Der Easy-Modus ist für Teams gedacht, die im Alltag nur zwei Dinge brauchen: ihre Termine und das Protokoll. Die Therapeutin klickt den Termin an, dann «Protokoll», füllt aus und schliesst ab. Das sind drei Klicks. Alles andere, von der Verrechnung bis zum Rückforderungsbeleg, erledigt die Praxisleitung gesammelt.
Was ist der Easy-Modus?
Der Easy-Modus ist eine Rolle für Benutzerinnen und Benutzer, die OpenBiz ohne Schulung bedienen sollen, zum Beispiel Masseurinnen, Aushilfen oder Mitarbeitende die mit dem System wenig arbeiten sollen. Mit der Rolle «Easy» gilt für sie:
- Nur die nötigen Apps: Sie sehen nur die Apps, welche die Praxis freigibt, zum Beispiel Kalender und Protokolle. Verkauf, Rechnungen, Kontakte und Einstellungen sind ausgeblendet.
- Kein Nachrichten-Bereich: Die Spalte mit Nachrichten und Verlauf rechts in den Formularen ist ausgeblendet.
- Schlankes Protokoll: In der Sitzung stehen nur Behandlung, Protokoll, Körperbild und Verlauf. Leistungen, Verrechnung, Transkript und Notizen sind ausgeblendet.
- Ein Knopf statt sieben Schritte: Aus dem Termin führt der Knopf «Protokoll» direkt ins Protokoll. Sitzung, Fall und Dossier legt OpenBiz dabei selbst an.
Für die Praxisleitung bleibt alles wie gewohnt. Sie sieht alle Apps und alle Felder.
Erweiterung Easy-Modus
Der Easy-Modus ist eine Erweiterung, die wir bei Bedarf zu Therapie.Software dazu einrichten. Melde dich einfach bei uns.
Einrichtung
Die Einrichtung machen wir zusammen mit dir. Danach kannst du alles selbst anpassen.
1. Freigegebene Apps
Unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Easy-Rolle legst du fest, welche Apps die Rolle «Easy» sieht, zum Beispiel Kalender und Protokolle. Darunter wählst du, ob der Nachrichten-Bereich ausgeblendet wird. Lässt du das Feld «Apps für Easy» leer, gibt es keine Einschränkung.
2. Ein eigenes Login für jede Therapeutin
Jede Therapeutin arbeitet mit ihrem eigenen Login. Das ist wichtig, weil OpenBiz ihre ZSR- und GLN-Nummer aus ihrem Benutzer auf den Rückforderungsbeleg schreibt. So steht auf jedem Beleg die Person, die behandelt hat, und es ist nachvollziehbar, wer welches Protokoll geschrieben hat.
Im Benutzer der Therapeutin setzt du:
- E-Mail-Adresse: Sie ist nötig. Ohne E-Mail-Adresse kann OpenBiz keine Termine mit Kundinnen speichern, weil die Terminbestätigung einen Absender braucht.
- ZSR- und GLN-Nummer der Therapeutin.
- Unter Therapie die Rolle «Therapeut:in» und unter Bedienung die Rolle «Easy».
- Auf Wunsch die Sprache, zum Beispiel Englisch. Jede Therapeutin kann OpenBiz in ihrer Sprache nutzen.
3. Zu jeder Terminart die Behandlung
Damit der Knopf «Protokoll» auch beim ersten Besuch einer neuen Kundin ohne Rückfrage auskommt, weiss jede Terminart, welche Behandlung zu ihr gehört. In der App Termine klickst du bei der Terminart auf Aktion → Bearbeiten und wählst im Feld «Behandlungsart» die passende Behandlung, zum Beispiel bei «Lymphdrainage CHF 140» die Behandlungsart «Lymphdrainage».
Passt eine Terminart zu mehreren Behandlungen, zum Beispiel eine Aktion für Neukundinnen, lässt du das Feld leer. Dann fragt OpenBiz beim Protokoll nach der Behandlung.
4. Rückforderungsbeleg ohne Barcode-Blatt
Reichen deine Kundinnen den Rückforderungsbeleg selbst bei ihrer Krankenkasse ein, braucht es das Barcode-Blatt nicht. Unter Einstellungen → Krankenkassenabrechnung → Beleg schaltest du «Barcode-Blatt mitliefern» aus. Der Beleg besteht dann aus Rechnung mit QR-Zahlteil, Leistungsübersicht und Rückforderungsbeleg.
Wann braucht es die AHV-Nummer?
Im elektronischen Rechnungsformat generalInvoice 5.0 vom Forum Datenaustausch ist die AHV-Nummer Pflicht. Diese Daten stecken im Barcode-Blatt. Ist das Barcode-Blatt ausgeschaltet, verlangt OpenBiz die AHV-Nummer nicht mehr. Auf dem Beleg bleibt das Feld dann leer.
Termine eintragen (Praxisleitung und Empfang)
Trägst du einen Termin für eine Therapeutin ein, zum Beispiel am Telefon, klickst du im Kalender auf den freien Platz. Im Fenster «Neue Veranstaltung» füllst du aus:
- Titel, zum Beispiel «Lymphdrainage».
- Therapeut:in: die Therapeutin, die behandelt.
- Terminart: die gebuchte Behandlung, zum Beispiel «Lymphdrainage CHF 140».
- Teilnehmer: die Kundin.
Dann klickst du auf «Speichern & schliessen».
Sobald du die Therapeutin wählst, wird sie Organisatorin und Teilnehmerin des Termins. So ist ihre Zeit auch für die Online-Buchung belegt. Du selbst wirst aus den Teilnehmern entfernt.
Termine der Therapeutinnen sehen
Weil du nicht mehr Teilnehmerin bist, zeigt dein Kalender den Termin nur, wenn du rechts «Alle Kalender» anhakst oder die Therapeutin bei den Teilnehmern hinzufügst. Bearbeiten kannst du die Termine als Praxisleitung trotzdem.
Online gebuchte Termine funktionieren wie bisher. Sie tragen die Terminart und die Therapeutin bereits mit.
Die drei Klicks der Therapeutin
Klick 1: Termin anklicken
Die Therapeutin öffnet den Kalender und klickt auf ihren Termin. Es erscheint ein kleines Fenster mit Kundin, Zeit und dem Knopf «Protokoll».
Klick 2: «Protokoll»
Ein Klick auf «Protokoll» öffnet direkt das Protokoll der Behandlung. Im Hintergrund legt OpenBiz an, was fehlt: das Dossier der Kundin, falls es noch keines gibt, den Fall und die Sitzung. Die Behandlung kommt aus der Terminart. Ist der Termin schon protokolliert, öffnet der Knopf das bestehende Protokoll.
Klick 3: Ausfüllen und «Abschliessen»
Die Therapeutin füllt die Felder des Protokolls aus und klickt oben auf «Abschliessen». Die Sitzung steht dann auf «Verrechenbar», und die Therapeutin ist fertig.
Wann fragt OpenBiz nach?
In zwei Fällen öffnet sich statt des Protokolls zuerst der Dialog «Sitzung anlegen»:
- Die Terminart hat keine Behandlung, zum Beispiel bei einer Aktion, und die Kundin war noch nie da.
- Die Kundin hat mehrere offene Fälle, und OpenBiz weiss nicht, zu welchem die Sitzung gehört.
Die Therapeutin wählt dann die Behandlung bzw. den Fall und klickt auf «Sitzung anlegen». Danach öffnet sich das Protokoll wie gewohnt. Beim nächsten Termin derselben Kundin kennt OpenBiz die Behandlung aus der letzten Sitzung.
Meine Protokolle
Unter der App Protokolle sieht die Therapeutin ihre noch offenen Protokolle, zum Beispiel wenn sie ein Protokoll später fertig schreiben möchte.
Verrechnen und Beleg senden (Praxisleitung)
Die Verrechnung macht die Praxisleitung gesammelt, zum Beispiel einmal am Tag oder in der Woche:
- Öffne Therapie → Sitzungen.
- Hake die abgeschlossenen Sitzungen mit Status «Verrechenbar» an.
- Wähle oben Aktionen → «Verrechnen und Beleg senden».
OpenBiz erstellt nun für jede Kundin die Rechnung, bucht sie und schickt ihr Rechnung, Leistungsübersicht und Rückforderungsbeleg als PDF per E-Mail. Absender ist die Praxis. Der Versand steht danach in der Rechnung im Verlauf.
Zum Schluss zeigt OpenBiz eine Meldung:
- Wie viele Belege verschickt wurden.
- Gebucht, aber ohne E-Mail: Diese Kundinnen haben keine E-Mail-Adresse. Drucke den Beleg aus der Rechnung aus und gib ihn mit.
- Zurück im Entwurf, Angaben fehlen: Zum Beispiel fehlt bei der Kundin das Geburtsdatum oder der Kanton. Ergänze die Angaben im Kontakt und verrechne die Sitzung erneut.
Im Beispiel hat Eva Keller keine E-Mail-Adresse. Die Rechnung ist gebucht, den Beleg druckst du aus der Rechnung aus.
Die richtige Therapeutin auf dem Beleg
Auf der Rechnung steht als Leistungserbringerin immer die Therapeutin der Sitzung mit ihrer ZSR- und GLN-Nummer, auch wenn die Praxisleitung verrechnet. Hatte eine Kundin Sitzungen bei zwei Therapeutinnen, entstehen zwei Rechnungen, weil ein Rückforderungsbeleg nur eine Leistungserbringerin kennt.
Die Zahlungen verbuchst du wie gewohnt beim Zahlungseingang. Mehr zum Beleg steht im Artikel «07 – Tarif 590: Rückforderungsbeleg erstellen», mehr zur Verrechnung in «06 – Sitzungen verrechnen».
Gut zu wissen
- Eigenes Login mit E-Mail-Adresse: Ohne E-Mail-Adresse kann eine Therapeutin keinen Termin mit Kundin speichern.
- Termine ohne Terminart: Trägt jemand einen Termin ohne Terminart ein, nimmt OpenBiz die Behandlung aus der letzten Sitzung der Kundin. Bei einer neuen Kundin fragt OpenBiz nach.
- Einladung an die Kundin: Steht eine Kundin mit E-Mail-Adresse im Termin, schickt OpenBiz ihr beim Speichern eine Terminbestätigung, wie bisher.
- Protokoll korrigieren: Ein abgeschlossenes Protokoll kann die Praxisleitung in der Sitzung mit «Zurücksetzen» wieder öffnen, solange es noch nicht verrechnet ist.
- Wie Sitzungen ohne Easy-Modus funktionieren, steht in «08 – Vom Termin zur Sitzung» und «05 – Sitzung protokollieren».