[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einleitung: Produkte und Dienstleistungen einrichten]
Hallo zu diesem Video von OpenBiz. Ein wichtiger Schritt fuer die Einrichtung des Systems sind Produkte und Dienstleistungen. Wir gehen also in die App Verkauf. Dort haben wir das Menue Produkte. Unter Produkte sehen wir spaeter, wenn das eingerichtet ist, alle Produkte und alle Dienstleistungen.
Diese brauchen wir, um Angebote zu machen, die dann umgewandelt werden zu Auftraegen, dann zu Rechnungen, und schliesslich ein Verkauf mit Verrechnung stattfindet. Die Produkte werden auch benoetigt, wenn wir einen Online-Shop haben, Online-Angebote brauchen oder ueberhaupt mit dem Kunden verkaufstechnisch Dienstleistungen oder Produkte anbieten moechten.
[01:09 – Vorbereitungen: Steuereinstellungen und Lager]
Bevor Du Produkte einrichtest, musst Du sicherstellen, ob Du steuerpflichtig bist. Das ist ein wichtiger Teil, weil wir einen Verkaufspreis haben. Habe ich inklusive Steuern oder exklusive Steuern? Dann musst Du Dir auch ueberlegen: Wenn Du jetzt nicht online verkaufst, zum Beispiel einfach offline oder B2B ueber ein Kundenportal, dann kannst Du entscheiden, ob Du exklusive oder inklusive Mehrwertsteuer machst.
Die Frage stellt sich nicht, wenn Du E-Commerce machst. Bei E-Commerce bist Du verpflichtet, inklusive Preise anzugeben. Darum wird unsere Technik Dich anfragen, wie Deine Steuereinstellungen sind. In den meisten Faellen bekommst Du dann die Installation. Wenn Du einen Shop hast, werden wir direkt die Shopprodukte inklusive machen. Wenn Du nur B2B verkaufst und explizit exklusiv sagst, dann machen wir das so.
Sind diese Fragen geklaert, dann gilt noch die Klaerung: Habe ich eine Lagerbewirtschaftung, ja oder nein? Wenn ja, dann haben wir den Typ Lagerprodukt, wo wirklich ein Lagerbestand drauf steht.
[02:50 – Produkt A anlegen: Grundkonfiguration]
Nun genug Theorie, jetzt legen wir Produkte an. Ich habe hier ein Produkt A, das wollen wir betrachten. Mit Bearbeiten sehe ich, was einzutragen ist. Natuerlich der Name des Produktes, dieser erscheint dann im ganzen Verkaufsprozess: im Angebot, im Auftrag, in der Rechnung.
Dann muss ich entscheiden: Habe ich ein Produkt, das ich einkaufe und diesen Workflow ueber Einkauf mache, wo auch eine Marge angezeigt werden kann, wo ich die Kosten auflisten kann? Oder bleibe ich bei einem normalen Verkauf?
Ich habe ein Produkt, das verkaufe nur ich, und sage jetzt, das ist ein Verbrauchsartikel. Das Produkt ist hier, ich fuehre aber kein Lager. Darum habe ich hier auch nicht zur Auswahl ein Lagerprodukt. Wir machen einfach nur einen Verkauf von Produkten ohne Lager.
[03:58 – Fakturierung, Preis und Steuern]
Dann stellst Du hier die Fakturierung ein, in der Regel Rechnung bei Auftrag. Der Verkaufspreis, den kannst Du selbst bestimmen, da steht jetzt 50 Franken. Nun haben wir die offiziellen Bezeichnungen der Steuern. Ich kann aus meinen aktiven Steuern auswaehlen: die 7,7 Prozent fuer Lieferungen exklusiv Mehrwertsteuer, Lieferung inklusive, reduzierte Steuersaetze und so weiter.
Jetzt nehme ich die exklusive Steuerregel. Die interne Referenz waere eine Artikelnummer, die bestimme ich hier. Du kannst auch Barcodes machen fuer ein Produkt, dann traegst Du hier den Barcode-String ein.
[05:07 – Weitere Einstellungen: Verkauf, Bilder, Finanzen]
Unter Verkauf kannst Du Ab- und Cross-Selling machen, also Zubehoer verbinden, Alternativprodukte und so weiter. Du kannst verschiedene weitere Bilder zum Hauptbild hinzufuegen und eine Beschreibung eingeben, die dann als Text im Auftrag oder Angebot erscheint. Wenn Du E-Commerce installiert hast, kannst Du hier schon sagen, in welcher Kategorie dieses Produkt online erscheinen wird.
Unter Finanzen gibt es ein Erloeskonto. Das bedeutet, ich kann steuern, unter welchem Konto mein Produkt abgerechnet wird. Ich nehme 3200, das waere ein Warenverkauf, normaler Handel. Du kannst selber Konten erstellen, das siehst Du im Video der Buchhaltung zum Kontenplan. Das Aufwandskonto lasse ich jetzt leer, weil ich das nicht unterscheiden moechte, sondern Normalbetrieb habe.
Ich speichere das Ganze, das sind Grundeinstellungen. Habe ich etwas nicht erwaehnt, dann ist es fuer diesen Fall nicht relevant.
[06:42 – Produkt im Verkauf testen]
Nun habe ich Produkt A erstellt. Wie schaut das Produkt aus, wenn ich es verkaufe? Dazu gehen wir in den Verkauf, machen ein Angebot fuer einen Kunden, ich gebe die Gueltigkeit an und die Zahlungsbedingungen. Dann lade ich Produkt A.
Wir sehen, wie das dargestellt wird. Ich habe keine Beschreibung gegeben, deshalb erscheint das hier so. Die 50 Franken werden uebernommen, die Steuereinstellungen werden uebernommen und ich sehe, dass ich eine exklusive Steuerberechnung habe. Basispreis plus Steuern ergibt den Totalpreis. Das ist die Information, die passiert, wenn ich ein Produkt fuer ein Angebot lade.
[07:44 – Produkte duplizieren fuer schnelle Anlage]
Das Produkt habe ich angelegt und jetzt machen wir ein Zweites. Wir gehen wieder unter Produkte. Eine Moeglichkeit, schnell Produkte anzulegen, ist, indem ich ein Basisprodukt anlege und dann dupliziere. Nun koennen wir sagen, das Produkt heisst jetzt AX, die interne Referenz ist eine andere Nummer, der Preis ist 350, das wird durchgerechnet. Das Erloeskonto ist wieder 3200.
Einige Felder werden mit dupliziert, andere nicht. Die Artikelnummer wird nicht dupliziert, das Konto kann ein anderes sein. So funktioniert das Ganze. Konfiguriere ich das durch, dann habe ich so meine Produkte.
[08:55 – Produktbilder und E-Commerce]
Natuerlich kann ich Bilder dazu machen, damit ich Produktebilder habe. Beliebige Produktebilder, die sollten nicht zu gross sein, halte die Dinge klein. Vor allem wenn Du E-Commerce machst, empfiehlt es sich, alle Produktebilder in der gleichen Groesse zu machen, damit der Shop anstaendig aussieht.
Das kann man auch einfach pruefen. Ich habe hier schon die Webseite und einen Shop installiert. Ich kann auf "Gehe zur Webseite" klicken und sehen, wie mein Produkt auf der Webseite aussieht. Das funktioniert, ich kann zum Warenkorb gehen und das Ganze verkaufen.
[09:53 – Produkte importieren via Excel]
Produkte lassen sich auch importieren. Ich kann die Listenansicht verwenden. Wie bei den Kontakten kann ich sagen, ich habe zwei Vorlagenprodukte gemacht und ueber Aktion mache ich jetzt einen Export. Ich sage, welche Felder ich gern exportiert haette. Es gibt verbundene Datenfelder, die kann ich nicht gut importieren, zum Beispiel Attribute. Wenn ich ein T-Shirt habe mit Groessen und Farben, importiere ich am besten einfach die Basis des Produkts und mache die Attribute direkt im System.
Also waehle ich links an, was ich als Datenfeld exportiert haben moechte. Ich habe den Namen, die Artikelnummer, den Preis, die Kosten, alles was ich brauche. Das kann ich als Vorlage abspeichern und direkt als Excel exportieren.
Dann kann ich hingehen und meine Artikelnummern eintragen, Produkte umbenennen, Preise ausfuellen, die ganzen Rubriken ausfuellen und meine Produkte erstellen. Das speichere ich dann ab.
[12:18 – Import in OpenBiz]
Jetzt habe ich verschiedene Produkte vorbereitet. Ich gehe zu den Produkten zurueck und kann unter Stammdaten importieren die Datei hochladen. Ich greife meine Vorlage zu. Wenn ein Feld nicht klar ist fuer das System, helfe ich ein bisschen und matche es. Dann mache ich einen Testbetrieb, scheint alles okay zu sein, mache den Import und habe jetzt Produkte drin.
Die Produkte, die ich jetzt drin habe, kann ich fertig konfigurieren. So einfach kann ich schnell Produkte anlegen. Mit der Duplikationsfunktion kann ich auch schnell Produkte anlegen, aber ab so 100 Produkten ist ein Import sicher sinnvoll.
[13:31 – Zusammenfassung der Produktkonfiguration]
Also das waere jetzt die Sache: Wie kann ich Produkte anlegen und was habe ich zu konfigurieren? Nochmals: Standardprodukt Verbrauchsartikel, ganz wichtig die steuertechnische Geschichte, dann wo moechte ich die Verkaeufe hinbuchen. Wenn ich das richtig mache, habe ich es nachher einfacher.
[14:02 – Vom Angebot zur Rechnung: Buchungszeilen]
Gehen wir wieder zum Verkauf und schauen das Angebot an. Ich habe die Steuerinformationen, sehe aber nicht, wo das hingebucht wird. Das sehe ich erst, wenn ich den Auftrag bestaetige. Jetzt mache ich eine Rechnung regulaer, erstelle das Ganze. Dann habe ich Buchungszeilen erhalten. Aus diesem Angebot wurde eine Rechnung generiert. Die Produktinformationen und der Buchungstext werden uebernommen, neu ist das Konto, das habe ich beim Produkt hinterlegt.
Das bedeutet, ich muss mir keine Sorgen machen, wo das verrechnet wird, solange ich beim Produkt die richtige Konfiguration zum Verbuchungskonto habe.
[14:48 – Automatische Buchungen]
Wenn ich das bestaetige, bekomme ich sogar eine Rechnungsnummer. Hier habe ich Buchungszeilen, das System bucht automatisch die Debitoren durch. Ich habe einen Warenverkauf auf 3200 gebucht, die Mehrwertsteuer ist hinterlegt, die Forderungen gehen auf das 1100-Konto als Debitorenkonto. Somit habe ich die Buchhaltung, was die Rechnungsstellung betrifft, schon erledigt. Das hat das System automatisch gemacht.
Die zweite Buchung waere dann die Zahlung, das machen wir spaeter im Buchhaltungsvideo. Aber das soll zeigen, dass es wichtig ist, die Produkte richtig aufzusetzen, die Informationen der Steuern und des Warenverkaufs richtig zu machen. Dann haben wir saubere Buchungszeilen.
[15:57 – Ausblick]
Das waere das Wichtigste fuer das Produkte-Setup. Das nachfolgende Video informiert Dich ueber Dienstleistungen.
Danke und bis zum naechsten Video.