Aktivitäten planen und verwalten
Aktivitäten sind Folgeaufgaben, die an einen Datensatz in OpenBiz geknüpft sind. Sie helfen dir, Anrufe, E-Mails, Meetings und Aufgaben im Blick zu behalten.
Aktivität im Chatter planen
- Öffne einen beliebigen Datensatz (z.B. eine Verkaufschance oder einen Kontakt)
- Klicke im Chatter auf Aktivitäten
- Fülle das Formular aus:
- Aktivitätstyp (z.B. E-Mail, Anruf, Meeting, Aufgabe)
- Zusammenfassung – kurzer Titel der Aktivität
- Fälligkeitsdatum
- Zugewiesen an – Benutzer, der die Aktivität ausführen soll
- Notizen – zusätzliche Informationen
- Klicke auf Planen, um die Aktivität zu erstellen
Aktivität in der Kanban-Ansicht planen
- Klicke auf das Uhr-Symbol am unteren Rand einer Karte
- Wähle + Aktivität planen
- Fülle das Formular aus und bestätige
Aktivität in der Listenansicht planen
- Blende bei Bedarf die Spalte Aktivitäten ein (über das Zahnrad-Symbol)
- Klicke auf das Uhr-Symbol in der Zeile des gewünschten Datensatzes
- Wähle + Aktivität planen und fülle das Formular aus
Aktivitäten-Ansicht nutzen
- Klicke auf das Uhr-Symbol in der oberen rechten Menüleiste
- In dieser Ansicht siehst du alle Aktivitätstypen als Spalten und die Datensätze als Zeilen
- Fahre mit der Maus über ein Feld und klicke auf das Plus-Symbol, um eine Aktivität zu planen
Farbcodierung der Aktivitäten
- Grün – Fälligkeit in der Zukunft
- Orange – Fällig heute
- Rot – Überfällig
Aktionen beim Planen
- Planen – Aktivität wird erstellt und unter Geplante Aktivitäten angezeigt
- Kalender öffnen – öffnet den Kalender zur Terminwahl (nur bei Anruf/Meeting)
- Planen & als erledigt markieren – Aktivität wird sofort als erledigt vermerkt
- Erledigt & nächste planen – Aktivität erledigen und sofort eine neue planen
Aktivitätstypen konfigurieren
- Gehe zu Einstellungen → Diskussion → Aktivitätstypen
- Klicke auf Neu oder bearbeite einen bestehenden Typ
- Konfiguriere:
- Name – Bezeichnung des Aktivitätstyps
- Aktion – z.B. Dokument hochladen, Anruf, Meeting, Unterschrift anfordern
- Standardbenutzer – wird automatisch zugewiesen
- Standardzusammenfassung – vorausgefüllter Titel
- Nächste Aktivität – automatisch eine Folgeaktivität vorschlagen oder auslösen
Tipps
- Nutze die Aktivitäten-Ansicht für einen Gesamtüberblick über alle anstehenden Aufgaben
- Konfiguriere Aktivitätsketten, um automatisch Folgeaktivitäten vorzuschlagen
- Weise Aktivitäten gezielt Teammitgliedern zu, um die Arbeitslast zu verteilen
- Prüfe regelmässig das Uhr-Symbol in der Menüleiste für überfällige Aktivitäten