[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einleitung: Spesenabrechnung]
Hallo zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um die Spesenabrechnung.
Wenn Du die App Spesenabrechnung anklickst, bekommst Du automatisch den Filter "Meine Spesen" gesetzt. Das bedeutet, alle anderen Mitarbeiter sind ausgefiltert.
[00:38 – Neue Abrechnung erstellen: Zwei Wege]
Nun erstellen wir eine neue Abrechnung. Es gibt hier zwei Moeglichkeiten. Wir koennen mit Neu zuerst ein Setup erstellen mit allen Eintraegen und spaeter den Beleg als Kopie hinzufuegen. Oder wir koennen direkt mit Scannen starten und dann, wenn man auf dem Handy ist, in der lokalen Bilddatei-Ablage die Datei auswaehlen, also das Bild vom Beleg. Oder wenn ich auf dem Desktop bin, kann ich mir vom Handy die Bilder herunterladen oder sie einscannen und vom Dateisystem laden.
[01:20 – Beleg scannen und erfassen]
In meinem Beispiel habe ich einen PC, ich bin auf einem Desktop und habe mir die Belege eingescannt. Nun lade ich einen mit dem Klick auf Scannen. Es oeffnet sich das Dateisystem mit meiner Bilderablage. Das ist mein Beleg, ich oeffne den. Dann bekomme ich sofort einen Eintrag unter dem heutigen Datum. Wenn ich den oeffne, sehe ich meinen Beleg hier in der Ansicht. Haette ich einen groesseren Bildschirm, wuerde ich den Beleg schoen auf der rechten Seite sehen.
Ich simuliere jetzt das Verhalten. Du hast also auf der rechten Seite den Beleg in der Ansicht und nun kann man ganz einfach uebertragen.
[02:18 – Spesenbeleg ausfuellen]
Verpflegung Gustav kann man reinschreiben. Die Kategorie war Restaurant Verpflegung, hier waehlst Du also die Kategorie. Wenn Du moechtest, kannst Du auch eine Nummer eintragen, zum Beispiel eine Belegnummer. Das Datum hat es schon gesetzt.
Das Konto kommt automatisch, weil das voreingestellt ist. Ich buche das auf mein Spesenkonto. Dann habe ich hier den Wert von 53 inklusive Steuer, das kann man auch umschalten.
[02:58 – Kunde und Kostenstelle zuweisen]
Nun kann ich noch waehlen, wenn ich genau weiss, dass dies zum Beispiel fuer den Kunden F war und dass wir das als Firma weiter verrechnen, dann kann ich diesen Beleg direkt auf diesen Auftrag buchen lassen. Ich sage jetzt, Kunde F soll gebucht werden. Und wenn Du Kostenstellen eingetragen hast, koenntest Du auch die Kostenstelle angeben.
Mitarbeiter bin ich, hat das System automatisch gesetzt, weil ich eingeloggt bin. Dann gibt es die Regelung: Vom Mitarbeiter zu erstatten, also habe ich das bezahlt. Oder ich habe mit meiner Firmenkreditkarte gezahlt, dann wuerde ich das anwaehlen. Wenn ich bar bezahlt habe oder mit meiner Mitarbeiterkarte, dann merke ich es als zu erstatten an.
Hier kann man noch Notizen eingeben.
[03:54 – Abrechnung erstellen und einreichen]
Wenn alles in Ordnung ist, kann man sagen Abrechnung erstellen. Haette ich nicht direkt mit dem Knopf Scannen begonnen, dann haette ich zuerst eine neue Spesenabrechnung erstellt mit dem Knopf Neu. Haette das alles ausgefuellt und dann kommt spaeter der Knopf Beleg anhaengen. Das macht genau das Gleiche, haengt einfach den Beleg an.
Also ich kann mit Scannen beginnen oder mit Neu beginnen, alles ausfuellen und dann spaeter den Beleg anhaengen.
[04:29 – Status und Workflow der Spesenabrechnung]
Habe ich das gespeichert, habe ich jetzt meine Abrechnung mit dem Status Einzureichen. Man sieht hier schoen, wie die Spesenabrechnung den Workflow durchlaeuft: Einzureichen, Eingereicht, Genehmigt, Erledigt, Abgelehnt. Diese Zustaende gibt es, je nachdem was passiert. Unten sieht man das auch in der Logdatei.
Ich habe die 53 mit meinem Beleg angegeben, Infrastruktur Diverses Restaurant als Grund, und habe den Status zum Einreichen.
[05:12 – Abrechnung anzeigen und beim Manager einreichen]
Nun klicke ich auf Abrechnung anzeigen und schaue mir das Ganze an. Ich habe eine Abrechnung bekommen, ein Spesendokument erstellt. Ich weiss jetzt auch, wer das genehmigen muss, den kann ich hier angeben. Bei mir ist jetzt der Fall, ich bin selber der Manager. Darum simuliere ich das, aber wenn es ein Mitarbeiter waere, dann wuerde automatisch der Manager geladen werden, der das freigibt.
Ich mache das jetzt mit dem Knopf "Beim Manager einreichen". Jetzt habe ich das Ganze eingereicht.
[06:01 – Uebersicht meiner Spesen]
In der Uebersicht unter "Meine Spesen" sehe ich meine eingereichten Spesen, meine genehmigten oder auch meine offenen einzureichenden, die ich gesammelt habe. Ich kann also den ganzen Monat sammeln und dann Ende Monat die ganzen Belege einreichen.
Wenn ich das gesammelt tun moechte, kann ich mehrere anwaehlen und dann sagen Abrechnung erstellen und beim Manager einreichen.
[06:36 – Spesenabrechnungs-Menue und Ansichten]
Dann gibt es noch das Spesenabrechnungs-Menue. Dort kann ich die verschiedenen Status ein- und ausstellen und sagen, welche Mitarbeiter ich sehen moechte. Ich bin jetzt Administrator und sehe die verschiedenen Mitarbeiter. Man kann das aber auch so einstellen, dass man nur die eigenen Spesenabrechnungen sieht.
Hier kann auch eine Abrechnung oder alle angewaehlt werden. Mit Drucken Spesenabrechnung wird ein PDF erstellt. Das schauen wir uns an. Dies ist ein Ausdruck einer Spesenabrechnung. Wie immer gibt es die verschiedenen Ansichten: Kanban, Datenansicht fuer Excel-Export oder eine Statusansicht mit den Genehmigern.
[07:55 – Genehmigung durch den Manager]
Wie das Ganze aus Sicht des Genehmigers, also des Vorgesetzten, funktioniert, das ist im nachfolgenden Video erklaert.
Hier noch ganz kurz, weil dies das Basisvideo ist: Unter Konfigurationen, Einstellungen ist das ganze Verhalten eingestellt, bei Dir meistens schon voreingestellt. Dieses Menue siehst Du nur, wenn Du Administrator bist.
[08:22 – Spesenkategorien konfigurieren]
Unter Konfigurationen, Spesenkategorien werden die verschiedenen Spesenkategorien angelegt. Wenn ich zum Beispiel Restaurantverpflegung sage, kann ich hier genau einstellen: Was ist der Basispreis, wie heisst die Kategorie und unter welcher Referenz laeuft das Ganze. Wie werden die Auslagen berechnet, nach Aufwand oder Verkaufspreis, was auf dem Beleg steht. Dann inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer und welche Steuern.
Ganz wichtig: das Aufwandskonto. Es wird automatisch hinterlegt, auf welches Spesenkonto das Ganze gebucht wird. Man kann beliebige Kategorien erstellen, die man dann bei der Belegerstellung angibt.
In diesem Beispiel gibt es Telefonspesen, Infrastrukturspesen, Restaurantverpflegung, Geschenke, Kilometergeld, generelle Reisen und Unterkunftsspesen.
[09:31 – Workflow abschliessen: Genehmigung und Buchung]
Nun machen wir diesen Workflow kurz fertig. Wir haben die Rechte, das Ganze zu genehmigen. Ansonsten ist es so, dass der Genehmiger, der Manager, ueber das Menue Spesenabrechnungen geht. Dort kann er die Mitarbeiter filtern. Hier haben wir die Verpflegung vom Gustav, von diesem Beleg. Wir sehen den Knopf Genehmigen, klicken drauf und dann ist das Ganze genehmigt und gebucht.
Der zweite Schritt, den der Manager noch macht, ist Journalposten buchen. Er geht hin und bucht das Ganze auf dieses Konto und diese Kostenstelle.
[10:26 – Verbuchung und Verkaufsverbindung]
Wir sehen hier den Kunden. Wenn wir auf den Verkauf gehen, der hier verbunden ist, sehen wir eine Verpflegung eingebucht. Vorher war das das Angebot und der Auftrag, jetzt haben wir eine Verpflegungsbuchung, die ist noch blau, also ganz frisch, und kann jetzt eingebucht werden.
Wir gehen nochmal zurueck und koennen die Journalbuchung sehen. Hier haben wir eine Lieferantenrechnung, also quasi eine Rechnungsbuchung. Die Referenz ist Verpflegung von diesem Beleg, Verpflegung Gustav. Die Buchung hat den Benutzernamen des Mitarbeiters und den Namen des Beleges.
Hier sehen wir die Buchungszeilen: das Konto, das Verbuchte, Vorsteuer und Verbindlichkeit.
[11:41 – Zusammenfassung und Ausblick]
Das ist der ganze Durchgang. Natuerlich kommt jetzt noch die Zahlung, aber das ist Thema Buchhaltung. Ich gehe zurueck zu meinen Spesen und Abrechnungen. Jetzt sehe ich, dass der Gustav komplett durchgebucht und eigentlich abgeschlossen ist.
Das waere das Basiswissen: Wie reiche ich die Belege ein fuer meine Spesenabrechnung? Die detaillierten, weiterfuehrenden Informationen zu Manager-Freigaben, Verbuchungen und Auszahlung sind Buchhaltungsthemen und werden unter der Rubrik Buchhaltungsvideos gezeigt.
Danke und bis zum naechsten Video.