[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einführung]
Hallo und willkommen zu einem neuen Video von OpenBiz. Heute geht es um die verschiedenen Funktionen des Dokumentenmanagementsystems.
[00:18 – Neue Datei hinzufügen]
Als Erstes werden wir eine neue Datei hinzufügen. Über die Schaltfläche "Neu" oben kannst du eine neue Datei erstellen, oder über den Button "Hochladen" eine Datei direkt hochladen. Wir werden eine Datei per Drag and Drop hinzufügen. Dafür gehst du zuerst in ein Verzeichnis – wir nehmen dasselbe wie letztes Mal: "Dokumente und Code". Wähle die gewünschte Datei, ziehe sie in den Browser und lasse sie fallen. Nun siehst du die neue Datei in der Übersicht.
[00:58 – Schnellfunktionen einer Datei]
Nun sehen wir uns die Schnellfunktionen dieser Datei etwas genauer an. Klicke dazu auf die drei Punkte bei der Datei. Dort findest du alle verfügbaren Funktionen der Übersicht.
Im unteren Bereich kann die Datei mit einer Farbe markiert werden, die dann seitlich angezeigt wird.
Die Funktion "Sperren" wird verwendet, wenn du eine Datei bearbeiten möchtest. Du kannst sie für andere Personen sperren, bearbeiten, eine neue Version hochladen und sie anschliessend wieder entsperren. Das Sperren und Entsperren ist sowohl über die Schnellfunktionen als auch direkt in der geöffneten Datei über den entsprechenden Button oben möglich.
[01:45 – Archivieren von Dateien]
Die Funktion "Archivieren" ermöglicht es dir, eine Datei aus der Ansicht zu entfernen, ohne sie zu löschen. Die Archivierung kann auch für mehrere Dateien gleichzeitig erfolgen: Wechsle in die Listenansicht, wähle die gewünschten Dateien aus, gehe auf "Aktion" und wähle "Archivieren". Du wirst noch einmal gefragt, ob du das wirklich tun möchtest.
Um archivierte Dateien wiederherzustellen, nutze den Filter "Archivierte Dateien". Nun siehst du die archivierten Dateien. Wähle sie aus, gehe auf "Aktion" und wähle "Archivierung aufheben". Die Dateien sind jetzt nicht mehr im gefilterten Bereich sichtbar. Entferne den Filter, und die Dateien erscheinen wieder in der normalen Ansicht.
[02:46 – Weitere Schnellfunktionen]
Zurück in der Kachelansicht: Die Funktion "Herunterladen" lädt die Datei direkt herunter und bedarf keiner weiteren Erklärung. "Öffnen" und "Bearbeiten" führen dich beide zur Datei selbst. "Löschen" entfernt die Datei.
[03:03 – Datei teilen]
Um eine Datei zu teilen, öffne sie und klicke oben auf "Aktionen" und dann auf "Teilen". Du kannst einen Kunden auswählen, zum Beispiel Anitta Oliver, eine Notiz hinzufügen und die Datei direkt versenden. Die Person erhält dann eine E-Mail mit Zugriff auf die Datei.
[03:37 – Datei verschieben]
Um eine Datei zu verschieben, wechsle in die Listenansicht und wähle die gewünschte Datei aus. Über "Aktion" kannst du die Datei verschieben – das funktioniert auch mit mehreren Dateien gleichzeitig. Du wirst darauf hingewiesen, dass nach dem Verschieben die Zugriffsrechte des neuen Verzeichnisses gelten. Wähle das Zielverzeichnis aus und bestätige die Aktion. Die Datei ist nun im ursprünglichen Verzeichnis nicht mehr sichtbar und wurde in das gewählte Verzeichnis, zum Beispiel "Docs", verschoben.
[04:10 – Datei bearbeiten und neue Version hochladen]
Um eine Datei zu bearbeiten, öffne sie und sperre sie zuerst. Lade sie anschliessend herunter, bearbeite sie lokal und lade die neue Version über den entsprechenden Button wieder hoch. Nach dem Hochladen kannst du die Änderungen manuell speichern und die Datei danach wieder entsperren.
Vielen Dank und bis zum nächsten Video.