Bestandsaufnahmen

Bestandsaufnahmen

In jedem Lagerverwaltungssystem stimmen die in der Datenbank erfassten Bestandszahlen möglicherweise nicht immer mit den tatsächlichen Bestandszahlen im Lager überein. Die Diskrepanz zwischen den Zählungen kann auf Diebstahl, Beschädigungen, menschliche Fehler oder andere Faktoren zurückzuführen sein. Daher müssen Bestandsaufnahmen vorgenommen werden, um die Unterschiede auszugleichen und sicherzustellen, dass die in der Datenbank erfassten Zählungen mit den tatsächlichen Zählungen im Lager übereinstimmen.

Seite der Bestandsaufnahmen

Um die Seite :guilabel:` Bestandaufnahmen` anzuzeigen, navigieren Sie zu Lager ‣ Vorgänge ‣ Bestandsaufnahme.

Die Seite Bestandsaufnahmen listet alle Produkte auf, die sich derzeit im Lager befinden.

Für jede Produktzeile werden die folgenden Informationen aufgeführt:

• Lagerort: der spezifische Lagerort im Lager, an dem ein Produkt gelagert wird. Diese Spalte ist nur sichtbar, wenn Lagerorte aktiviert sind.

• Favorit: identifiziert Produkte, die als Favoriten markiert wurden.

• Produkt: das Produkt, dessen Menge in der Bestandsaufnahmenzeile aufgeführt ist.

• Los-/Seriennummer: die Kennung für die Rückverfolgung, die dem aufgeführten Produkt zugewiesen wurde. Sie kann Buchstaben, Zahlen oder eine Kombination aus beidem enthalten.

• Ablaufdatum: das Datum, an dem die Gültigkeit der Waren mit dieser Seriennummer abläuft.

• Datum der letzten Zählung: wann die Menge zuletzt aktualisiert wurde.

• Paket: das Paket, das das Produkt enthält.

• Vorrätige Menge: die Menge des Produkts, die derzeit in der Datenbank gespeichert ist.

• Einheit: die Maßeinheit, in der das Produkt gemessen wird. Sofern nicht anders angegeben (z. B. in Pfund oder Unzen), ist die Standardangabe ME Einheit(en).

• Gezählte Menge: die bei einer Inventurzählung tatsächlich gezählte Menge. Dieses Feld ist standardmäßig leer, kann aber geändert werden, je nachdem, ob es mit der vorrätigen Menge übereinstimmt oder nicht.

• Differenz: die Differenz zwischen der vorrätigen Menge und der gezählten Menge, sobald eine Bestandsaufnahme vorgenommen wurde. Die Differenz wird automatisch nach jeder Bestandsaufnahme berechnet.

• Geplantes Datum: das Datum, an dem eine Zählung durchgeführt werden soll. Wenn nicht anders angegeben, ist dieses Datum standardmäßig der 31. Dezember des laufenden Jahres.

• Benutzer: die Person, die in der Datenbank für die Zählung zuständig ist. Dies kann entweder die Person sein, die das Inventar physisch zählt, oder die die Zählung in der Datenbank vornimmt.

Eine Bestandsaufnahme erstellen

Um eine neue Bestandsaufnahme auf der Seite Bestandsaufnahmen zu erstellen, klicken Sie auf Neu. Dadurch wird unten auf der Seite eine neue, leere Zeile für die Bestandsaufnahme erstellt.

Tipp

Die Bestandsaufnahme kann auch aus dem Prognosebericht für einen einzelnen Produktdatensatz erstellt werden. Um den Bericht zu öffnen, navigieren Sie zu einem Produktdatensatz und klicken Sie auf die Schaltfläche Prognostiziert. Klicken Sie dann oben auf der Seite auf Menge aktualisieren und dann auf Neu.

Klicken Sie in dieser leeren Zeile der Bestandsaufnahme auf das Drop-down-Menü unter der Spalte Produkt, und wählen Sie ein Produkt aus. Wenn das ausgewählte Produkt mit Hilfe von Los- oder Seriennummern verfolgt wird, muss die gewünschte Los- oder Seriennummer auch aus dem Drop-down-Menü unter der Spalte Los-/Seriennummer ausgewählt werden.

Als Nächstes setzen Sie den Wert in der Spalte Gezählte Menge auf die Menge, die für dieses Produkt während der Bestandsaufnahme gezählt wurde.

Rechts neben der Spalte Gezählte Menge können auch die Felder Geplantes Datum und Benutzer über die jeweiligen Drop-down-Menüs geändert werden. Durch Ändern des geplanten Datums wird das Datum geändert, an dem die Bestandsaufnahme verarbeitet werden soll, und durch Auswahl eines verantwortlichen Benutzers wird der spezifischen Bestandsaufnahme ein Benutzer zugewiesen (zum Zwecke der Rückverfolgbarkeit).

Wenn Sie alle Änderungen in der Zeile der neuen Bestandsaufnahme vorgenommen haben, klicken Sie irgendwo außerhalb der Zeile. Auf diese Weise wird die Bestandsaufnahme gespeichert und die Zeile an den Anfang der Seite verschoben.

Wenn die Gezählte Menge größer ist als die Vorrätige Menge, ist der Wert in der Spalte Differenz grün. Wenn die Gezählte Menge kleiner ist als die Vorrätige Menge, ist der Wert in der Spalte Differenz rot. Wenn die Mengen übereinstimmen und nicht geändert wurden, erscheint kein Wert in der Spalte Differenz.

In diesem Stadium wird die Zählung (Bestandsaufnahme) zwar erfasst, aber noch nicht angewendet. Das bedeutet, dass die vorrätige Menge vor der Bestandsaufnahme noch nicht aktualisiert wurde, um der neuen, tatsächlichen Zählmenge zu entsprechen.

Gezählte Menge übernehmen

Die Bestandsaufnahme kann auf unterschiedliche Arten erfolgen. Die erste Möglichkeit besteht darin, auf die Schaltfläche Anwenden in der Zeile ganz rechts auf der Seite zu klicken. Die zweite Möglichkeit besteht darin, das Kontrollkästchen ganz links in der Zeile anzuklicken. Dadurch werden oben auf der Seite neue Schaltflächenoptionen angezeigt, von denen eine die Schaltfläche Anwenden ist. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster mit dem Titel Bestandsaufnahme.

In diesem Pop-up-Menü kann der Bestandsaufnahme eine Referenz oder ein Grund zugewiesen werden. Standardmäßig ist das Feld Grund der Bestandsaufnahme mit dem heutigen Datum vorbelegt, an dem die Bestandsaufnahme vorgenommen wird, kann aber geändert werden, um eine beliebige Referenz oder einen beliebigen Grund anzugeben.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Anwenden, um die Bestandsaufnahme anzuwenden.

Produkte umlagern

Die Bestandsaufnahme kann auch verwendet werden, um Produkte an andere Lagerorte oder in andere Pakete zu verlagern. Um ein Produkt zu verlagern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen ganz links in der Zeile für das gewünschte Produkt. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Umlagern. Dadurch wird ein Pop-up-Fenster geöffnet.

Geben Sie im daraufhin angezeigten Pop-up-Fenster die folgenden Informationen ein:

• Zum Lagerort: der neue Lagerort für die Produkte.

• In Paket: das neue Paket für die Produkte.

• Grund für Umlagerung: der Grund für den Transfer.

Auf Null setzen

Bestandsaufnahmen können auch dazu verwendet werden, Bestandszählungen zu löschen, indem die Menge auf Null gesetzt wird. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen ganz links in der Zeile für das gewünschte Produkt. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Aktionen, um ein Drop-down-Menü zu öffnen. Klicken Sie auf Auf 0 setzen. Wenden Sie anschließend die gezählte Menge an.

Produkte zählen

Das Zählen von Produkten ist eine wiederkehrende Tätigkeit in einem Lagerhaus. Gehen Sie nach Abschluss einer Zählung zu Lager ‣ Vorgänge ‣ Bestandsaufnahme, um die Spalte Gezählte Menge für jede Produktzeile zu aktualisieren.

Prüfen Sie in jeder Produktzeile, ob der in der Datenbank erfasste Wert in der Spalte Vorrätige Menge mit dem neu gezählten Wert übereinstimmt. Wenn der erfasste Wert und der gezählte Wert übereinstimmen, klicken Sie auf das Symbol Festlegen(Zielsymbol) ganz rechts in der Produktzeile.

Dabei wird der Wert aus der Spalte Vorrätige Menge in die Spalte Gezählte Menge kopiert und der Wert der Spalte Differenz auf 0,00 gesetzt. Anschließend wird in der Bestandsaufnahmehistorie des Produkts eine Lagerbuchung mit der Erledigten Menge mit dem Wert 0,00 aufgezeichnet.

Wenn der neu gezählte Wert für ein bestimmtes Produkt nicht mit dem Wert in der Vorrätigen Menge in der Datenbank übereinstimmt, klicken Sie nicht auf das Symbol Festlegen, sondern tragen Sie den tatsächlichen Wert in das Feld in der Spalte Gezählte Menge ein.

Klicken Sie dazu auf das Feld in der Spalte Gezählte Menge in der Zeile der bestimmten Bestandsaufnahme für das Produkt, dessen Zählung geändert werden soll. Dadurch wird automatisch eine Gezählte Menge von 0,00 zugewiesen.

Um diesen Wert zu ändern, geben Sie einen neuen Wert ein, der dem tatsächlichen, neu gezählten Wert entspricht. Klicken Sie dann irgendwo außerhalb der Zeile. Auf diese Weise wird die Bestandsaufnahme gespeichert und der Wert in der Spalte Differenz automatisch angepasst.

Wenn die Gezählte Menge größer ist als die Vorrätige Menge, ist der Wert in der Spalte Differenz grün. Wenn die Gezählte Menge kleiner ist als die Vorrätige Menge, ist der Wert in der Spalte Differenz rot. Wenn die Mengen übereinstimmen und nicht geändert wurden, erscheint kein Wert in der Spalte Differenz.

Anschließend wird nach der Anwendung eine Buchung mit der Differenz zwischen der Vorrätigen Menge und der Gezählten Menge in der Bestandsaufnahmehistorie des Produkts erfasst.

Das Menü Aktionen wird angezeigt, wenn ein oder mehrere Kontrollkästchen für Produkte aktiviert werden. Das Menü Aktionen enthält die Option Menge auf vorrätig setzen, mit der die Gezählte Menge der ausgewählten Produkte auf die Vorrätige Menge gesetzt wird, und Auf 0 setzen, mit der die Gezählte Menge der ausgewählten Produkte auf null gesetzt wird.

Bestandsaufnahme zurücksetzen

Um die Änderungen, die in einer Bestandsaufnahme vorgenommen wurden, rückgängig zu machen, navigieren Sie zu Lager ‣ Berichtswesen ‣ Bewegungshistorie.

Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen ganz links in der Zeile für das gewünschte Produkt. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Aktionen, um ein Drop-down-Menü zu öffnen, und klicken Sie auf Bestandsaufnahme zurücksetzen.

Bemerkung

Nach dem Zurücksetzen einer Bestandsaufnahme wird die Zeile nicht aus dem Bericht Bewegungshistorie entfernt. Stattdessen wird eine zusätzliche Zeile hinzugefügt, diesmal mit dem Wort [zurückgesetzt] in der Spalte Referenz.

Häufigkeit der Inventarzählung ändern

Standardmäßig wird das geplante Datum für Bestandsaufnahmen immer auf den 31. Dezember des laufenden Jahres festgelegt. Für einige Unternehmen ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, dass sie jederzeit über eine genaue Bestandszählung verfügen. In solchen Fällen kann das standardmäßig geplante Datum geändert werden.

Um das standardmäßig geplante Datum zu ändern, gehen Sie zur Lagerapp ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen. Suchen Sie dann im Abschnitt Vorgänge die Einstellung Datum der jährlichen Inventur, die ein Drop-down-Menü enthält, das standardmäßig auf den 31. Dezember eingestellt ist.

Um den Tag zu ändern, klicken Sie auf 31, geben Sie eine Zahl zwischen 1-31 ein, je nach dem gewünschten Monat des Jahres.

Um den Monat zu ändern, klicken Sie auf Dezember, um das Drop-down-Menü zu öffnen, und wählen Sie den gewünschten Monat aus.

Wenn Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern, um alle Änderungen zu speichern.

Große Inventarzählungen planen

Um große Inventarzählungen zu planen, z. B. eine vollständige Zählung aller auf Lager befindlichen Waren, navigieren Sie zunächst zur Lagerapp ‣ Vorgänge ‣ Bestandsaufnahme.

Wählen Sie dann die gewünschten Produkte aus, die gezählt werden sollen, indem Sie das Kontrollkästchen ganz links in jeder Produktzeile ankreuzen.

Wenn Sie alle gewünschten Produkte ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Zählung anfordern am oberen Rand der Seite. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster Zählung anfordern, in das die folgenden Informationen eingefügt werden können:

• Datum der Bestandsaufnahme: das geplante Datum der Zählung.

• Benutzer: die Person, die für die Zählung verantwortlich ist.

• Buchungsdatum: das Datum, an dem die Bestandsaufnahme gebucht wird.

• Anzahl: Um die vorrätige Menge für jede Produktzeile leer zu lassen, wählen Sie Leer lassen aus. Um die vorrätige Menge jeder Produktzeile mit dem aktuellen, in der Datenbank gespeicherten Wert zu füllen, wählen Sie Aktuellen Wert einstellen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Bestätigen, um die Zählung anzufordern.

Verlauf der Bestandsaufnahmen

Details zur Bestandsaufnahme können Sie anzeigen, indem Sie auf das Symbol Historie klicken.

Der Benutzer, der die Zählung durchgeführt hat, wird im Feld Referenz in Klammern aufgeführt, während der Benutzer, der die Zählung angewendet hat, im Feld Erledigt von aufgeführt wird.

Inventarprüfung

Eine Bestandsprüfung kann über die Seite Bestandsaufnahme aufgerufen werden. Diese Prüfung umfasst einen Bestandsdatensatz vor und nach Abschluss einer Zählung, um zu verfolgen, was sich geändert hat.

Aktivieren Sie auf der Seite Bestandsaufnahme das Kontrollkästchen oben links auf der Seite, um alle Zeilen auszuwählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zählung anfordern. Stellen Sie im Pop-up-Fenster Anzahl auf Aktuellen Wert einstellen ein und klicken Sie dann auf Bestätigen.

Wählen Sie nach der Rückkehr zur Seite Bestandsaufnahme erneut alle Zeilen aus. Klicken Sie auf Drucken ‣ Zählbogen. Der Zählbogen wird im PDF-Format exportiert.