TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung und Überblick]
Hallo und willkommen zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um das Thema Mitgliedschaft.
In der Basis haben wir die Module Kontakte und Mitglieder installiert. Was ist der Unterschied? Kontakte sind alle meine Adressen – das kennen wir aus vorherigen Videos. Ein Kontakt erscheint in der Mitgliedschaft, wenn ihm eine Mitgliedschaft entsprechend zugewiesen wird.
[00:44 – Mitgliedschaft eines Kontakts]
Schauen wir uns das an. Wir haben hier einen Kontakt mit dem Reiter Mitgliedschaft. Wir sehen, dass diesem Kontakt eine Einzelmitgliedschaft zugewiesen wurde. Das ist ein Produkt, und er hat ein laufendes Abonnement. Im Fall von Alex Frank-Kempf ist der Eintrittstermin der 21. Januar, die Mitgliedschaft läuft bis Ende 2025 und kostet 150 für eine Einzelmitgliedschaft.
Wichtig ist der Status: Es handelt sich um ein zahlendes Mitglied. Warum ist das wichtig? Weil nur zahlende Mitglieder im Mitgliederverzeichnis sichtbar werden. Es besteht also eine Abhängigkeit: Wenn der Mitgliedschaftsstatus auf "zahlendes Mitglied" steht, wird der Kontakt auch im Mitgliederverzeichnis sichtbar.
Ein weiterer Schritt für die Sichtbarkeit im Mitgliederverzeichnis ist, dass der Kontakt generell publiziert ist. Wenn das Symbol grün ist, ist er veröffentlicht. Wenn ich auf "veröffentlicht nein" stelle, ist er nicht mehr publiziert. Damit kann ich also trotz bestehender und bezahlter Mitgliedschaft einzelne Kontakte nicht im Verzeichnis veröffentlichen, wenn das Mitglied das wünscht. Ich publiziere ihn jetzt wieder.
[02:40 – Mitglieder-App und Filterung]
Was gibt es noch für Abhängigkeiten? Sobald einem Kontakt eine Mitgliedschaft verknüpft ist, erscheint dieser Kontakt automatisch auch unter den Mitgliedern. Wozu dient die Mitglieder-App? Sie ermöglicht es, Mitgliedschaften strukturiert anzuzeigen – mit Filtern, wie ich sie hier verwende.
Ich habe mir zum Beispiel Filter abgespeichert, etwa: zeige mir nur Mitglieder mit einem Startdatum im Quartal 4, oder gruppiert nach Mitgliedsstatus. So sehe ich freie Mitglieder, abgerechnete Mitglieder, Kontakte ohne Mitgliedschaft, ehemalige Mitglieder, zahlende Mitglieder und wartende Mitglieder. Das lässt sich auch im Listenmodus anzeigen.
Wenn ich wartende Mitglieder habe, kann ich diese auswählen und ihnen eine Massen-E-Mail schicken, zum Beispiel um nachzufragen, ob sie sich für eine Mitgliedschaft entscheiden möchten. Ebenso kann ich zahlenden Mitgliedern schreiben, etwa um sie über ein neues Event zu informieren. Mit dieser Strukturierung kann ich meine Mitglieder anschreiben, sortieren und auswerten.
[04:59 – Berichtswesen]
Oben gibt es ausserdem das Berichtswesen. Dort habe ich Daten und kann auswählen, was angezeigt werden soll: wartende Mitglieder, abgerechnete, bezahlte, Mengen und erzielte Beträge. Mit entsprechenden Filtern sehe ich zum Beispiel, dass wir im Januar 31 Zugänge hatten, 17 bezahlt und 10 abgerechnet wurden, sowie den entsprechenden Umsatz – und das für jeden Monat. Diese Auswertungen lassen sich mit einem Klick als Excel herunterladen.
Ich kann zusätzliche Informationen einblenden, die XY-Achse beliebig anpassen und so die gefilterten Daten als Excel exportieren oder die Umsätze direkt einsehen.
In einem weiteren Video zum Dashboard und Reporting wird gezeigt, wie ich solche Daten übersichtlich ins Reporting integriere – zum Beispiel überfällige Beiträge, verrechnete Beträge pro Quartal, aktive Mitglieder, freie Mitglieder und Mitgliederanmeldungen. Ein Klick auf eine Kennzahl führt direkt zu den entsprechenden Rechnungen.
[07:08 – Konfiguration: Mitgliedschaftsprodukte]
Nun zurück zu den Mitgliedern. Wie gezeigt, kann ich meine Mitglieder beliebig strukturieren – nach Status oder nach Mitgliederkategorien. Diese Kategorien und Produkte stammen aus der Konfiguration.
Zu Beginn lege ich für meinen Verein, Verband oder meine Stiftung die Mitgliedschaftsprodukte mit den dazugehörigen Kategorien an. Ein Produkt kann zum Beispiel Einzelmitglied, Firmenmitglied, Kombimitglied oder auch Gold, Silver, Bronze heissen – je nachdem, was der Verband anbietet.
Ein Produkt hat einen Namen, der mehrsprachig übersetzt werden kann, eine Artikelnummer, eine Produktkategorie sowie eine spezifische Mitgliedschaftskategorie. Wichtig ist die Einstellung "auf der Webseite sichtbar": Wenn diese deaktiviert ist, ist die Mitgliedschaft im Mitgliederverzeichnis nicht als Kategorie sichtbar. Das wird im zweiten Video zum Mitgliederverzeichnis gezeigt.
Dann gibt es Mitgliedschaftstypen: feste Termine mit fixen Daten oder variable Perioden – dazu kommen wir ebenfalls noch. Die Mitgliedschaftsdauer setze ich auf das Jahr 2025, der Betrag beträgt 150, und ich möchte, dass bei jeder gebuchten Mitgliedschaft das Ertragskonto 3400 auf der Rechnung vermerkt wird. Es gibt auch die Möglichkeit, eine feste Einschreibegebühr zu erfassen, die dann ebenfalls auf der Rechnung erscheint.
Nach dem Speichern ist das Produkt erstellt. Das gilt entsprechend für alle weiteren Mitgliedschaftsprodukte mit unterschiedlichen Einstellungen. Die verschiedenen Konfigurationsoptionen werden im nächsten Video beim detaillierten Setup von Mitgliedschaftsprodukten gezeigt.
[10:25 – Neues Mitglied anlegen]
Jetzt schauen wir das grosse Ganze an und legen ein neues Mitglied an. Ich nehme einen Kontakt, erstelle eine Einzelperson mit dem Namen Claudia Müller, erfasse die Adresse sowie eine E-Mail-Adresse – das ist sehr wichtig.
Claudia existiert nun im System, erscheint aber noch nicht unter den Mitgliedern. Jetzt machen wir sie zum Mitglied. Es kommt zum Beispiel ein Telefonat, eine Anfrage per Website oder jemand füllt ein Formular aus. Anschliessend gehe ich auf "Mitgliedschaft erwerben". Ein Klick öffnet die Auswahl der verfügbaren Mitgliedschaften. Ich wähle Einzelmitglied, der Wert wird geladen, und ich erstelle eine Mitgliedschaftsrechnung.
Das System erstellt sofort einen Rechnungsentwurf für Claudia Müller. Dort kann ich bei Bedarf weitere Produkte hinzufügen, zum Beispiel eine zusätzliche Versicherung, die im Verband angeboten wird. Ich setze die Zahlungsbedingung auf 15 Tage, der Rest wird vom Kontakt geladen, und bestätige die Rechnung.
Die Rechnung ist nun gebucht. Zurück beim Kontakt sehe ich, dass Claudia Müller eine Mitgliedschaft hat und die Rechnung oben bereits verknüpft ist.
[13:19 – Mitglied in der Übersicht und Portaleinstellungen]
Nun prüfen wir, ob Claudia Müller in der Mitgliederliste erscheint. Ja, sie ist dort unter Einzelmitglied aufgeführt. Ich kann ihr nun auch Tags vergeben, zum Beispiel "Einzelmitglied", um sie für Newsletter und Filter elegant verwenden zu können.
Wenn sie im Mitgliederportal erscheinen soll, gibt es hier die Portalinformationen. Von der Geschäftsstelle aus können bereits Einstellungen vorgenommen werden: Kategorie, Sichtbarkeit, Portraittext und so weiter. Vieles davon füllen die Mitglieder selbst über das Mitgliederportal aus und steuern ihre Sichtbarkeit dort eigenständig. Generell publizieren lässt sie sich direkt hier.
[15:04 – Mitgliedschaftshistorie und Statusänderungen]
Wie sieht es aus, wenn ein Mitglied schon mehrere Jahre dabei ist? Das schauen wir uns bei Anita Ollwel an. Sie ist 2024 eingestiegen, hat die erste Rechnung 2024 erhalten und die zweite Rechnung wurde 2025 ausgestellt. So ist die gesamte History sichtbar, die neueste Rechnung steht immer oben. Ich sehe Startdatum, letztes Startdatum und Enddatum.
Die Daten lassen sich beliebig anpassen. Wenn ein Mitglied per E-Mail eine Kündigung beantragt, kann ich hier beispielsweise eintragen, dass die Mitgliedschaft zum 31. Dezember storniert wird, den Kündigungsgrund erfassen und das Auflösungsdatum festlegen. Zu gegebener Zeit stelle ich den Status dann auf "ehemaliges Mitglied". All diese Einstellungen sind frei veränderbar.
Noch ein wichtiger Hinweis zu zwei Spezialfunktionen: Die eine ist die Verknüpfung mit einem anderen Mitglied, wobei der Mitgliedschaftsstatus und die Zahlung vom verknüpften Mitglied übernommen werden. Die andere ist die freie Mitgliedschaft, bei der kein Rechnungsversand erfolgt und ein Spezialstatus vergeben wird.
[17:43 – Ablaufende Mitgliedschaften verwalten]
Wie behalte ich die Abrechnungsübersicht? Ich möchte zum Beispiel sehen, welche Mitgliedschaften im nächsten Monat auslaufen. Dazu verwende ich den Filter "Enddatum" und gruppiere nach Monat oder Quartal. Das ergibt eine Spaltenansicht, in der ich sofort sehe, welche Mitglieder in welchem Monat auslaufen und erneuert werden müssen.
Wenn ein Verband die Mitgliedschaft nicht automatisch erneuert, sondern jedes Mal anschreibt, kann ich in den Listenmodus wechseln, die relevanten Mitglieder auswählen und über die Massen-E-Mail-Funktion eine Standardvorlage verschicken, zum Beispiel mit dem Hinweis, dass die Mitgliedschaft ausläuft.
Mit diesem einfachen Filter und der Strukturierung nach Datum kann ich monatlich oder wöchentlich meine Mitglieder erneuern, ohne aufwändige Automatisierungen zu benötigen.
[20:52 – Abschluss und Ausblick]
Es gibt zwar auch die App Mitgliedervertrag, die automatisch Rechnungen erstellt – das schauen wir im nächsten Video an. Dieses hier ist das Basisvideo zur Mitglieder-App ohne Mitgliedervertrag. Der Mitgliedervertrag wird vor allem für Verbände gebraucht, die häufig wechselnde Mitgliedschaften oder spezielle Zusatzleistungen haben, die flexibel verrechnet werden sollen.
Die Basismitgliedschaft ist also recht einfach: Es gibt eine direkte Verbindung vom Kontakt zum Mitglied, denn jedes Mitglied ist auch ein Kontakt – es erscheint jedoch in der Mitglieder-App, sobald ihm eine Mitgliedschaft zugewiesen ist.
Im nächsten Video zeigen wir die verschiedenen Mitgliedschaftsprodukte im Detail: Was bewirken variable Perioden, und was passiert, wenn die Unterteilungsfunktion eingeschaltet wird? Vielen Dank und bis zum nächsten Video.