Benutzer und Zugriffsrechte verwalten
Die Benutzerverwaltung in OpenBiz kontrolliert, wer Zugriff auf welche Funktionen hat. Eine sorgfältige Rechtevergabe schützt sensible Daten.
Benutzer anlegen
- Gehe zu Einstellungen → Benutzer → Benutzer verwalten
- Klicke auf Neu
- Gib Name und E-Mail-Adresse ein (wird als Login verwendet)
- Konfiguriere die Zugriffsrechte pro Modul:
- Leer: Kein Zugriff auf dieses Modul
- Benutzer: Standard-Zugriff (eigene Daten)
- Administrator: Vollzugriff auf das Modul
- Speichere und klicke auf Einladungs-E-Mail senden
Gruppen und Rechte
Zugriffsrechte werden über Gruppen gesteuert:
- Jedes Modul hat eigene Zugriffsgruppen
- Gruppen können verschachtelt sein (Manager erbt Benutzerrechte)
- Im Entwicklermodus kannst du detaillierte Gruppenrechte einsehen
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
- Gehe zu Einstellungen → Berechtigungen
- Aktiviere Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Jeder Benutzer richtet 2FA selbst ein über sein Profil:
- Gehe zu Profil → Einstellungen → Konto-Sicherheit
- Scanne den QR-Code mit einer Authenticator-App
- Gib den Code ein um die Aktivierung zu bestätigen
Portal-Benutzer
Portal-Benutzer sind externe Benutzer (Kunden, Lieferanten) mit eingeschränktem Zugriff:
- Öffne einen Kontakt
- Klicke auf Aktion → Portal-Zugang gewähren
- Der Kontakt erhält eine E-Mail mit Zugangsdaten
- Im Portal sieht er seine Angebote, Rechnungen und Bestellungen
Tipps
- Vergib immer das Minimum an Rechten das nötig ist
- Nutze Gruppen statt individuelle Rechte pro Benutzer
- Aktiviere 2FA für alle Benutzer mit Zugang zu sensiblen Daten
- Prüfe regelmässig die Benutzerliste und deaktiviere inaktive Konten