TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung und Hinweis zur Community-Funktionalität]
Hallo zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um Kostenstellen.
Zu Beginn möchte ich erwähnen, dass die Kostenstellenfunktionalität nicht zum offiziell von OpenBiz supporteten SLA oder Produkt gehört. Wir zeigen hier also die Funktionalität einer Community-App, ohne Gewähr.
[00:26 – Konfiguration der Kostenstellen]
Sind diese Apps installiert, findet man unter Konfiguration den Bereich Kostenrechnung. Ein Teil davon sind die Kostenstellen. Die anderen Bereiche sind alle miteinander verbunden und können ebenfalls erkundet werden.
Hier erstellt man Kostenstellenpläne. Eine Kostenstelle ist Teil eines Plans. Man kann die Farbe einstellen und das Verhalten auf optional, erforderlich oder nicht verfügbar setzen. Wir verwenden in diesem Video immer die Einstellung optional.
Wir verbinden eine Kostenstelle mit einer Dienstleistung oder einem handelbaren Produkt, damit sie automatisch beim Verkaufsangebot, Auftrag oder direkt bei der Rechnungserstellung gezogen wird. Das werden wir jetzt zeigen.
Die weiteren Einstellungen wie Kostenstellenverteilungsschlüssel und verwandte Verbindungen werden wir in diesem Video nicht vertiefen. Dazu gibt es viele Informationen in der OpenBiz Community, die man online nachlesen kann.
[01:51 – Kostenstelle konfigurieren und mit Produkt verbinden]
Wir konfigurieren jetzt das Standardverhalten, damit man sofort damit arbeiten kann. Dafür brauchen wir eine Kostenstelle.
Es gibt verschiedene voreingestellte Kostenstellen. Ich nehme eine bestehende und nenne sie zum Beispiel Kundendienst. Diese gehört zum Plan Department mit der Nummer AA048.
Nun erstellen wir unter den Kundenprodukten ein Dienstleistungsprodukt mit dem Namen Dienstleistung mit Kostenstelle. Wir verbinden dieses Produkt mit der Kostenstelle AA048, so wie man ein Produkt mit einem Ertragskonto verbinden würde. Diese Funktionalität kennen wir bereits. Anschliessend speichern wir das Produkt.
[03:25 – Verkauf und Rechnung mit automatischer Kostenstelle]
Wenn ich nun einen Verkauf für einen Kunden erfasse und dieses Produkt wähle, wird die Kostenstelle automatisch geladen. Falls die Kostenstelle nicht angezeigt wird, liegt das daran, dass die entsprechende Option in den Einstellungen nicht aktiviert ist.
Ich bestätige das Angebot, es wird zum Auftrag, ich erstelle die Rechnung, bestätige sie und führe die Zahlung aus. Damit ist der Vorgang vollständig abgeschlossen.
[04:01 – Kontrolle und Fehlerkorrektur]
Wenn ich jetzt unter Konfiguration in die Buchhaltung gehe, sehe ich dort die Kostenstellen. Ich stelle jedoch fest, dass der Wert null angezeigt wird. Das Problem: Es gibt zwei Produkte mit demselben Namen. Ich habe das falsche Produkt verwendet. Das eine Produkt ist mit der Kostenstelle AA02 Commercial verbunden, das andere mit AA048. Ich benenne das Produkt mit 48 um, damit es klar identifizierbar ist.
[04:56 – Wiederholung des Vorgangs mit korrektem Produkt]
Wir führen den Vorgang nun nochmals durch. Ich wähle den Kunden, dann das Produkt mit der Nummer 48, trage einen Betrag von 230 ein, bestätige das Angebot, erstelle die Rechnung, bestätige sie, führe die Zahlung aus und schliesse den Vorgang ab.
Wenn ich nun zurück zur Kostenstelle gehe, sehe ich den Betrag von 230 in der AA048. Wunderbar, so funktioniert das.
[06:01 – Direktrechnung ohne Verkaufsangebot]
Man kann Produkte also mit Kostenstellen verbinden. Immer wenn eine Rechnung erstellt wird, wird die Kostenstelle automatisch gezogen. Das gilt auch bei einer direkten Rechnung ohne Verkaufsangebot: Ich wähle einen Kunden, wähle das Produkt, und die Kostenstelle wird automatisch mitgezogen. Nach Bestätigung und Zahlung ist die Buchung vollständig.
In der Kostenstellenübersicht sehe ich nun unter AA048 einen Gesamtbetrag von 201 aus zwei Kundenrechnungen.
[06:45 – Empfehlung und weiterführende Funktionen]
Wir empfehlen diese Arbeitsweise: Produkte mit Kostenstellen verbinden, damit die Zuordnung beim Verkauf automatisch erfolgt. Die strukturelle Einordnung, also welchem Kostenstellenplan eine Kostenstelle angehört, kann man dann je nach Bedarf einrichten.
Wenn die Kostenstellen eingerichtet sind, kann man die Pläne einsehen, die Buchungen dazu anzeigen und in der Buchhaltung eine vollständige Kostenstellen- und Buchungsübersicht abrufen. Besonders interessant ist das Reporting, das nach Plänen strukturiert ist. Die Daten können als Excel heruntergeladen werden. Ausserdem lassen sich Werte ein- und ausblenden, Filter setzen oder die Ansicht um zusätzliche Informationen wie das verkaufte Produkt oder den Kunden erweitern.
Die Daten sind vollständig dynamisch und können flexibel zusammengestellt werden.
[08:27 – Abschluss und Hinweis auf Verträge]
Das war das Basis-Setup für Kostenstellen, die automatisch gezogen werden. Wenn über einen Vertrag eine automatische Rechnung generiert wird, funktioniert es genau gleich. Man muss lediglich das Produkt im Vertrag mit der entsprechenden Kostenstelle verbinden, dann wird sie automatisch in jede generierte Rechnung übernommen und in der Kostenstelle aufgezeichnet.
Danke und bis zum nächsten Video.