Kundenrechnungen erstellen und verwalten
Eine Kundenrechnung ist ein Dokument, das für verkaufte Produkte oder Dienstleistungen erstellt wird. OpenBiz unterstützt verschiedene Rechnungs- und Zahlungsworkflows – von der Entwurfsrechnung bis zum Gewinn- und Verlustbericht.
Rechnung erstellen
- Gehe zu Buchhaltung → Kunden → Rechnungen
- Klicke auf Neu
- Wähle den Kunden – OpenBiz übernimmt automatisch Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und weitere Einstellungen
- Setze das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum oder die Zahlungsbedingungen
- Füge im Tab Rechnungszeilen Produkte hinzu:
- Klicke auf Zeile hinzufügen
- Wähle ein Produkt
- Passe Menge, Preis und Steuern an
- Im Tab Weitere Informationen kannst du Kundenreferenz, Zahlungsreferenz und Fiskalposition ergänzen
Rechnung bestätigen
- Klicke auf Bestätigen, wenn die Rechnung vollständig ist
- Der Status wechselt zu Gebucht und eine Buchung wird erstellt
- OpenBiz vergibt automatisch eine eindeutige Rechnungsnummer
Wenn du Änderungen vornehmen musst, klicke auf Auf Entwurf zurücksetzen.
Rechnung versenden
- Klicke auf Senden
- Wenn das Dokumentenlayout noch nicht konfiguriert ist, erscheint ein Popup – richte es ein und klicke auf Weiter
- Wähle die gewünschte Versandmethode (z.B. per E-Mail)
- Klicke auf Senden oder Herunterladen
Um mehrere Rechnungen gleichzeitig zu versenden, wähle sie in der Listenansicht aus und klicke auf Senden.
Zahlung und Abstimmung
Eine Rechnung gilt als Bezahlt, wenn die zugehörige Buchung mit einer Banktransaktion abgestimmt wurde.
Zahlungserinnerungen
OpenBiz bietet automatische Mahnaktionen für überfällige Rechnungen. Verschiedene Mahnstufen können eingerichtet werden, die je nach Überfälligkeit ausgelöst werden.
Berichte
- Partnerbuch: Zeigt den Saldo von Kunden und Lieferanten unter Buchhaltung → Berichte → Partnerbuch
- Fällige Forderungen: Übersicht über offene Kundenrechnungen unter Buchhaltung → Berichte → Fällige Forderungen
- Fällige Verbindlichkeiten: Übersicht über offene Lieferantenrechnungen unter Buchhaltung → Berichte → Fällige Verbindlichkeiten
- Gewinn und Verlust: Details zu Einnahmen und Ausgaben
- Bilanz: Zusammenfassung von Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und Eigenkapital
Tipps
- Nutze Zahlungsbedingungen, um klare Fälligkeiten zu definieren
- Aktiviere den QR-Code unter Dokumentenlayout, damit Kunden direkt per Banking-App bezahlen können
- Verwende den Produktkatalog, um Rechnungszeilen schnell hinzuzufügen
- Aktiviere "Gesamtbetrag in Worten" unter Einstellungen, um den Rechnungsbetrag in Worten anzuzeigen