TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung in die App Kurse und Veranstaltungen]
In diesem Video geht es um Kurse und Veranstaltungen. Mit dieser App kannst du auf der Website deine Kurse oder andere Veranstaltungen ausschreiben und den gesamten Prozess des Ticketverkaufs oder der Anmeldungen automatisiert vom System verarbeiten lassen. Die Anmeldungen kommen ins Backend, wo du mit den angemeldeten Personen kommunizieren, Erinnerungen verschicken und Eintrittskarten für die Veranstaltung ausstellen kannst.
[01:00 – Aufbau und Konfiguration im Backend]
Wir schauen uns an, wie ein solcher Kursblock konfiguriert wird und wie die Daten auf der Website erscheinen, zum Beispiel Kursstart, Standort, Organisator sowie Sharing-Links für Social Media, um den Kurs zu bewerben. All das passiert weitgehend automatisiert.
Im Backend ist man als Administrator eingeloggt und sieht in der App Kurse die publizierten Kurse als Kacheln in einer Kanban-Ansicht. Diese Ansicht dient der internen Organisation. Die Stufen sind frei konfigurierbar: zum Beispiel eine Spalte Neu für Kurse in Vorbereitung und eine Spalte Publiziert für bereits freigeschaltete Kurse. Per Drag-and-drop lassen sich Kurse zwischen den Spalten verschieben. So behält man jederzeit den Überblick, welche Kurse aktiv sind und welche noch vorbereitet werden.
Abgelaufene Veranstaltungen, wie zum Beispiel eine Mitgliederversammlung, sind standardmässig nicht sichtbar, können aber über Filter eingeblendet werden. So können Interessenten vergangene Veranstaltungen einsehen. Über weitere Filter lassen sich aktuelle oder bevorstehende Kurse anzeigen. Kategorien und weitere Einstellungen, wann und wie Kurse publiziert werden, sind ebenfalls im Backend konfigurierbar.
[04:45 – Kursdetails konfigurieren]
Öffnen wir einen Kurs, zum Beispiel den Tango-Kursblock, sehen wir folgende Informationen: Datum von bis mit Uhrzeit, also wann die Veranstaltung stattfindet. Bei einem Tageskurs wird dasselbe Datum mit Start- und Endzeit eingetragen.
Wichtig ist die Zeitzone, besonders wenn internationale Gäste erwartet werden. Hier wird die Zeitzone des Veranstaltungsortes gesetzt, im Beispiel Europe/Zurich.
Es können Vorlagen gespeichert werden, um Kurs-Setups wiederverwenden zu können, und es lassen sich Stichwörter für die Verschlagwortung vergeben.
Weiter wird festgelegt, wer der Organisator ist. Hinter dem Organisator steht eine Adresse aus dem Kontaktmanagement, die automatisch übernommen und angezeigt wird. Ebenso wird der Standort aus dem Kontaktmanagement geladen. Standort und Organisator können unterschiedliche Kontakte sein, zum Beispiel eine Firma als Veranstaltungsort und eine andere Person oder Institution als Organisator.
Die verantwortliche Person erhält Rückfragen von Teilnehmern, die per E-Mail eingehen, und kann diese beantworten. Bei Multisite-Setups wird hier ausgewählt, auf welcher Website der Kurs publiziert wird.
Die maximale Teilnehmerzahl lässt sich einschränken, zum Beispiel auf 40 Personen entsprechend der Saalkapazität. Mit der automatischen Bestätigung wird eine Anmeldung sofort bestätigt und dem Teilnehmer eine Bestätigungs-E-Mail gesendet. Ohne automatische Bestätigung kann der Verantwortliche Anmeldungen zuerst sichten und manuell bestätigen, wonach dann das Bestätigungsmail ausgelöst wird.
[09:30 – Verkaufsdokumente und Tickets]
Bei einer Anmeldung kann automatisch ein Verkaufsauftrag generiert werden. Im Beispiel sieht man, dass ein Teilnehmer sich angemeldet hat und sofort ein Verkaufsdokument mit den gebuchten Tickets erstellt wurde, zum Beispiel ein Ticket zum Vollpreis und ein Ticket mit Kinderrabatt. Dieser Auftrag hat eine Auftragsnummer und wurde dem Kunden bereits zugestellt. Kunden mit Kundenportal können den Auftrag dort einsehen und ausdrucken.
Im Bereich Tickets können beliebig viele Tickettypen mit oder ohne Preis erstellt werden. Für jedes Ticket lässt sich ein Verkaufsstart- und Verkaufsenddatum festlegen. Nach dem Verkaufsende ist eine Anmeldung nicht mehr möglich. Die Anzahl der Anmeldungen pro Tickettyp wird automatisch hochgezählt.
[12:32 – Kommunikation und E-Mail-Vorlagen]
Im Bereich Kommunikation wird festgelegt, welche E-Mails oder SMS an die Teilnehmer verschickt werden. Es stehen Vorlagen zur Verfügung, zum Beispiel für eine Anmeldebestätigung, einen Anmeldeausweis oder Erinnerungen. Das Intervall gibt an, wann die jeweilige Nachricht verschickt wird, zum Beispiel sofort nach der Anmeldung oder eine Stunde beziehungsweise drei Tage vor der Veranstaltung. Diese Kommunikationsregeln lassen sich frei konfigurieren und kombinieren. Änderungen werden gespeichert, damit die Daten sicher hinterlegt sind.
Interne Notizen können ebenfalls erfasst werden, zum Beispiel als Checkliste für Aufgaben vor dem Kurs. Ticketanweisungen, die auf den Tickets gedruckt werden sollen, wie Hinweise zum Veranstaltungsort oder zum Ticket-Scan, können ebenfalls eingetragen werden.
[15:26 – Tickets ausdrucken und Barcodes]
Unter Teilnehmer kann man einzelne Personen auswählen und deren Tickets ausdrucken. Es gibt einen normalen Einzelticket-Ausdruck als PDF sowie einen faltbaren Badge mit allen relevanten Informationen und einer Falzanleitung.
Wenn an ein Ticket ein Produkt mit einem Barcode verknüpft ist, wird dieser Barcode auf dem Ticket gedruckt. Anmeldebeschränkungen können pro Tickettyp gesetzt werden, zum Beispiel 8 Plätze für Ticket A und 8 für Ticket B, was einem Total von 16 Teilnehmern entspricht.
[17:34 – Unterschiedliche Setups für Veranstaltungen]
Das Setup einer Veranstaltung ist flexibel. Für eine Mitgliederversammlung kann ein kostenloses Ticket mit automatischer Bestätigung und ohne Zahlungsabwicklung erstellt werden. Für einen Tanzkurs mit Ticketverkauf können mehrere Ticketkategorien mit unterschiedlichen Preisen und Kontingenten definiert werden. In der Teilnehmerübersicht sieht man alle Anmeldungen, Kontaktdaten und Status.
[18:45 – Zutrittskontrolle vor Ort]
Für die Zutrittskontrolle bei der Veranstaltung kann auf einem Tablet die Teilnehmerliste geöffnet werden. Beim Einlass wird jeder Teilnehmer in der Liste als anwesend markiert. So hat man am Ende eine genaue Übersicht, wer tatsächlich teilgenommen hat.
[20:12 – Massenaktionen und Statistik]
Für Statistik- oder Verwaltungszwecke können einzelne oder alle Teilnehmer selektiert werden, um Tickets gesamthaft auszudrucken, eine Export-Datei zu erstellen, Teilnehmer zu archivieren oder zu löschen. Das sind die gewohnten Massenaktionen aus OpenBiz.
In der Statistikansicht lassen sich die Anmeldedaten grafisch oder tabellarisch anzeigen und als Excel-Datei herunterladen.
[21:12 – Teilnehmer kontaktieren und einladen]
Über den Knopf Teilnehmer kontaktieren öffnet sich das E-Mail-Massenversand-Tool. Die Filter sind automatisch auf die Veranstaltung und den Status gesetzt, lassen sich aber anpassen. Es kann eine E-Mail-Vorlage ausgewählt und eine individuelle Nachricht erstellt werden, die dann an alle Teilnehmer verschickt wird. Ebenso besteht die Möglichkeit, Teilnehmer zu einem Folgetermin oder Vorgespräch einzuladen.
[22:51 – Webseiten-Editor und Kursansicht im Frontend]
Über den Knopf Zur Website kann direkt die Veranstaltungsseite im Frontend aufgerufen werden, inklusive einer Wegbeschreibung mit Google Maps Link. Als eingeloggter Administrator lässt sich die Seite direkt bearbeiten. Mit dem Webseiteneditor kann der Kurs beschrieben werden, Bilder vom letzten Event eingefügt und Inhalte mit den bekannten Gestaltungsblöcken strukturiert werden.
[25:40 – Simulation: Kostenloser Event]
Um den Ablauf für Endnutzer zu demonstrieren, wird der Tango-Kursblock vorübergehend als kostenloser Schnupperkurs konfiguriert: ein Ticket ohne Preis, mit automatischer Bestätigung. Nach der Anmeldung im Frontend mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer erscheint sofort die Bestätigungsseite. Der Teilnehmer kann den Termin direkt in Outlook, Apple Calendar oder Google Calendar exportieren. Im Backend erscheint die Anmeldung als bestätigter Teilnehmer.
[29:03 – Simulation: Kostenpflichtiger Event]
Für einen kostenpflichtigen Event wird ein Ticket mit einem Preis von 120 erstellt. Im Frontend wird beim Anmelden der Preis angezeigt. Nach der Eingabe der Kundendaten erscheint ein Warenkorb. Ohne angebundene Kreditkartenzahlung erscheint die Option Banküberweisung. Der Teilnehmer erhält die Bankdaten und überweist den Betrag vorab.
Im Backend erscheint der Teilnehmer mit dem Status bestätigt, ein Verkaufsauftrag wird erstellt und die Bestätigungs-E-Mail wird verschickt. Der weitere Workflow für Zahlung und Rechnung wird in einem separaten Video erklärt.
[32:04 – Abschluss und Zusammenfassung]
Das war die Übersicht über das Veranstaltungs- und Kursmanagement sowie das Zusammenspiel zwischen Backend und Frontend. Je nach Art der Veranstaltung lässt sich wählen, ob Tickets kostenpflichtig mit Online-Zahlung oder kostenlos mit sofortiger Bestätigung ausgestellt werden. Wer Zahlungen vor Ort einziehen möchte, erstellt ein kostenloses Ticket und beschreibt im Anmeldefeld klar, dass die Kosten vor Ort beglichen werden. Diese Information kann auch in der Bestätigungs-E-Mail mitgegeben werden. Das war die Erklärung zur App Kurse und Veranstaltungen.