TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung ins Dokumentenmanagementsystem]
Hallo und willkommen zu einem neuen Video von OpenBiz. Das heutige Thema ist unser Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Im DMS können alle Dokumente, die du für die tägliche Arbeit benötigst, abgelegt und verwaltet werden.
[00:35 – Übersicht der Benutzeroberfläche]
Kurz zur Übersicht: Die Schaltflächen oben bieten, wie bei allen Modulen, verschiedene Ansichten – Kachelansicht, Listenansicht, Grafikansicht sowie eine Direkteinsicht in die Datenbank. Die Filterfunktionen funktionieren wie gewohnt und sind, analog zu den anderen Modulen, weitgehend selbsterklärend. Oben rechts kannst du neue Dokumente erstellen oder bestehende Dokumente hochladen.
[01:01 – Verzeichnisstruktur und deren Verwaltung]
Auf der linken Seite siehst du die Verzeichnisstruktur. Diese Struktur kann im Menüpunkt Verzeichnisse angepasst werden. Wichtig zu wissen: In diesem Menüpunkt sind keine Dateien einsehbar. Es geht ausschliesslich um die Erstellung und Verwaltung der Verzeichnisse, um eine sinnvolle Struktur aufzubauen.
Du siehst die einzelnen Verzeichnisse mit ihren jeweiligen Unterverzeichnissen sowie die Anzahl der darin gespeicherten Dateien. Zu jedem Verzeichnis werden die entsprechenden Informationen angezeigt, darunter Unterverzeichnisse, Zugriffsrechte und der Verlauf – also wer welche Änderungen vorgenommen hat.
[01:53 – Navigation in Unterverzeichnisse und Dateianzeige]
Du kannst direkt in die Unterverzeichnisse navigieren. In diesem Beispiel sehen wir fünf Unterverzeichnisse. Im Verzeichnis Code sind 12 Dateien vorhanden, die entsprechend aufgelistet werden. Wenn du zur Hauptansicht der Dateien zurückkehrst, ist dieselbe Verzeichnisstruktur auch in der Seitenleiste sichtbar. Alle Dateien werden übersichtlich aufgelistet, Dateiformate werden vom System automatisch erkannt und entsprechend dargestellt. Logos und Bilder werden direkt als Vorschau angezeigt.
[02:45 – Sperren und Bearbeiten von Dateien]
Es gibt praktische Kurzfunktionen, zum Beispiel Herunterladen und Sperren. Die Sperren-Funktion ist besonders nützlich: Wenn du eine Datei bearbeiten möchtest und verhindern willst, dass sie gleichzeitig von jemand anderem verändert wird, kannst du sie herunterladen und sperren. Solange die Datei gesperrt ist, kann sie niemand anderes herunterladen oder bearbeiten. Sobald du die überarbeitete Version fertiggestellt hast, lädst du sie wieder hoch und entsperrst die Datei, damit sie für alle wieder sichtbar und bearbeitbar ist.
[03:21 – Dateidetails und Verknüpfung mit Datensätzen]
In der Detailansicht einer Datei siehst du alle relevanten Informationen, darunter das Verzeichnis, in dem sie abgelegt ist. Ausserdem kann eine Datei mit einem bestimmten Datensatz verknüpft sein – in diesem Beispiel mit dem Partnerdatensatz von Anita Oliver. Wie gewohnt ist auch hier der Verlauf einsehbar, der zeigt, was geändert wurde und von wem. Über den direkten Link gelangst du ausserdem auf den Kundendatensatz, womit die Verknüpfung zwischen Dokument und Kundendaten hergestellt ist.
[04:00 – Abschluss]
Das war eine kurze Übersicht zu unserem Dokumentenmanagementsystem, oft auch als DMS bezeichnet. Vielen Dank und bis zum nächsten Video.