Digitalisierung ab der Stange

Digitalisierung ist in aller Munde, sogar das schweizer Ministerium sagt, dass es den Vorsprung der Schweiz bei der Digitalisierung nicht verlieren möchte - obwohl die Covit-Zahlen dann per Fax im BAG eingetroffen sind. Die letzte Krise war für viele Unternehmen ein digitaler Fitnesstest. Wer in wenigen Tagen seine Geschäftstätigkeit umstellen konnte, der hat ihn bestanden. Beratungsleistungen für Digitalisierung kann man überall finden, die Portale zum Thema Digitalisierung wachsen wie Pilze aus dem Boden. Das Problem ist das viele über Digitalisierung sprechen aber nur wenige wirklich digitalisieren. Ist die Digitalisierung nun durch? Nein, vielmehr starten die  KMU's die Zweite Runde.

Was wird eigentlich alles digitalisiert? Prozesse werden digitalisiert - ist doch logisch. Wie wird digitalisiert? Ein Prozess wird in eine Software Funktion überführt, mit allen Vorteilen die sich daraus ergeben wie: Wiederholung, Automatisierung, Aufzeichnung etc.. Welche Software wird vorgeschlagen und dann eingesetzt? Ganz einfach, die Software, welche der Berater kennt oder der Digitalisierungspartner des Beraters liefern kann. Wenn das funktioniert, ist das auch gut so. Solange der Preis stimmt und das KMU sich das Projekt leisten kann.

Warum scheitern Digitalisierungsprojekte bei KMU?

In der Praxis treffen wir immer wieder auf vermurkste Digitalisierungsprojekte. Was sind die Gründe? Hier unsere Top 5:

• Es ist eine kleine Firma, trotzdem braucht Sie die Funktionalität einer grossen Firma. Die Prozesse und vor allem der Funktionsumfang sind dieselben, einfach mit weniger Umsatz, Mitarbeitern und Kunden.
• Die bestehende Geschäftssoftware ist eine Sackgasse, - Webfunktionalität ist Fehlanzeige. Sehr viele Geschäftsprozesse welche Kundenaktionen und Kundeneinsicht verlangen, müssen über das Web bereitgestellt werden. Für diese Prozesse müssen echte Daten gezeigt werden, Daten müssen fliessen zwischen Geschäftssoftware und Web, bidirektional!
• Die Administration und Funktionalität muss wirklich für Menschen gemacht sein. Kleinere Firmen haben weniger Arbeitsleistung zur Verfügung. Einfachheit ist der Schlüssel. Für die Schulung der Mitarbeiter wird zu wenig investiert - dieser Fehler wird oft nicht vom Anbieter, sondern von der Geschäftsleitung begangen.
• Fragmentierung der Datensourcen. Es gibt keine zentrale Datenbank aus der alle Funktionen ihre Daten ziehen. Das führt zwingend zu Schnittstellen und hohen Kosten. Das passiert, wenn aus Not für spezifische Funktionen wie Newsletter, Helpdesk oder schlicht die Webseite, ein Drittsystem eingebunden wird.
• Die Kosten werden überschritten. Die Gründe sind weitere Schnittstellen, Weblösungen die ohne Programmierkenntnis nicht administriert werden können, Funktionsdetails die nicht wie besprochen eingehalten werden. Verschiedene Ansprechpartner, verschiedene Lizenzen die Kosten bei jedem Update verursachen. Das Ganze muss also gedanklich über 8 bis 10 Jahre betrachtet werden.

Wie kann ein KMU kostengünstig digitalisieren?

Die Alternative kann Open Source sein!

Die Frage zu den Kosten sollte als erstes geklärt werden. Eine Open Source Lösung ist nur kostenlos, wenn Sie selber installiert, betrieben, gewartet und aktualisiert wird. Wenn Sie diese Kompetenz haben, kostet eine Open Source Lösung nur die Zeit, die Sie dafür aufwenden. Wenn Sie diese Kompetenz nicht in Ihrer Firma haben, dann können Sie diese von externen Dienstleistern einkaufen. Eigentlich ist damit alles über die Kosten erzählt.

Je mehr Sie also an Kompetenz in Ihrer Firma haben, desto niedriger sind Ihre Kosten, jetzt und in Zukunft - das nennt man dann Nachhaltig. Vergleichbar mit einem Möbelschreiner der eine Küche einrichten soll, aber nur die Kompetenz für Tische und Stühle hat. Die Küchenkombination muss er einkaufen. Hohe Kompetenz bedeutet also niedrige Kosten. Wenn Sie also das Ziel verfolgen, Kompetenz innerhalb Ihrer Firma zu erarbeiten, dieses Ziel sollte jede Geschäftsführung haben, dann werden Ihre Kosten stetig sinken und Sie werden nachhaltig. Dieses Modell gilt ja nicht nur in Bezug auf Software, sondern für alle Aktivitäten in Ihrer Firma.

Was ist mit der Funktionalität?

Gibt es Open Source Lösungen die alle Prozesse einer Firma digitalisieren können, so wie es proprietäre Systeme versprechen? Ja, die gibt es. Leider sind diese Lösungen und deren Provider nicht so bekannt weil sie von den 'informierten' Beratern nicht beworben werden. Die Community (Entwicklungsgemeinschaft) setzt immer die neueste Technologie ein und adaptiert Weiterentwicklungen schneller als normale Hersteller. Es gibt also innovative Open Source Business Software, die mit einer einzigen Datensource alle Geschäftsfunktionen digitalisieren kann.

Open Source eignet sich perfekt zur Digitalisierung von kleineren und mittleren Unternehmen. Open Source Lösungen werden in der Gemeinschaft in verschiedenen Ländern, Kulturen und Sprachen entwickelt. Alle Quellen können eingesehen werden. Neben dieser Transparenz, können Firmen die eine Open Source Lösung einsetzen wollen, meist aus vielen Dienstleistern für den Betrieb und den Support auswählen. Die Schwarmintelligenz bringt nachweislich besser getestete Software mit mehr Sicherheit hervor. Die Kosten sind vor allem auch längerfristig tiefer. Wichtig ist, dass Sie sich den passenden Dienstleister für Ihr Open-Source-Projekt aussuchen. Für den DACH Raum gibt es solche Projekte am Beispiel von www.openbiz.ch