TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung: CRM und Kalender]
Hallo und willkommen zu diesem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um die Verbindung des CRM-Systems mit dem Kalender. Wir möchten dazu ein paar Tipps und Tricks zeigen.
Wir haben hier einen Lead geöffnet. Wie du weisst, gibt es im Chatter-Bereich die Möglichkeit, Aktivitäten zu planen oder Nachrichten zu verschicken. Wenn ich eine Aktivität starte und den Typ auf "Meeting" ändere, passen sich die Schaltflächen sofort an. Ich kann dann direkt in den Kalender springen und dort meine Termine erfassen.
[01:00 – Meeting erstellen und bearbeiten]
Ich möchte ein Meeting mit dem Kunden anlegen. Per Drag & Drop lässt sich der Termin verschieben oder verlängern. Mit einem Doppelklick komme ich in die Bearbeitung. Als erstes lege ich die Zeit fest. Ich kann natürlich auch die Uhrzeit manuell eintragen.
Praktisch ist ausserdem, dass ich hier eine Video-Meeting-URL eintragen kann, die dann mit der Einladung verschickt wird. Ich kann zudem weitere Personen einladen – ich lade jetzt zum Beispiel Anita Oliver ein.
[01:48 – Optionen: Sichtbarkeit und Verfügbarkeit]
Unter den Optionen kann ich meine Verfügbarkeit einstellen. Ich kann den Termin auf "Öffentlich" setzen, sodass alle internen Benutzer ihn sehen können, auf "Privat", damit auch meine Mitarbeiter ihn nicht sehen, oder auf "Nur für meine Gruppe", also für interne Benutzer, mit denen ich verbunden bin.
Ausserdem kann ich angeben, ob ich während des Meetings erreichbar bleibe oder als "Beschäftigt" angezeigt werden möchte.
[02:33 – Einladung versenden und akzeptieren]
Wenn ich das Meeting speichere und die Einladung versende, erhält Anita Oliver eine Benachrichtigung über den Chatter. Sie kann die Einladung dann annehmen oder ablehnen. In der Termin-Detailansicht sehe ich, dass ich selbst den Termin akzeptiert habe. Anita Oliver sieht eine entsprechende Schaltfläche, über die sie das Meeting ebenfalls bestätigen kann.
[03:28 – Interne Video- und Audiochats]
Noch eine kurze Information zu internen Video- und Audiochats. Über das Dialog-Menü können intern geschützte Videoanrufe, Gruppenanrufe oder Audioanrufe durchgeführt werden. Wenn ich weiss, dass Anita intern erreichbar ist, kann ich direkt auf die Schaltfläche klicken und erhalte automatisch einen Link. Bei einer internen Adresse wird dieser intern gesetzt, bei einer externen Adresse erscheint die entsprechende externe URL. Den Link kann ich kopieren oder direkt über die Schaltfläche dem Videoanruf beitreten.
Es ist auch möglich, eine externe Google-Meet-Adresse einzufügen. Diese wird dann mit der Einladung verschickt, sodass externe Teilnehmende sich ebenfalls einwählen können.
[04:36 – Kalenderansicht im CRM]
Nun noch eine Info zur Gesamtübersicht. Im CRM mit der Kanban-Ansicht gibt es auch eine direkte Kalenderansicht. Dort sehe ich alle Meetings, die aus dem CRM heraus mit Kunden geplant wurden. Ich kann die Ansicht filtern und einzelne Kunden ein- oder ausblenden. So habe ich eine vollständige Verbindung zwischen meinen CRM-Leads und dem Kalender, in dem die Meetings intern oder extern organisiert werden können.
[05:22 – Verbindung mit Aufgaben und Aktivitätenliste]
Abschliessend noch ein Hinweis zur Verbindung zwischen dem Kalender und den Aufgaben. In der Aktivitätenliste gibt es eine Spalte für Meetings. Wenn Aufgaben mit Meetings verknüpft sind, erscheinen sie dort. Das Meeting, das wir angelegt haben, ist hier sichtbar und kann direkt von dieser Ansicht aus verwaltet werden.
Das waren die wichtigsten Informationen dazu, wie CRM, Kalender und Aktivitäten in OpenBiz zusammenarbeiten. Danke und bis zum nächsten Video.