Rechnest du mit Krankenversicherern ab, erstellt OpenBiz aus jeder Therapie-Rechnung den Rückforderungsbeleg nach Tarif 590 im Format generalInvoice 5.0: als PDF zum Ausdrucken, als XML für den elektronischen Versand und mit einem QR-Code-Blatt. Dieser Artikel zeigt die einmalige Einrichtung, die Angaben im Dossier und den Druck.
Welche Angaben ein Rückforderungsbeleg enthalten muss und wie sich Tarif 590 und TARMED unterscheiden, erklärt der Artikel Rückforderungsbeleg: Pflichtangaben bei Tarif 590 und TARMED.
Einmalig: Praxis und Therapeut:innen einrichten
Das erledigt Clixmedia für dich
Die Grundeinstellungen für den Rückforderungsbeleg nehmen wir bei der Einrichtung deines Portals vor: GLN, ZSR-Nummer und UID der Praxis. Selbst erfassen musst du nur die Therapeut:innen, die später dazukommen – mit ihrer eigenen GLN und ZSR-Nummer im jeweiligen Benutzer.
Die Einstellungen findest du unter Einstellungen → Krankenkassenabrechnung. Dort kannst du jederzeit prüfen, was hinterlegt ist. Ganz oben zeigt die Pflichtfelder-Checkliste, ob alles vollständig ist: «Alle Pflichtfelder gepflegt» heisst, die Praxis ist bereit für den Rückforderungsbeleg. Unten legst du unter Standardwerte für neue Patienten fest, womit neue Dossiers vorbelegt werden, zum Beispiel Behandlungsgrund «Krankheit».
Rechnungssteller: die Praxis (richtet Clixmedia ein)
- GLN der Firma – 13-stellig
- ZSR-Nr. der Firma – ein Buchstabe und sechs Ziffern, zum Beispiel A123456
- UID / MWSt-Nr. der Firma – im Format CHE-xxx.xxx.xxx MWST
Dazu braucht die Firma eine vollständige Adresse mit Strasse, PLZ und Ort. Ändert sich eine dieser Angaben, zum Beispiel bei einem Umzug, melde dich bei uns oder passe sie hier an.
Leistungserbringer: jede Therapeutin, jeder Therapeut
Jede Person, die Sitzungen über Tarif 590 abrechnet, braucht ihre eigene GLN und ZSR-Nummer. Kommt eine neue Therapeutin oder ein neuer Therapeut dazu, erfasst du die Angaben selbst:
- Öffne Einstellungen → Benutzer & Unternehmen → Benutzer und wähle die Person aus, oder lege sie mit «Neu» an.
- Trage oben im Formular, gleich unter dem Namen, ein:
- GLN-Nr. (P) – die 13-stellige GLN der Person
- ZSR-Nr. (P) – ein Buchstabe und sechs Ziffern, zum Beispiel D654321
- GLN Standort 2 (L) – nur bei einem separaten Leistungsort wie einer Filiale
- Gib der Person im Reiter Zugriffsrechte die Rolle Therapeut:in (siehe Artikel «01 – Überblick und Begriffe»).
- Prüfe, dass im Kontakt der Person eine vollständige Adresse steht. Ohne Strasse, PLZ und Ort lässt sich kein Beleg erstellen.
Wer ist der Leistungserbringer auf dem Beleg?
OpenBiz nimmt GLN und ZSR vom Benutzer, der auf der Rechnung im Feld «Vertriebsmitarbeiter» steht, nicht von der Person, die druckt. Bei Therapie-Rechnungen ist das die Person, die die erste Sitzung verrechnet hat. Prüfe dieses Feld vor dem Druck, besonders wenn jemand anderes verrechnet hat als die behandelnde Person.
Ein Beleg kennt nur einen Leistungserbringer. Behandeln mehrere Therapeut:innen dieselbe Person, landen deren Sitzungen trotzdem auf derselben laufenden Rechnung. Schliesse die Rechnung in diesem Fall ab, bevor die nächste Therapeutin ihre Sitzungen verrechnet.
Im Dossier: die Abrechnungsangaben
Die Angaben zur Person erfasst du im Dossier, Reiter Grunddaten. Gespeichert werden sie am Kontakt der Person. Dort liest sie der Beleg. Du musst sie also nur einmal im Dossier eintragen.
- Im Block Zuweisung: Kanton, Geburtsdatum und Geschlecht
- Im Block Versicherung: Versicherung, Versichertennummer, VEKA-Nr. und AHV-Nr.
- Im Block Abrechnung (Rückforderungsbeleg): Gesetz, Vergütungsart und Behandlungsgrund
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gesetz | VVG (Zusatzversicherung, der Normalfall bei Komplementärmedizin), KVG, UVG, IVG, MVG oder ORG |
| Vergütungsart | TG = Tiers Garant (Patient:in zahlt und fordert von der Versicherung zurück), TP = Tiers Payant (Versicherung zahlt direkt) |
| Behandlungsgrund | Krankheit, Unfall, Prävention, Schwangerschaft, Geburtsgebrechen oder Unbekannt |
| Geburtsdatum, Geschlecht | Pflicht |
| AHV-Nr. | Seit generalInvoice 5.0 bei allen Gesetzen Pflicht |
| VEKA-Nr. | Nummer der Versichertenkarte |
Kanton nicht vergessen
Der Kanton im Block «Zuweisung» gehört auf den Beleg. Ist er leer, setzt der Beleg ohne Hinweis «ZH» ein. Fülle den Kanton deshalb in jedem Dossier aus.
Bei Unfall (UVG)
Stellst du das Gesetz auf UVG oder den Behandlungsgrund auf Unfall, erscheint der Block «Bei Unfall (UVG)»:
- Unfalldatum – bei UVG Pflicht
- Schadennummer – die Nummer des Unfallversicherers
- Arbeitgeber – erscheint auf dem Beleg als Partner «Arbeitgeber»
Den Beleg erstellen und versenden
Verrechne zuerst die Sitzungen und bestätige die Rechnung (siehe Artikel «06 – Sitzungen verrechnen»).
So geht es im Normalfall: ein Klick auf «E-Mail Tarif590»
Normalerweise schickst du die Rechnung mit einem Klick auf den grünen Knopf «E-Mail Tarif590» per E-Mail an deine Patientin oder deinen Patienten. Dabei passiert automatisch:
- Die E-Mail wird erstellt, mit einem vorbelegten Text. Diesen Text passen wir gerne für dich an.
- OpenBiz erzeugt ein PDF mit Rechnung, QR-Zahlteil und Rückforderungsbeleg und fügt es der E-Mail als Anlage bei.
- Der Versand wird im Verlauf der Rechnung revisionssicher abgelegt, und das PDF ist dort direkt sichtbar.
Du prüfst die E-Mail nur noch kurz und klickst auf «Senden».
Beleg nur drucken
Brauchst du den Beleg auf Papier oder einzeln, klicke in der Rechnung auf das Zahnrad-Symbol neben «Rechnungsentwurf» bzw. der Rechnungsnummer und wähle unter Herunterladen einen der Berichte:
- Rückforderungsbeleg – das ganze Paket: Rechnung mit QR-Zahlteil, Leistungsübersicht, Rückforderungsbeleg und QR-Code-Blatt
- Rückforderungsbeleg (single) – nur der Rückforderungsbeleg
- Rückforderungsbeleg + QR-Code Blatt (5.0) – der Rückforderungsbeleg mit dem Blatt der QR-Codes für die maschinelle Erfassung
- Leistungsübersicht (5.0) – die Kopie für die Patientin oder den Patienten
Wenn der Beleg nicht erstellt wird
Vor dem Erstellen prüft OpenBiz alle Pflichtangaben. Fehlt etwas, erscheint die Meldung «generalInvoiceRequest 5.0 kann noch nicht erzeugt werden» mit einer Liste. Die häufigsten Punkte:
| Meldung | Wo du es behebst |
|---|---|
| Rechnungssteller: GLN, ZSR oder UID fehlt | Einstellungen → Krankenkassenabrechnung, Block Firma |
| Leistungserbringer: GLN oder ZSR des Users fehlt | Beim Benutzer, der auf der Rechnung als Vertriebsmitarbeiter steht |
| Adresse unvollständig | Strasse, PLZ oder Ort ergänzen – bei der Firma, beim Leistungserbringer oder am Kontakt der Patientin bzw. des Patienten |
| Keine QR-Referenz (QRR) | Der QR-Zahlteil braucht eine QR-IBAN auf dem Bankkonto der Praxis und ein Land in der Adresse der Patientin bzw. des Patienten |
| Patient: Geburtsdatum, Geschlecht oder AHV-Nr. fehlt | Dossier, Block «Abrechnung (Rückforderungsbeleg)» |
| Patient (UVG): Falldatum fehlt | Dossier, Block «Bei Unfall (UVG)», Feld Unfalldatum |
Nach der Korrektur druckst du einfach noch einmal. Der Beleg wird bei jedem Druck neu erzeugt.