E-Mail-Kommunikation einrichten
In OpenBiz sind E-Mails direkt in die Geschäftsprozesse integriert. Jeder Datensatz (CRM-Chance, Verkaufsauftrag, Rechnung usw.) hat einen Chatter, über den du E-Mails senden, interne Notizen erfassen und mit Followern kommunizieren kannst.
So funktioniert der Chatter
- Sende direkte E-Mails oder OpenBiz-Benachrichtigungen an Follower eines Dokuments
- Erfasse interne Notizen für dein Team
- Sende WhatsApp-Nachrichten oder SMS
- Plane Aktivitäten
Antworten von Followern erscheinen automatisch im Chatter und werden an alle Follower weitergeleitet.
OpenBiz Online und Cloud
Bei OpenBiz Online und Cloud funktioniert der E-Mail-Versand und -Empfang sofort -- es ist keine Konfiguration nötig. Ausgehende E-Mails werden standardmässig von notifications@firmenname.openbiz.com gesendet.
Eigene Domain verwenden
Wenn du E-Mails von deiner eigenen Domain senden möchtest:
- Konfiguriere die Domain in OpenBiz und passe die DNS-Einträge an
- Richte SPF und DKIM ein, wenn du den OpenBiz-Mailserver nutzt
- Oder konfiguriere deinen eigenen SMTP-Server
- Für eingehende E-Mails: Richte einen eingehenden Mailserver, eine Weiterleitung oder einen DNS-MX-Eintrag ein
On-Premise-Installation
Bei einer On-Premise-Installation musst du sowohl ausgehende als auch eingehende E-Mails vollständig konfigurieren:
- Ausgehende E-Mails -- SMTP-Server und eigene Domain einrichten
- Eingehende E-Mails -- Abrufhäufigkeit so einstellen, dass sie schnell genug für Reaktionsfähigkeit ist, aber das System nicht überlastet
Drittanbieter-Mailserver
OpenBiz unterstützt die Integration mit gängigen Mail-Providern:
- Microsoft Outlook 365 -- Verbindung über Azure OAuth
- Gmail -- Verbindung über Google OAuth
- Mailjet -- Verbindung über API
Beachte, dass jeder Anbieter eigene Einschränkungen hat. Outlook und Gmail sind z.B. möglicherweise nicht für grosse Marketing-Kampagnen geeignet.
Tipps
- Für die meisten Nutzer reicht die Standard-E-Mail-Konfiguration von OpenBiz Online/Cloud
- Verwende eine eigene Domain für ein professionelleres Erscheinungsbild
- Richte E-Mail-Aliase ein, um automatisch Leads, Tickets oder Aufgaben aus E-Mails zu erstellen
- Nutze E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Kommunikation
- Bei On-Premise: Verwende bevorzugt eingehende Mailserver statt Weiterleitungen