen relevant und können bei einem Karten-Journal ignoriert werden.
Schritt 3: Die POS-Zahlungsmethode anlegen
Unter Kassensystem → Konfiguration → Zahlungsmethoden erstellen Sie eine neue Methode mit dem Namen Karte (SumUp) und ordnen ihr das eben angelegte Journal Kartenzahlung SumUp zu.
│ Bezahlterminal verwenden │ leer lassen (siehe Hinweis unten)
Anschliessend muss die neue Methode noch in Ihrer Kasse aktiviert werden. Öffnen Sie dazu Kassensystem → Konfiguration → Kassen, wählen Sie Ihre Kasse aus und ergänzen Sie unter Zahlungsmethoden den Eintrag „Karte (SumUp)".
Hinweis zum Bezahlterminal: Das Feld „Bezahlterminal verwenden" erscheint nur, wenn ein passendes Terminal-Modul installiert ist (etwa SumUp CloudAPI). Ist kein solches Modul vorhanden, wird die Karte am SumUp-Gerät manuell angetippt und im POS bestätigt — für kleinere Volumen ist das völlig ausreichend.
So fliesst das Geld im Alltag
Beim Kassenabschluss
Beim Tagesabschluss erstellt OpenBiz pro Zahlungsmethode automatisch eine eigene Buchung. Das Bargeld läuft auf das Kassenkonto 1000, der Karten-Brutto-Umsatz (also der Betrag, den der Kunde am Terminal getippt hat) auf das Konto 1099 SumUp Verrechnung.
Ein bis drei Tage später: SumUp zahlt aus
SumUp überweist gesammelt — meist in einem Batch pro Tag — den Nettobetrag (Brutto abzüglich Kartengebühr) auf Ihr Bankkonto. Beim Bankabgleich teilen Sie diese Gutschrift in zwei Buchungen auf: Den Nettobetrag buchen Sie von 1021 Bank gegen 1088 SumUp Verrechnung. Die Differenz zwischen Brutto und Netto buchen Sie als Kartengebühren (Aufwandskonto 6940) ebenfalls gegen 1088 SumUp Verrechnung.
Der Saldo des Kontos 1088 geht damit pro Auszahlungs-Batch wieder auf null. Genau das ist das Kontrollmerkmal: Solange der Saldo regelmässig auf null läuft, wissen Sie, dass alle SumUp-Transaktionen sauber durchgebucht und abgeglichen sind.
Wichtige Hinweise
Pro Zahlungsmethode ein eigenes Journal. Vermischen Sie Bargeld und Karte nicht im selben Journal. Bargeld hat eine eigene Logik mit Kassenbestand und Kassensturz, Karten haben Verzögerung und Gebühren — das gehört strikt getrennt.
Mehrere Filialen oder Kassen. Jede Kasse braucht ein eigenes Bargeld-Journal, damit es keinen gemeinsamen Kassenstand zwischen Standorten gibt. Das SumUp-Verrechnungskonto kann dagegen filialübergreifend genutzt werden, sofern alle Kassen über denselben SumUp-Account abrechnen.
Andere Zahlungsanbieter wie TWINT. Für jeden weiteren Kartenanbieter oder Zahlungsdienstleister wird dasselbe Schema wiederholt — eigenes Verrechnungskonto, eigenes Bankjournal, eigene Zahlungsmethode. So bleibt jeder Geldfluss separat nachvollziehbar.
Schnell-Check nach dem Setup
Öffnen Sie das POS und führen Sie einen Testverkauf mit der Zahlungsmethode „Karte (SumUp)" durch.
Schliessen Sie die Kasse ab.
Prüfen Sie im Buchhaltungs-Journal „Kartenzahlung SumUp", dass die Buchung erscheint und auf das Konto 1099 SumUp Verrechnung läuft.
Der Saldo des Kontos 1088 zeigt nun den Bruttobetrag aller noch nicht ausgezahlten SumUp-Transaktionen.
Stimmt dieser Ablauf, ist Ihr Setup einsatzbereit für den produktiven Betrieb.