TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung ins Duplettenmanagement]
Hallo und willkommen zu diesem Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um das Duplettenmanagement.
Wenn du viele Adressdaten hast, kann es vorkommen, dass Adressen doppelt erfasst sind – bezüglich Name, E-Mail-Adresse oder anderer Datenbankfelder. Für diesen Fall gibt es das Duplettenmanagement, mit dem solche Fehler bereinigt werden können.
OpenBiz lässt es grundsätzlich zu, dass zwei Kontakte mit dem gleichen Namen erstellt werden. Schauen wir uns an, warum das so ist und was man dagegen tun kann.
[01:17 – Konfiguration der Eindeutigkeit von E-Mail-Adressen]
Wenn ein Kunde möchte, dass doppelte Einträge gar nicht erst entstehen können, lässt sich das System über verschiedene Module entsprechend konfigurieren. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass die E-Mail-Adresse immer eindeutig sein muss.
Das gilt einerseits für das Backend, also die administrative Arbeit im Hintergrund mit einem Administrationslogin, und andererseits für das Frontend. Mit Frontend ist gemeint, wenn ein E-Commerce-System beziehungsweise ein Webshop installiert ist und sich Kunden von aussen über den Webshop registrieren. Dort kann eingestellt werden, ob die E-Mail-Adresse eindeutig sein soll oder nicht – für den E-Commerce-Bereich ist das empfehlenswert. Wie du das aktivierst, wird in einem anderen Video erklärt.
[02:20 – Dupletten erkennen und zusammenführen]
Kümmern wir uns nun um das Duplettenmanagement selbst – also die Erkennung und Bereinigung von Dupletten.
Wir haben jetzt den Kontakt Hans Muster doppelt erfasst. Bei wenigen Daten lässt sich das schnell manuell bereinigen. Bei grossen Datenmengen braucht man jedoch entsprechende Tools.
Zuerst wechseln wir in die Listenansicht, da dort Einträge selektiert werden können. Wenn eine Duplette erkannt wurde – sei es anhand des Namens, der E-Mail oder eines anderen Felds – selektiert man die betreffenden Einträge und wählt unter "Aktion" die Option "Zusammenführen". Diese Funktion ist der eigentliche Einstiegspunkt ins Duplettenmanagement.
Wenn du einfach einen Duplettencheck durchführen möchtest, ohne sofort zusammenzuführen, kannst du das ebenfalls tun: Du selektierst zwei beliebige Einträge – sie müssen nicht aktiv zusammengeführt werden – und das System fragt zunächst nach einer Bestätigung.
[03:32 – Führenden Kontakt bestimmen]
Das System fragt, ob die ausgewählten IDs wirklich zusammengeführt werden sollen. Dabei sehen wir übrigens die IDs der Kontaktdatensätze.
Wichtig ist: Es gibt einen führenden Kontakt. Diesen kannst du frei bestimmen, indem du angibst, welche ID beibehalten werden soll. Alle übrigen Datenfelder werden dann diesem führenden Kontakt zugewiesen.
Ebenfalls wichtig zu verstehen: Alle Belege – also Vorgänge wie Verkaufsdokumente, Rechnungen und ähnliches – werden zusammengeführt und dem führenden Kontakt zugeordnet. Du verlierst diese Belege also nicht.
[04:45 – Duplettensuche über verschiedene Felder]
Wenn du beim aktuellen Paar auf "Überspringen" klickst, kannst du mit dem nächsten Schritt fortfahren und Dupletten aus anderen Kontakten bereinigen.
Das System fragt dann, nach welchem Kriterium gesucht werden soll. Die Optionen sind:
- E-Mail-Adresse
- Name
- Typ
- Verbindung zur Muttergesellschaft
Die Muttergesellschaft ist dabei relevant, wenn eine Firma mehrere zugeordnete Mitarbeiter hat. Zusätzlich lassen sich auch Ausschlüsse definieren.
Du kannst diese Funktion ruhig ausprobieren. Erstelle ein paar Testkontakte, führe sie zusammen und schau, was passiert.
[05:58 – Praxis: Dupletten per E-Mail suchen]
Ich suche jetzt über das Feld E-Mail und wähle die Option "Zusammenführen mit manueller Prüfung", damit ich jeden Treffer einzeln beurteilen kann.
Das System findet zwei Kontakte mit der gleichen E-Mail-Adresse. Ich öffne beide in einem zweiten Tab zur Prüfung. Beide Kontakte haben keine zugehörigen Belege wie Verkäufe oder Rechnungen. In diesem Fall ist ein Zusammenführen problemlos möglich.
Beim Zusammenführen erscheint jedoch die Meldung, dass eine Ansprechperson nicht mit einem Unternehmen zusammengefasst werden kann. Das ist logisch, wenn es sich um unterschiedliche Kontakttypen handelt, und erklärt, warum dieser Zusammenführungsversuch fehlschlägt.
[07:50 – Praxis: Zusammenführung mit Belegen und Tags]
Weiter geht es mit einem anderen Trefferpaar: Partner A mit ID 72 und Partner B mit ID 7. Hier sehen wir bereits Unterschiede bei den Tags. Partner A hat den Tag "Premium", Partner B hat "Kunde" und "Newsletter". Beide haben dieselbe E-Mail-Adresse, weshalb das System dieses Paar als Duplette erkannt hat.
Partner A hat zwei Angebote und Verkäufe sowie eine Gesamtabrechnung von 5.000. Partner B hat keine Adresse, einen anderen Tag und keinen Verkauf.
Ich lege Partner A als führenden Kontakt fest und führe die Kontakte zusammen. Anschliessend überprüfen wir das Ergebnis: Partner B ist verschwunden, es gibt nur noch einen Eintrag. Der Premium-Tag wurde auf Partner A übertragen, die Dokumente wurden zugeordnet. Das ist ein erfolgreiches Matching.
[09:32 – Hinweis zur maximalen Trefferzahl]
Noch ein wichtiger Hinweis: Wenn du vier identische Treffer mit derselben E-Mail-Adresse hast, lässt das System aus Sicherheitsgründen nur drei davon gleichzeitig zusammenführen. Du musst in diesem Fall einen Eintrag zunächst entfernen, die drei restlichen zusammenführen und dann in einem weiteren Duplettenrun die verbleibenden Einträge zusammenführen.
[10:06 – Abschluss und Ursachen von Dupletten]
Wir führen noch den Kontakt Hans Muster zusammen und schliessen danach das Duplettenmanagement ab. Das System ist nun bereinigt.
Abschliessend noch zur Frage, wie Dupletten überhaupt entstehen: Stell dir vor, du hast 22.000 Adressen. Ein Teil davon stammt aus einem Excel-Import, ein anderer Teil aus Webformularen oder eingehenden E-Mails. In diesen Datenquellen können sich gleiche Namen oder E-Mail-Adressen befinden, die das System beim Import einfach übernimmt. Das ist der häufigste Ursprung von Dupletten.
Danke fürs Zuschauen und bis zum nächsten Video.