Nachbestellregeln

Nachbestellregeln

Nachbestellregeln werden verwendet, um die prognostizierten Lagerbestände über einem bestimmten Schwellenwert zu halten, ohne eine bestimmte Obergrenze zu überschreiten. Dies wird erreicht, indem eine Mindestmenge festgelegt wird, die der Bestand nicht unterschreiten darf, und eine Höchstmenge, die der Bestand nicht überschreiten darf.

Nachbestellregeln können für jedes Produkt auf der Grundlage der Route konfiguriert werden, über die es nachbestellt wird. Wenn ein Produkt die Einkaufen-Route verwendet, wird eine Angebotsanfrage erstellt, wenn die Nachbestellregel ausgelöst wird. Wenn ein Produkt die Route Fertigung verwendet, wird stattdessen ein Fertigungsauftrag(FA) erstellt. Dies ist unabhängig von der gewählten Auffüllroute der Fall.

Um zum ersten Mal Nachbestellregeln festzulegen, siehe:

• Einrichtung der Nachbestellregeln

• Auslöser

• Bevorzugte Route

Um die Auffüllung mit erweiteten Funktionen zu verstehen und zu optimieren, lesen Sie folgende Dokumentation:

• Just-in-time-Logik

• Sichtbarkeitstage

• Horizonttage

Einrichtung von Nachbestellregeln

Um automatische und manuelle Nachbestellregeln zu konfigurieren, durchlaufen Sie folgende Schritte:

1. Konfiguration des Produkttyps

2. Auffüllmethode

3. Regel erstellen

Konfiguration des Produkttyps

Damit Sie die Nachbestellregeln für ein Produkt verwenden können, muss es zunächst korrekt konfiguriert sein. Navigieren Sie zunächst zu Lager ‣ Produkte ‣ Produkte, wählen Sie dann ein vorhandenes Produkt aus oder erstellen Sie ein neues, indem Sie auf Neu klicken.

Legen Sie dem Produktformular im Reiter Allgemeine Informationen den Produkttyp als Güter fest und stellen Sie sicher, dass das Kästchen Bestand verfolgen angekreuzt ist. Dies ist notwendig für OpenBiz, um die Lagerbestände des Produkts zu verfolgen und Nachbestellregeln auszulösen.

Auffüllmethode

Legen Sie anschließend die Auffüllmethode fest (z. B. Einkaufen oder Fertigung).

Wenn das Produkt gekauft wird, installieren Sie die App Einkauf und bestätigen Sie, dass das Kontrollkästchen Einkaufen unter dem Produktnamen aktiviert ist. Fügen Sie im Reiter Einkauf mindestens einen Lieferanten zur Lieferantenpreisliste hinzu. OpenBiz verwendet den Lieferanten ganz oben in der Liste, um Angebotsanfragen zu generieren, wenn die Nachbestellregeln ausgelöst werden.

Kreuzen Sie im Reiter Lager im Feld Routen das Kästchen Einkaufen an.

Wenn das Produkt hergestellt wird, installieren Sie die App Fertigung“ und aktivieren Sie im Feld Routen des Reiter Lager das Kontrollkästchen Fertigung.

Als Nächstes stellen Sie sicher, dass mindestens eine Stückliste in der intelligenten Schaltfläche Stückliste oben im Produktformular angezeigt wird. Dies ist notwendig, da OpenBiz nur Fertigungsaufträge für Produkte mit einer Stückliste erstellt.

Wenn für das Produkt noch keine Stückliste existiert, klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Stückliste und klicken dann auf Neu, um eine neue Stückliste zu konfigurieren.

Eine neue Nachbestellregel erstellen

Um eine neue Nachbestellregel zu erstellen, navigieren Sie zur Lagerapp ‣ Vorgänge ‣ Auffüllung, klicken Sie dann auf Neu und füllen Sie die folgenden Felder für das Artikel der neuen Nachbestellregelzeile aus:

• Produkt: Das Produkt, das durch die Regel aufgefüllt wird.

• Lagerort: Der Standort, an dem das Produkt gelagert wird.

• Min.: Die Mindestmenge, die prognostiziert werden kann, ohne dass die Regel ausgelöst wird. Wenn der prognostizierte Bestand unter diese Zahl fällt, wird ein Nachbestellauftrag für das Produkt erstellt.

• Max.: Die maximale Menge, bis zu der der Bestand wieder aufgefüllt wird.

• Multiple Quantity: Ensures products are replenished in fixed multiples, rounding the ordered quantity up to the nearest multiple that remains below or equal to the Max quantity.

  For example, if Multiple Quantity is set to 3, OpenBiz orders in multiples of three (3, 6, 9, …). If the Max is 20 and the forecasted quantity is 7, the required quantity is 13. Because 13 is not a multiple of three, OpenBiz rounds down and orders 12.

Für die fortgeschrittene Verwendung lernen Sie die folgenden Felder für Nachbestellregeln kennen:

• Auslöser

• Bevorzugte Route

• Lieferant

• Stückliste

• Beschaffungsgruppe

• Sichtbarkeitstage

Nachbestellregel 0/0/1

Die Nachbestellregel 0/0/1 ist eine spezielle Regel, die dazu dient, ein Produkt, das nicht vorrätig ist, jedes Mal aufzufüllen, wenn ein Verkaufsauftrag für dieses Produkt bestätigt wird.

Um eine Nachbestellregel 0/0/1 zu erstellen, navigieren Sie zu Lager ‣ Produkte ‣ Produkte, und wählen Sie ein Produkt aus.

Klicken Sie oben auf der Produktseite auf die intelligente Schaltfläche Nachbestellregeln, um die Seite Nachbestellregeln für das Produkt zu öffnen. Klicken Sie auf der sich öffnenden Seite auf Neu, um mit der Konfiguration einer neuen Nachbestellregel zu beginnen.

Wählen Sie im Feld Lagerort der neuen Nachbestellregel den Ort aus, an dem die nachbestellten Produkte gelagert werden sollen. Standardmäßig ist dieser Ort auf WH/Stock eingestellt.

Wählen Sie im Feld Route die Route aus, die die Regel zum Auffüllen des Artikels verwenden soll. Wenn das Produkt zum Beispiel bei einem Lieferanten gekauft werden soll, wählen Sie die Route Einkaufen.

In den Feldern Min. und Max. lassen Sie die Werte auf 0.00 stehen. Geben Sie in das Feld Zu bestellen einen Wert von 1.00 ein.

Wenn die Nachbestellregel mit diesen Werten konfiguriert ist, wird jedes Mal, wenn die prognostizierte Menge des Produkts durch einen Verkaufsauftrag unter die Min. von 0.00 fällt, die ausgewählte Route verwendet, um das Produkt in Schritten von einer Einheit wieder bis zur Max. von 0.00 aufzufüllen.

Auslöser

Der Auslöser einer Nachbestellregel kann auf automatisch oder manuell eingestellt werden. Beide funktionieren auf die gleiche Weise, der Unterschied zwischen den beiden Arten von Nachbestellregeln besteht jedoch darin, wie die Regel gestartet wird:

• Automatisch: Eine Bestellung oder ein Fertigungsauftrag wird automatisch erstellt, wenn der prognostizierte Bestand unter die Mindestmenge der Nachbestellregel fällt. Standardmäßig ist der Auslöser Automatisch ausgewählt.

• Manuell: Der Auffüllbericht listet alle Produkt auf, die aufgefüllt werden müssen, zeigt den aktuellen und prognostizierten Bestand, die Vorlaufzeiten und Ankunftsdaten. Benutzer können Prognosen vor Klick auf Bestellen einsehen.

Um das Feld Auslöser zu aktivieren, gehen Sie zu Lager ‣ Vorgänge ‣ Auffüllung. Klicken Sie dann auf das |anpassen| ganz rechts neben den Spaltentiteln und kreuzen Sie das Kästchen Auslöser an.

Wählen Sie in der Spalte Auslöser die Option Auto oder Manuell. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Nachbestellregeln.

Auto

Automatische Nachbestellregeln, die Sie aktivieren, indem Sie das Feld Auslöser der Nachbestellregel auf Automatisch setzen, erzeugen Bestellungen oder Fertigungsaufträge, wenn:

1. der Planer läuft und die prognostizierte Menge unter dem Minimum liegt oder

2. Ein Verkaufsauftrag wird bestätigt und die prognostizierte Menge des Produkts unter das Minimum sinkt.

Wenn Sie die Route Einkaufen wählen, wird eine Angebotsanfrage erstellt. Um Angebotsanfragen anzuzeigen und zu verwalten, navigieren Sie zu Einkauf ‣ Aufträge ‣ Angebotsanfragen.

Wenn die Route Fertigung gewählt wird, wird ein Fertigungsauftrag erzeugt. Um Fertigungsaufträge anzuzeigen und zu verwalten, navigieren Sie zu Fertigung ‣ Vorgänge ‣ Fertigungsaufträge.

Wenn keine Route ausgewählt ist, wählt OpenBiz die Route, die im Reiter Lager des Produktformulars angegeben ist.

Beispiel

Das Produkt Bürolampe hat eine automatische Nachbestellregel, die ausgelöst wird, wenn die prognostizierte Menge unter die Min. Menge von 5,00 fällt. Da die aktuelle Prognose bei 55,00 liegt, wird die Nachbestellregel nicht ausgelöst.

Manuell

Manuelle Nachbestellregeln, die Sie konfigurieren, indem Sie das Feld Auslöser der Nachbestellregel auf Manuell setzen, listen ein Produkt auf dem Auffüllungsdashboard auf, wenn die prognostizierte Menge unter ein bestimmtes Minimum fällt. Produkte auf diesem Dashboard werden als Bedarf bezeichnet, da sie zur Erfüllung anstehender Verkaufsaufträge benötigt werden, die prognostizierte Menge jedoch nicht ausreicht.

Das Auffüllungsdashboard, auf das Sie über Lager ‣ Vorgänge ‣ Auffüllung zugreifen können, berücksichtigt Auftragsfristen, prognostizierte Lagerbestände und Vorlaufzeiten. Dank des Filters Nachzubestellen zeigt es nur den Bedarf an, wenn es an der Zeit ist, Artikel nachzubestellen.

Wenn ein Produkt auf dem Affüllungsdashboard erscheint, wird durch Klicken auf die Schaltfläche Bestellen der Bestellung oder des Fertigungsauftrags mit den angegebenen Beträgen Zu bestellen generiert.

Route

OpenBiz ermöglicht die Auswahl mehrerer Routen als Auffüllmethoden im Reiter Lager in jedem Produktformular. So ist es beispielsweise möglich, sowohl Einkaufen als auch Fertigung auszuwählen und damit anzugeben, dass das Produkt eingekauft oder gefertigt werden kann.

OpenBiz ermöglicht es Benutzern auch, eine bevorzugte Route für die Nachbestellregel eines Produkts festzulegen. Dies ist die Auffüllmethode (z. B. Einkaufen oder Fertigung), die standardmäßig für die Regel verwendet wird, wenn mehrere verfügbar sind.

Um eine bevorzugte Route festzulegen, navigieren Sie zunächst zu Lager ‣ Vorgänge ‣ Auffüllung.

Standardmäßig ist die Spalte Route ausgeblendet. Um sie anzuzeigen, wählen Sie das Symbol |anpassen| ganz rechts neben den Spaltenüberschriften aus und aktivieren Sie Route im daraufhin angezeigten Drop-down-Menü.

Klicken Sie innerhalb der Spalte auf die Zeile einer Nachbestellregel und ein Drop-down-Menü zeigt alle verfügbaren Routen für diese Regel an. Wählen Sie eine aus, um sie als bevorzugte Route festzulegen.

Erweiterte Anwendungen

Durch die Verknüpfung von Routen mit einem der folgenden Felder im Auffüllbericht werden erweiterte Konfigurationen von Nachbestellregeln freigeschaltet. Beachten Sie Folgendes:

• Lieferant: Wenn die ausgewählte Route Einkaufen ist, wird durch das Festlegen des Feldes Lieferant auf einen der mehreren Lieferanten auf der Lieferantenpreisliste OpenBiz mitgeteilt, dass der Lieferant automatisch in Angebotsanfragen eingetragen wird, wenn eine Nachbestellregel die Erstellung einer Bestellung auslöst.

• Stückliste: Wenn die Route auf Fertigung gesetzt ist und mehrere Stücklisten verwendet werden, wird die gewünschte Stückliste im Auffüllbericht angegeben und es werden Entwürfe für Fertigungsaufträge mit dieser Stückliste erstellt.

• Beschaffungsgruppe: Dies ist eine Möglichkeit, zusammengehörige Bestellungen oder Fertigungsaufträge zu gruppieren, die mit der Erfüllung einer bestimmten Nachfrage verbunden sind, wie z. B. ein Verkaufsauftrag oder ein Projekt. Sie hilft bei der Organisation und Nachverfolgung, welche Aufträge mit einer bestimmten Nachfrage verbunden sind.

  Bemerkung

  Beschaffungsgruppen verknüpfen Auffüllmethoden mit der Nachfrage, sodass intelligente Schaltflächen erscheinen, ähnlich wie intetlligente Schaltflächen bei der Route „Auftragsfertigung“ angezeigt werden.

  

  Im Kontext von Nachbestellregeln:

  • Nachbestellregeln weisen nicht automatisch eine Beschaffungsgruppe zu, weshalb es im Gegensatz zur Route Auftragsfertigung keine intelligenten Schaltflächen gibt, die Verkaufsaufträge mit Bestellungen verknüpfen.

  • Um intelligente Schaltflächen für Produkte zu aktivieren, die durch Nachbestellregeln (nicht Auftragsfertigung) mit bestimmten Mengen, die mit bestimmten Anforderungen (z. B. Verkaufsaufträgen) verknüpft sind, aufgefüllt werden, weisen Sie eine Beschaffungsgruppe zu.

  • Ohne eine Beschaffungsgruppe kann der Bedarf für dasselbe Produkt in einer einzigen Anfrage zusammengefasst werden, selbst wenn die Nachbestellregel für diesen Bedarf mehrfach ausgeführt wird. Dies ermöglicht eine effizientere Beschaffung, indem der Bedarf in weniger Bestellungen zusammengefasst werden.

  Durch die Auswahl einer Beschaffungsgruppe im Feld Beschaffungsgruppe im Auffüllbericht wird sichergestellt, dass alle verknüpften Aufträge auf der Grundlage der festgelegten Route unter derselben Nachfrage zusammengefasst werden.

  Exercise

  Wie können Sie die Felder Beschaffungsgruppe, Lieferant und Route im Auffüllbericht so einstellen, dass eine einzige Angebotsanfrage für fünf verschiedene Produkte im Verkaufsauftrag VA35 generiert wird, wenn sie denselben Lieferanten, Azure Interior, haben und sichergestellt ist, dass andere Nachfragen für diese Produkte separat bearbeitet werden?

  Notiz

  View the answer

  1. Setzen Sie die Beschaffungsgruppe auf VA35, in der Nachbestellregel für alle fünf Produkte. Dadurch wird der Bedarf für VA35 in derselben Angebotsanfrage oder denselben Fertigungsauftrag zusammengefasst.

  2. Setzen Sie den Lieferant auf Azure Interior, um sicherzustellen, dass die Angebotsanfrage für denselben Lieferanten erstellt wird.

  3. Setzen Sie die Route auf Einkaufen, um eine Angebotsanfrage zu generieren.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellen, um eine einzelne Angebotsanfrage für die fünf Produkte zu erstellen, die mit VA35 verknüpft sind.

  Nachdem Sie die Bestellung aufgegeben haben, entfernen Sie VA35 aus dem Feld Beschaffungsgruppe der Nachbestellregeln der fünf Produkte. Dadurch wird sichergestellt, dass zukünftige Nachfragen für diese Produkte separat verwaltet und verschiedenen Angebotsanfragen zugewiesen werden (das übliche Verhalten).

Just-in-time-Logik

Die Just-in-time-Logik in OpenBiz minimiert Lagerkosten, indem Bestellungen genau zum richtigen Zeitpunkt aufgegeben werden. Dies wird durch das prognostizierte Datum erreicht, das bestimmt, wann eine Auffüllung notwendig ist, um einen Überbestand zu vermeiden.

Das prognostizierte Datum ist das frühestmögliche Datum, an dem ein Produkt bei sofortigem Beginn des Auffüllprozesses geliefert werden kann. Es wird durch die Addition der mit dem Auffüllprozess verbundenen Vorlaufzeiten berechnet, wie z. B. Vorlaufzeit der Lieferanten und Einkaufsverzögerungen für Einkäufe oder Fertigungsdurchlaufzeiten für die Produktion. Sowohl automatische als auch manuelle Nachbestellregeln funktionieren auf diese Weise.

Wichtige Überlegungen:

• Wenn Ihnen das zu riskant erscheint, sollten Sie eine Pufferzeit einplanen oder die Vorlaufzeiten anpassen, um flexibler zu sein.

• Während Vorlaufzeiten und Just-in-Time-Logik zusätzliche Kontrolle bieten, funktionieren Nachbestellregeln auch ohne sie einwandfrei. Wenn Liefertermine für Verkaufsaufträge als ihr Erstellungsdatum beibehalten werden, wird sichergestellt, dass Einkäufe bei Bedarf sofort ausgelöst werden.

Prognostiziertes Datum und zu bestellende Menge

Das prognostizierte Datum ist das früheste Empfangsdatum für ein Produkt, wenn es sofort bestellt wird. Sie wird berechnet, indem die Vorlaufzeiten, die mit dem Auffüllprozess des Produkts verbunden sind, addiert werden. Die Summe dieser Vorlaufzeiten, die zum aktuellen Datum addiert wird, bestimmt, wann OpenBiz den angeforderten Bestand überprüft.

Um das prognostizierte Datum anzuzeigen, gehen Sie zum Auffüllbericht und klicken Sie auf das Symbol (Info) für die gewünschte Nachbestellregel. Im Pop-up-Fenster Auffüllinformationen werden das prognostizierte Datum und verschiedene Vorlaufzeiten angezeigt.

Beispiel

Es wird eine manuelle Nachbestellregel ohne minimale oder maximale Mengen eingerichtet.

• Die Vorlaufzeit für Lieferanten beträgt 4 Tage, die Vorlaufzeit für die Sicherheitsvorlaufzeit des Einkaufs beträgt 1 Tag und die Tage bis zum Einkauf betragen 2 Tage.

• Heute ist der 26. November.

• Diese summieren sich auf 7 Tage, sodass der voraussichtliche Termin der 3. Dezember ist.

Ein bestätigter Verkaufsauftrag für 5 Einheiten hat ein Lieferdatum am 3. Dezember (7 Tage ab heute). Dieser Bedarf wird heute im Auffüllbericht im Feld Zu bestellen angezeigt.

Wenn der Liefertermin jedoch nach dem 3. Dezember liegt, erscheint er noch nicht im Bericht. OpenBiz zeigt nur die aufzufüllenden Mengen an, wenn sie in das Fenster für das prognostizierte Datum fallen, um sicherzustellen, dass Bestellungen genau zum richtigen Zeitpunkt aufgegeben werden.

Die Just-in-Time-Logik stellt sicher, dass nur dann nachgefüllt wird, wenn es für den prognostizierten Bedarf erforderlich ist, und hilft so, Überbestände zu vermeiden.

Zum Beispiel:

• Wenn die prognostizierte Menge am prognostizierten Datum unter das Minimum fällt, muss sofort mit der Auffüllung begonnen werden, um Engpässe zu vermeiden.

• Wenn die Menge nach dem prognostizierten Datum unter das Minimum fällt, kann die Auffüllung warten.

Die zu bestellende Menge ist der Gesamtbedarf zum prognostizierten Datum.

Durch die zeitliche Abstimmung von Bestellungen auf der Grundlage der kombinierten Vorlaufzeiten optimiert OpenBiz die Lagerbestände, hält den Lagerbestand minimal und stellt gleichzeitig sicher, dass der zukünftige Bedarf zum letztmöglichen Zeitpunkt bestellt werden – strategische Aufschiebung ohne Stress!

Häufige Verwirrung bei prognostizierte Mengen

Verkaufsaufträge, die nach dem Prognostizierten Datum fällig sind, werden in den Prognose-Mengen der Nachbestellregel nicht berücksichtigt.

Sie werden jedoch im Prognosebericht berücksichtigt, der durch Klicken auf das Symbol (Grafik) im Auffüllbericht geöffnet wird, da dieser die langfristig prognostizierte Menge darstellt.

Beispiel

Sichtbarkeitstage

Sichtbarkeitstage ermöglichen es zu bestimmen, ob zusätzliche Mengen zur geplanten Auffüllung hinzugefügt werden sollten. OpenBiz überprüft, ob der prognostizierte Bestand zum prognostizierten Datum unter das Minimum in der Nachbestellregel fällt. Nur wenn es Zeit für eine Nachbestellung ist, überprüfen Sichtbarkeitstage den zusätzlichen zukünftigen Bedarf um die angegebene Anzahl von Tagen.

Diese Funktion hilft bei der Konsolidierung von Bestellungen, indem sie den unmittelbaren und den in naher Zukunft liegenden Bedarf zusammenfasst, wodurch die Transportkosten gesenkt werden und bei größeren Bestellungen Rabatte von Lieferanten gewährt werden können.

Um Sichtbarkeitstage festzulegen, um Bestellungen für eine bestimmte Anzahl von Tagen in der Zukunft zu berücksichtigen, navigieren Sie zu:menuselection:Lager --> Vorgänge --> Auffüllung oder klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Nachbestellregeln im Produktformular.

Aktivieren Sie als Nächstes das Feld Sichtbarkeitstage, indem Sie ganz rechts auf |anpassen| klicken und die Funktion aus dem Drop-down-Menü auswählen. Geben Sie dann die gewünschten Sichtbarkeitstage ein.

Beispiel: Sichtbarkeitstage werden ausgelöst

Ein aus Asien versandtes Produkt hat eine kombinierte Lieferantenvorlaufzeit von 30 Tagen und Versandkosten in Höhe von 100 € (einschließlich Einlagerungskosten und Zölle).

• November 4: Current date. The forecasted date is December 4 (30 days later).

• Verkaufsauftrag 1: Benötigt das Produkt bis zum 4. Dezember. OpenBiz gibt die Bestellung heute auf und zahlt 100 €.

• Verkaufsauftrag 2: Benötigt das Produkt bis zum 19. Dezember. Normalerweise würde OpenBiz am 19. November bestellen, was zusätzliche 100 € kosten würde.

• Verkaufsauftrag 3: Benötigt das Produkt bis zum 25. Dezember. Normalerweise würde OpenBiz am 25. November bestellen, was zusätzliche 100 € kosten würde.

Die Versandkosten für diese separaten Bestellungen belaufen sich auf insgesamt 300 €.

Wenn Sie Sichtbarkeitstage auf 20,00 setzen, kann OpenBiz 20 Tage vom 4. Dezember (prognostiziertes Datum von Verkaufsauftrag 1) bis zum 24. Dezember „vorausschauen“.

• Es fasst die Bestellung von Verkaufsauftrag 2 mit Verkaufsauftrag 1 zusammen und reduziert so die Versandkosten durch die Konsolidierung von Bestellungen.

• Verkaufsauftrag 3, der am 25. Dezember fällig ist, ist einen Tag zu spät und wird nicht mit den beiden anderen Aufträgen zusammengefasst.

Gegenbeispiel: Sichtbarkeitstage werden nicht ausgelöst

Wenn im obigen Beispiel Verkaufsauftrag 1 nicht existiert, dann:

• 4. November: Aktuelles Datum. Das prognostizierte Datum ist der 4. Dezember (30 Tage später).

• 5. November: Das prognostizierte Datum ist der 5. Dezember.

• Verkaufsauftrag 2: Benötigt das Produkt bis zum 19. Dezember. OpenBiz löst die Bestellung erst am 19. November aus, sodass der Benutzer erst dann eine Benachrichtigung über die Auffüllung erhält.

Dies zeigt, dass Sichtbarkeitstage die Just-in-Time-Logik ergänzen, indem sie sie optimieren, um die Auffüllkosten effektiver auszugleichen.

Horizonttage

Die Horizonttage legen fest, wie viele Tage im Voraus OpenBiz überprüft, ob die prognostizierte Menge unter den Mindestbestand der Nachbestellregel fällt. Diese Funktion soll Benutzern dabei helfen, die Auffüllung im Voraus zu planen, indem das prognostizierte Datum erhöht wird.

Da Horizonttage nur für manuelle Nachbestellregeln vorgesehen sind, finden Sie weitere Informationen zu dieser Funktion im Artikel zum Auffüllbericht.