[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einleitung Zahlungsausgleich mit Bankfile]
Hallo zu diesem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um den Zahlungsausgleich mit einem Bankfile. Du hast also den ganzen Monat lang Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen erzeugt. Das schaut so aus: Wir haben hier Rechnungen, da habe ich einfach Kunden A bis F. Bei Dir stehen natuerlich richtige Daten drin. Und hier haben wir unbezahlte Lieferantenrechnungen. Das wollen wir nun ausgleichen.
[00:48 – CAMT-File importieren]
Wir bekommen Ende Monat oder auch woechentlich, je nachdem wie Du es bei der Bank bestellst, dieses CAMT-File. Das CAMT-File ist ein XML-File, eine Datenstruktur, in der die ganzen Kundenbewegungen drinstehen. Wir haben dafuer den Import-CAMT-53-Knopf. Da klickst Du drauf und waehlst dann Dein File aus. Ist das File geladen, wird der Name gezeigt, und mit Import und Pruefen kommen wir zu diesem Fenster hier.
[01:27 – Bankfile pruefen und Saldo kontrollieren]
Wir sehen, das ist das Journal Bank. Hier hat es die Nummer, das ist die Bankfile-Nummer, die wird von der Bank generiert. Dann haben wir den Anfangssaldo und den Endsaldo. Den Anfangssaldo kann ich oeffnen und gleich ueberpruefen. Der sollte ja mit dem letzten Bankauszug uebereinstimmen. Von hier beginnen wir. Dann haben wir alle Kundenbewegungen, und das sollte dann mit dem Endsaldo abschliessen. Stimmt das nicht ueberein, dann haben wir ein Problem, dann fehlt irgendwo eine Zahlung oder etwas wurde falsch verbucht.
[02:05 – Bankfile beschriften und Uebersicht]
In der Uebersicht kann ich jetzt eine Beschriftung reinschreiben. In meinem Fall mache ich es so, dass ich schreibe: das ist Januar 24. Dann weiss ich genau in der ganzen Historie, und Ende des Jahres habe ich dann 12 von diesen Abgleichen. Dann weiss ich ganz genau, wo es steht und was drin ist.
Wenn hier steht vollstaendig, ist gueltig und keine Problembeschreibung vorhanden ist, dann ist das Bankfile in Ordnung. Es hat keine Fehler drin, alles ist gut.
[02:42 – Transaktionsdaten anschauen]
Ich kann jetzt diese Informationen anschauen. Diese Daten hier, dieser Verlauf, sollte eigentlich genau uebereinstimmen mit Deinem Bankauszug als PDF, den Du bekommen oder ausgedruckt hast. Hier stehen die Daten der Transaktionen drin und Informationen fuer eine Zahlung.
Wenn hier zum Beispiel der Kundenname steht und eventuell eine Rechnungsnummer und ein Betrag, dann sollte das stimmen mit einer Rechnung, die Du in Deinem System hast. Die Details und die Qualitaet dieser Informationen bestimmt derjenige, der die Zahlung ausfuehrt. Hat er die Rechnungsnummer angegeben, ja oder nein? Hat er noch Kundeninformationen drin?
[03:36 – Wie OpenBiz die Daten verarbeitet]
Das System OpenBiz liest ja nur diese Daten aus, die von der Bank kommen. Es ist unterschiedlich im Inhalt, nicht in der Struktur. Die Struktur sollte fuer alle gleich sein, darum haben wir einen CAMT-ISO-File. Aber was hier drinsteht, das haengt auch davon ab, wie das E-Banking von einer Bank das erlaubt, im Notizfeld oder im Beschreibungsfeld von Zahlungen.
[04:08 – Kreditoren- und Debitorenzahlungen]
Die Kreditorenzahlungen haben einen Minusbetrag und die Debitoren haben einen Plusbetrag. Also das ist Eingang, das ist Ausgang. Bei den Kreditorenzahlungen ist es so, diese Zahlungen hast Du selber getaetigt. Das heisst, die Informationen, die hier drinstehen, sind so, wie Du sie eingetragen hast.
[04:33 – Kunden manuell zuweisen]
Du koenntest jetzt, um das System zu unterstuetzen, noch die Kunden auswaehlen. Ich koennte zum Beispiel sagen, das ist Kunde A, und das weiter zuweisen, die Rechnungsnummer zuordnen. Das kann ich an meiner Rechnungsliste anschauen.
In der Regel muss ich das nicht, wenn Daten wie Rechnungsnummer, Name und identischer Betrag vorhanden sind. Dann findet das System beim Import die richtige Zahlung und gleicht sie aus.
[05:07 – Bankfile bestaetigen und Ergebnis pruefen]
Das sehen wir jetzt gleich. Ich habe hier ein vereinfachtes Beispiel mit wenigen Bewegungen. Wenn wir das bestätigen, habe ich das gespeichert, habe Januar 24 drin, und wenn alles in Ordnung ist, gehe ich zu den Kontoauszuegen zurueck und auch zum Buchhaltungs-Dashboard.
Was mir auffaellt, ist, dass ich keine unbezahlten Lieferantenrechnungen mehr habe, die sind alle auf bezahlt markiert. Und auch die Rechnungen hier. Es gibt noch zwei ausstehende, die sind nicht von diesem Rechnungslauf, denn ich sehe, dass die anderen ausgeglichen sind.
[05:58 – Automatischer Abgleich durch das Bankfile]
Dieser Zahlungsabgleich hat automatisch meine Rechnungen gefunden und als bezahlt markiert. Rechnungen, die noch rot sind, sind entweder von einem anderen Zahlungsausgleich, einem anderen Monat, oder sind Rechnungen, die nicht bezahlt wurden.
[06:27 – Manuelle Abstimmung einer nicht zugewiesenen Rechnung]
Dazu sehe ich jetzt einen neuen Knopf: Abstimmen, ein Artikel. Hier gibt es also eine Rechnung, die nicht gefunden oder nicht zugewiesen werden konnte. Schauen wir, um was es sich handelt. Wir haben Kunde B, und am gleichen Datum haben wir eine Rechnung. Das ist die mit der Nummer 24001, Kunde A, die muesste hier stimmen. Ich bin mir sicher, dass das diese Rechnung ist, die 24001.
Der Unterschied war, dass das Datum nicht gefunden wurde. Dann klicke ich das an und sage, das ist diese Rechnung, und validiere das. Somit bekomme ich das OK. Wenn ich zurueckgehe, sehe ich, dass der Knopf von der Abstimmung weg ist. Dementsprechend sind diese Rechnungen ausgeglichen, und ich habe nur noch eine restliche Rechnung, die nicht bezahlt wurde.
[07:31 – Zusammenfassung Abstimmungsprozess]
Es kann vorkommen, dass das System eine Rechnung anzeigt, die von den Daten her nicht genau identisch ist. Dann kann ich kurz schauen, ob das die Rechnung ist, die der Kunde bezahlt hat, und sie mit diesem Prozess ausgleichen.
Das ist also der Weg, wie Du das CAMT-File laedst, die Rechnungen gefunden werden, und die, die nicht gefunden werden, manuell zuweisen und ausgleichen kannst. Somit hast Du Ende Monat Deinen Zahlungsausgleich erstellt.
[08:14 – Buchungsdetails in der Buchhaltung]
In der Buchhaltung sehen wir dann Folgendes: Wenn wir in eine Rechnung gehen und diese anschauen, haben wir jetzt neu die Bezahlt-Information mit einer Bankbuchung. Diese Buchung kann ich mir anschauen. Ich habe immer zwei Teile in der Buchhaltung. Einmal die Buchungszeilen von der Rechnung: ein Erloeskonto, die Steuer und das Forderungskonto, das Debitoren-Durchlaufkonto. Und wir haben auch einen Zahlvorgang. Den Zahlvorgang kann ich bei den Journalbuchungen anschauen. Alles, was mit Bank BNK1 anfaengt, das sind Bankbuchungen.
Wenn ich diese Nummer suche, kann ich mir die Buchung anschauen. Dann sehen wir, das ist mein Bankkonto und das Debitorenkonto, mit einer Soll-Haben-Buchung ausgeglichen.
[09:26 – Zwei Buchungsteile und Saldokontrolle]
Wir haben also immer zwei Teile: die Buchung der Rechnung, die automatisch vom System gemacht wird, und die Ausgleichsbuchung fuer den Banksaldoverlauf. Am Ende sollte hier natuerlich der letzte Saldo des Bankauszugs drinstehen, und das muss uebereinstimmen. Wenn das jeden Monat stimmt, dann weisst Du genau, Deine Buchhaltung in dem Monat stimmt. Es fehlt nichts, Du hast alles gebucht.
[10:00 – Abschluss]
Das waere es fuer dieses Thema Bankausgleich mit CAMT-File. Wie man den Bankausgleich manuell macht oder eine Kasse abgleicht, das zeige ich im naechsten Video.
Danke und bis zum naechsten Video.