[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einführung]
Hallo und willkommen zu diesem Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um den Export und Import von Kontaktdaten.
[00:22 – Kontakte auswählen und exportieren]
Wir befinden uns im Menü Kontakte und stellen die Ansicht auf Liste um. Nun können wir alle vorhandenen Kontakte auswählen. Wenn du mehr Kontakte hast, zum Beispiel Tausende, kannst du die Ansicht entsprechend erweitern. In diesem Beispiel sind es 19 Kontakte, die alle bereits angezeigt werden.
Nach der Auswahl erscheint das Menü Aktion, in dem die Option Export verfügbar ist.
[01:01 – Das Export-Menü]
Im Export-Menü kann ich auf alle Datenfelder zugreifen, die für Kontakte verwendet werden. Ich kann zum Beispiel nach der Postleitzahl oder der Stadt filtern und die gewünschten Felder auswählen. Mit einem Klick auf das Plus-Symbol wird ein Feld auf die rechte Seite übertragen. Diese Felder auf der rechten Seite werden dann exportiert.
Links wähle ich also die Felder aus der Datenbank aus, rechts sehe ich die Zusammenstellung. Diese kann ich nach Belieben sortieren. Das Format der Exportdatei lässt sich ebenfalls festlegen: zur Auswahl stehen Excel und CSV.
[01:56 – Erstimport oder Datenaktualisierung]
Ein wichtiger Punkt: Wenn ich nur eine Musterdatei exportieren möchte, um sie anschliessend mit neuen Daten zu befüllen und wieder zu importieren, handelt es sich um einen Erstimport. In diesem Fall ist keine interne ID notwendig.
Möchte ich jedoch bestehende Daten aktualisieren, muss ich die entsprechende Option aktivieren. Dann wird in der ersten Spalte die interne ID mitexportiert. Diese ID dient als Matching-Point beim späteren Reimport, sodass die korrekten Datensätze aktualisiert werden.
Diese Option kann je nach Bedarf ein- oder ausgeschaltet werden. Im vorliegenden Beispiel lasse ich sie aktiviert.
[02:50 – Datenbankfelder mit Unterfeldern]
Wichtig ist zudem, dass manche Datenbankfelder Unterfelder besitzen. Die Datenstruktur ist nicht flach, sondern baumförmig aufgebaut. Wenn du eine spezifische Information benötigst, musst du entsprechend in die Tiefe navigieren und das richtige Unterfeld auswählen.
[03:20 – Gespeicherte Exportvorlagen]
Es besteht die Möglichkeit, eine Feldzusammenstellung als Vorlage zu speichern. Einmal gespeichert, kann diese Vorlage jederzeit wieder ausgewählt und direkt für den Export verwendet werden. Mit einem Klick auf Export wird die Datei sofort heruntergeladen.
[03:46 – Die Exportdatei]
Die exportierte Datei zeigt in der ersten Spalte die interne ID als Matching-Point sowie die weiteren ausgewählten Felder in den folgenden Spalten. In diesem Beispiel passe ich einzelne Werte an, etwa den Namen und die E-Mail-Adresse eines Kontakts, und speichere die Datei anschliessend ab.
[04:55 – Daten importieren]
Nun steht eine aktualisierte Datei bereit, die importiert werden kann. Der Import erfolgt über das Menü Aktion mit der Option Daten importieren. Sollte diese Option nicht sichtbar sein, fehlen die erforderlichen Zugriffsrechte. In diesem Fall kann der Support kontaktiert werden.
Nach dem Hochladen der Datei werden die Spalten automatisch eingelesen. Es können Feldzuordnungen vorgenommen werden, das heisst, jede Spalte der Datei wird einem Datenbankfeld zugewiesen. Die Suche nach Datenbankfeldern funktioniert dabei gleich wie beim Export. Felder, die nicht importiert werden sollen, können einfach abgewählt werden.
[06:30 – Testimport durchführen]
Vor jedem Import, insbesondere bei grösseren Datenmengen, empfiehlt es sich, zunächst einen Testlauf durchzuführen. Die erste Zeile der Datei wird dabei als Kopfzeile erkannt und enthält die Spaltennamen. Wenn der Test erfolgreich verläuft und keine Fehler gemeldet werden, kann der eigentliche Import gestartet werden.
Nach dem Import sieht man sofort, dass die entsprechenden Felder, in diesem Fall Name und E-Mail-Adresse, aktualisiert wurden. So funktioniert der Import und Export von Kontaktdaten in OpenBiz.
[07:37 – Hinweise zu grossen Importmengen]
Wenn du grosse Kontaktmengen importierst, also mehrere Tausend Adressen, erscheint beim Import eine Meldung, dass die Daten in Teilen verarbeitet werden. Es empfiehlt sich, grosse Dateien bereits im Voraus aufzuteilen, zum Beispiel 4000 Adressen in vier Dateien zu je 1000. So läuft der Import zügig und stabil durch, ohne dass der Prozess abbricht.
Bei Problemen mit dem Import steht der Support jederzeit gerne zur Verfügung. Danke fürs Zuschauen und bis zum nächsten Video.