[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einführung Kundenrechnungen]
Hallo zu diesem neuen Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um Kundenrechnungen.
Normalerweise kommen Rechnungen über den Verkauf, also über ein Angebot oder einen Auftrag. Mit einem Klick wird die Rechnung erstellt und landet dann hier, entweder als unbezahlte oder als Entwurfsrechnung. Wir können aber auch direkt im Bereich Abrechnung mit dem Knopf "Neue Rechnung" eine Rechnung erstellen.
[00:40 – Rechnung erfassen]
Wir wählen den Kunden aus, können ein Rechnungsdatum festlegen, Zahlungsbedingungen auswählen und je nach Bedarf verschiedene Währungen einstellen. Das erklärt sich fast von selbst.
In der Produkteliste wähle ich mein Produkt mit einem beliebigen Text aus. Ich habe ausserdem die Möglichkeit, Kostenstellen zuzuweisen, je nachdem, wie das System konfiguriert ist. Ich erfasse jetzt ein Produkt zum Preis von 20 und kann weitere Produkte hinzufügen, so viele ich möchte.
Als kleines Beispiel zeige ich, wie man eine Rechnung strukturieren kann. Ich füge einen Abschnitt für Dienstleistungen hinzu. Die Rechnung hat damit zwei Bereiche: Handelsware und Dienstleistungen. Ich kann also klar gliedern: hier die Handelsware, und darunter kommen noch Dienstleistungsposten. Ein Stück kostet 30. Damit habe ich meine Rechnung mit Handelsware und Dienstleistungen fertig erstellt.
[02:05 – Entwurf und gebuchte Rechnung]
Der Status ist jetzt "Entwurf". Eine wichtige Bemerkung: Du musst nie manuell speichern. Das System speichert alles automatisch.
Was ist der Unterschied zwischen einer Entwurfsrechnung und einer gebuchten Rechnung? Eine Entwurfsrechnung kann ich direkt anklicken und löschen. Eine gebuchte Rechnung hat eine Rechnungsnummer, und das ist ein wesentlicher Unterschied. Sobald eine Rechnungsnummer vergeben ist, kann ich die Rechnung nicht mehr vollständig löschen. Ich kann sie nur stornieren. Sie ist dann zwar nicht mehr sichtbar, bleibt aber in der laufenden Rechnungsnummerierung erhalten.
Warum ist das so? Das ist aus gutem Grund so: Wenn es eine Revision gibt und der Revisor irgendwie 30 Rechnungen nicht findet, kann man die stornierten Rechnungen jederzeit nachweisen.
[03:22 – Rechnung buchen und stornieren]
Ich zeige das jetzt an einem zweiten Beispiel. Wir erstellen eine neue, einfache Rechnung und bestätigen sie. Sie erhält nun eine Rechnungsnummer, in diesem Fall die Nummer 9. Diese Rechnung ist jetzt gebucht.
Wie kann ich sie stornieren, wenn ich einen Fehler gemacht habe? Ich kann die Rechnung auf Entwurf zurücksetzen, wenn ich etwas ändern möchte, zum Beispiel wenn etwas fehlt, der Preis falsch ist, das Datum nicht stimmt oder die Zahlungsbedingungen angepasst werden müssen. Nach der Korrektur bestätige ich die Rechnung erneut. Sie erhält dabei dieselbe Rechnungsnummer und kann dann wieder verschickt oder ausgedruckt werden.
Wenn ich die Rechnung hingegen gar nicht mehr haben möchte, setze ich sie auf Entwurf zurück und breche sie ab. Die Rechnung mit der Nummer 9 ist damit storniert. Sie existiert noch, ist aber als abgebrochen markiert.
[05:06 – Rechnungen im Entwurf offen halten]
Je nach Filtereinstellung sieht man stornierte Rechnungen in der Übersicht meistens gar nicht. Man kann also Rechnungen im Entwurfsstatus über den ganzen Monat offenhalten, bei Bedarf ergänzen und später bestätigen. Wenn alles vollständig ist, kann man die Rechnung mit "Senden und Drucken" per E-Mail versenden.
[06:21 – Rechnung versenden und Protokoll]
Im Versandfenster wird die E-Mail mit dem angehängten PDF automatisch aufgebaut. Wenn zusätzlich ein Ausdruck gewünscht wird, kann man diese Option aktivieren, ansonsten wird die Rechnung einfach elektronisch verschickt.
Nach dem Versand sieht man im Protokoll unten die gesamte Verlaufshistorie: wann die Rechnung erstellt wurde, wann sie bestätigt und gebucht wurde, welche Positionen hinzugefügt oder geändert wurden und wann und an wen die Rechnung per E-Mail verschickt wurde. Das Versandsymbol erscheint grau bei Erfolg und rot bei einem Fehler. Bei einem Fehler kann man durch Klicken die Details einsehen.
Das PDF kann direkt angezeigt, heruntergeladen oder gelöscht werden. Im Hintergrund erstellt das System automatisch alle Buchungszeilen: Positionen für Handelserlöse, die Umsatzsteuer sowie die entsprechende Debitorenbuchung. Das alles erledigt das System selbst.
[08:15 – Rechnungsstatus im Überblick]
In der Rechnungsübersicht gibt es verschiedene Status. "In Zahlung" bedeutet, dass manuell eine Zahlung registriert wurde, aber noch kein Bankabgleich stattgefunden hat. "Bezahlt" bedeutet, dass die Rechnung effektiv durch einen Bankimport oder eine Kassenzahlung ausgeglichen wurde.
Wenn man eine bezahlte Rechnung öffnet, sieht man in den Rechnungszeilen die entsprechende Zahlungsbuchung, zum Beispiel eine Kassenbuchung.
[09:25 – Manuelle Zahlungsregistrierung]
Normalerweise werden Rechnungen durch den Import der Bankdatei automatisch ausgeglichen und erhalten damit den Status "Bezahlt". Wenn man aber im Laufe des Monats im E-Banking sieht, dass ein Kunde bereits gezahlt hat, und man die Rechnung schon vor dem Bankabgleich als bezahlt markieren möchte, kann man manuell eine Zahlung registrieren. Dabei wählt man das entsprechende Konto, gibt das Zahlungsdatum ein und klickt auf "Zahlung erstellen". Die Rechnung erhält dann den Status "In Zahlung".
Insgesamt gibt es vier verschiedene Status: "In Zahlung", "Bezahlt", "Storniert" und "Nicht bezahlt".
[10:47 – Ansicht der Rechnung]
Bei der Ansicht einer geöffneten Rechnung kann man im System einstellen, wie das Fenster angezeigt wird. Bei einem grösseren Bildschirm wird links die Rechnungsmaske und rechts automatisch eine Vorschau des Rechnungs-PDFs angezeigt, sobald die Rechnung einmal gedruckt oder per E-Mail verschickt wurde. Diese Ansicht ist praktisch, erfordert aber einen entsprechend grossen Bildschirm. Man kann den Zoom der Oberfläche anpassen, je nachdem, wie man arbeiten möchte.
[12:15 – Abschluss]
Das war die Übersicht zu den Kundenrechnungen. Lieferantenrechnungen werden im nächsten Video gezeigt. Danke für das Interesse.