Daten exportieren und importieren
In OpenBiz ist es manchmal nötig, Daten zu exportieren oder zu importieren – sei es für Berichte oder um Daten in grossen Mengen zu aktualisieren. Hier erfährst du, wie du Daten aus OpenBiz exportierst und importierst.
Daten aus OpenBiz exportieren
- Öffne die gewünschte Listenansicht (z.B. Kontakte, Produkte)
- Wähle die Datensätze aus, die du exportieren möchtest, indem du die Kontrollkästchen links aktivierst
- Klicke auf Aktion → Exportieren
- Im Fenster Daten exportieren hast du folgende Optionen:
- Ich möchte Daten aktualisieren: Aktiviere diese Option, wenn du die Daten später wieder importieren willst – es werden nur importierbare Felder angezeigt
- Exportformat: Wähle zwischen .csv und .xls
- Wähle die gewünschten Felder aus der Liste oder nutze die Suche
- Verwende das Sortier-Symbol, um die Reihenfolge der Felder anzupassen
- Für wiederkehrende Exporte: Speichere eine Exportvorlage über das Vorlagen-Dropdown
- Klicke auf Exportieren
Daten in OpenBiz importieren
- Öffne die Ansicht, in die du Daten importieren möchtest
- Klicke auf das Aktionsmenü → Datensätze importieren
- Lade eine Importvorlage herunter, um das richtige Format zu sehen
- Fülle die Vorlage mit deinen Daten aus
- Klicke auf Datei hochladen und wähle deine Datei (.csv oder .xlsx)
- Überprüfe die Feldzuordnung: Jede Spalte muss dem richtigen OpenBiz-Feld zugeordnet sein
- Klicke auf Testen, um die Daten zu validieren
- Klicke auf Importieren
Vorlage anpassen
- Lade die Importvorlage herunter und öffne sie in einer Tabellenkalkulation
- Passe Spalten an (hinzufügen, entfernen, sortieren)
- Behalte die Spalte External ID (ID) bei – sie ist wichtig für spätere Aktualisierungen
- Vergib jeder Zeile eine eindeutige ID in der External-ID-Spalte
Aus einer anderen Anwendung importieren
Wenn du Daten aus einer anderen Software migrierst, nutze die External ID. Damit werden Beziehungen zwischen Datensätzen korrekt abgebildet. Verwende das Format XXX/ID (z.B. Firma/External ID), um Verknüpfungen herzustellen.
Datenformate beim Import
- Datumsformat: OpenBiz erkennt die meisten Datumsformate automatisch. Im Zweifelsfall verwende ISO 8601 (JJJJ-MM-TT)
- Zahlen mit Währungszeichen: Werden unterstützt, z.B. 32.000,00 oder $ 32,000.00
- CSV-Formatierung: Passe bei Bedarf Trennzeichen und Textbegrenzung in den Formatierungsoptionen an
Beziehungsfelder importieren
- Many2many-Felder: Trenne Tags mit Komma ohne Leerzeichen, z.B. "Hersteller,Händler"
- One2many-Felder: Reserviere für jede Zeile eine eigene Reihe in der CSV-Datei. Die erste Zeile enthält die Hauptdaten, weitere Zeilen nur die Detaildaten
- Verknüpfte Felder: Nutze den Namen, die Datenbank-ID oder die External ID des verknüpften Datensatzes
Bilder importieren
- Füge die Bilddateinamen in die entsprechende Bild-Spalte deiner Datendatei ein
- Lade die Datendatei hoch
- Klicke auf Dateien hochladen im Abschnitt "Zu importierende Dateien"
- Wähle die passenden Bilddateien aus
- Klicke auf Testen und dann auf Importieren
Daten in OpenBiz aktualisieren
- Exportiere die zu aktualisierenden Daten mit aktivierter Option Ich möchte Daten aktualisieren
- Bearbeite die exportierte Datei – ändere die gewünschten Werte
- Wichtig: Verändere niemals die External ID, sonst werden Duplikate erstellt
- Importiere die geänderte Datei – bestehende Datensätze werden anhand der External ID aktualisiert
Tipps
- Verarbeite grosse Exporte und Importe in kleineren Stapeln, um Zeitüberschreitungen zu vermeiden
- Aktiviere den Entwicklermodus für erweiterte Importoptionen wie "Verlauf nachverfolgen" und "Unterfelder abgleichen"
- Importe sind dauerhaft und können nicht rückgängig gemacht werden – nutze Filter wie "Erstellt am" oder "Zuletzt geändert", um importierte Datensätze zu identifizieren
- Verwende LibreOffice oder OpenOffice zum Bearbeiten von CSV-Dateien, da dort Trennzeichen und Codierung angepasst werden können
- Importiere verknüpfte Datensätze immer zuerst (z.B. zuerst Firmen, dann Kontakte)