CRM Automatisierung mit OpenBiz
Automatisierung Sie alles mit Automatisierungsregeln.
Senden Sie eine E-Mail, wenn sich der Status eines Objekts ändert, archivieren Sie Datensätze nach einem Monat der Inaktivität oder erinnern Sie sich daran, Aufgaben zu verfolgen, wenn ein bestimmtes Stichwort hinzugefügt wird.
Mit Automatisierungsregeln können Sie jeden Arbeitsablauf automatisieren!
Die meisten Verkaufschancen gehen nicht verloren, weil das Angebot zu teuer war oder das Produkt nicht passte. Sie gehen verloren, weil niemand rechtzeitig nachgefasst hat. Eine Anfrage bleibt zwei Tage liegen, eine Offerte wird nie nachgehakt, ein Lead landet im falschen Postfach. Im Tagesgeschäft eines KMU ist das keine Nachlässigkeit, sondern schlicht eine Frage der Kapazität: Wer verkauft, betreut und liefert gleichzeitig, kann nicht jeden Status manuell im Blick behalten.
Genau hier setzen die Automatisierungsregeln in OpenBiz an. Sie übernehmen die wiederkehrenden Handgriffe im CRM, die eigentlich immer gleich ablaufen – zuverlässig, nachvollziehbar und ohne dass jemand daran denken muss.
Das Prinzip: Wenn … dann …
Eine Automatisierungsregel folgt einem einfachen Gedanken. Sie definieren einen Auslöser – ein Ereignis, auf das OpenBiz reagieren soll – und eine oder mehrere Aktionen, die daraufhin automatisch ausgeführt werden.
Ein typisches Beispiel aus dem Verkauf:
Wenn eine Aufgabe in den Status «In Bearbeitung» wechselt, dann sende eine E-Mail an den Kunden, füge die zuständige Mitarbeiterin als Follower hinzu und lege eine Folgeaktivität «Nachfassen» an.
Was im Alltag drei einzelne, leicht vergessene Schritte sind, wird zu einem einzigen Vorgang, der im Moment des Statuswechsels passiert. Der Kunde erhält seine Bestätigung sofort, die Verantwortlichkeit ist geklärt, und die Wiedervorlage steht im Kalender, bevor jemand sie hätte vergessen können.
Konkrete Anwendungen im CRM
Automatisierungsregeln entfalten ihren Nutzen weniger im spektakulären Einzelfall als in der Summe der vielen kleinen Routinen. Einige Szenarien, die sich in Schweizer KMU bewähren:
Lead-Verteilung. Neue Anfragen über das Webformular werden anhand von Region, Sprache oder Produktinteresse automatisch der richtigen Person im Verkaufsteam zugewiesen. Kein zentrales Postfach, das morgens sortiert werden muss.
Reaktivierung schlafender Kontakte. Bleibt eine Verkaufschance über einen definierten Zeitraum unverändert, erzeugt OpenBiz eine Erinnerung oder verschiebt sie in eine Wiedervorlage. So bleibt keine Pipeline-Position dauerhaft liegen, ohne dass jemand entscheidet, was damit geschieht.
Automatische Kommunikation an Meilensteinen. Wechselt eine Opportunity in die Phase «Angebot versendet», geht automatisch eine Eingangsbestätigung an den Kunden – mit der passenden Vorlage, im richtigen Corporate Design.
Aufräumen im Hintergrund. Datensätze ohne Aktivität lassen sich nach einer festgelegten Frist automatisch archivieren. Die Pipeline bleibt übersichtlich und zeigt, woran das Team tatsächlich arbeitet.
Eskalation bei Fristen. Reagiert niemand innerhalb der vereinbarten Zeit auf eine Anfrage, informiert eine Regel die Teamleitung. Service-Versprechen werden so nicht nur formuliert, sondern auch eingehalten.
Ohne Programmierung, aber mit System
Der entscheidende Punkt: Diese Regeln entstehen nicht im Code, sondern in einer Konfigurationsoberfläche. Auslöser, Bedingungen und Aktionen werden ausgewählt, nicht entwickelt. Wer seine eigenen Abläufe kennt, kann sie auch abbilden – ohne IT-Projekt und ohne externe Dienstleister für jede Anpassung.
Das verändert die Logik der Einführung. Sie automatisieren nicht einen abstrakten «Best-Practice-Prozess», sondern genau die Abläufe, die in Ihrem Unternehmen ohnehin schon existieren. Eine Regel lässt sich anlegen, beobachten und wieder anpassen, wenn sich herausstellt, dass die Realität anders aussieht als gedacht. Automatisierung wird damit zu etwas, das mitwächst, statt zu einem starren Korsett.
Automatisierung mit Datenhoheit
Wer Verkaufsprozesse automatisiert, gibt einem System weitreichenden Zugriff auf seine wertvollsten Daten: Kundenbeziehungen, Pipeline, Kommunikationshistorie. Bei OpenBiz bleiben diese Daten in der Schweiz und unter Ihrer Kontrolle. Die Plattform wird Schweizer-gehostet betrieben und ist auf die Anforderungen des Datenschutzgesetzes (DSG) wie auch der DSGVO ausgelegt.
Das ist kein nachträglich angefügtes Argument, sondern eine grundsätzliche Frage: Eine Automatisierung, die im Hintergrund E-Mails verschickt, Kontakte zuordnet und Aktivitäten erzeugt, sollte dort laufen, wo Sie wissen, wem die Infrastruktur gehört und welchem Recht sie untersteht. Effizienz und Datenhoheit schliessen sich nicht aus – sie gehören zusammen.
Klein anfangen
Der pragmatischste Einstieg besteht nicht darin, alles auf einmal zu automatisieren. Wählen Sie eine einzige wiederkehrende Tätigkeit, die heute regelmässig vergessen wird oder unnötig Zeit kostet – etwa die Bestätigung neuer Anfragen oder die Wiedervorlage offener Offerten. Bilden Sie diesen einen Ablauf als Regel ab, beobachten Sie ihn ein paar Wochen, und bauen Sie von dort aus weiter.
Aus einer Handvoll solcher Regeln entsteht mit der Zeit ein CRM, das einen Teil der Arbeit selbst erledigt – und Ihrem Team den Kopf für das freihält, was sich nicht automatisieren lässt: das Gespräch mit dem Kunden.
Möchten Sie sehen, wie sich Ihre konkreten Verkaufsabläufe in OpenBiz abbilden lassen? Reservieren Sie eine Demo – wir zeigen es Ihnen an Ihren eigenen Prozessen.
