OpenBiz Guide: So führt dich die Hilfe durch OpenBiz

Der OpenBiz Guide ist die eingebaute Hilfe in OpenBiz. Er zeigt dir direkt in der Oberfläche, wofür ein Feld da ist, und führt dich auf Wunsch Schritt für Schritt durch ganze Abläufe, zum Beispiel vom ersten Angebot bis zur Rechnung. Du arbeitest dabei mit deinen echten Daten, nicht in einer Übungsumgebung. Der Guide merkt sich, was du schon kannst, und schlägt dir den nächsten sinnvollen Schritt vor.

Auf einen Blick

1. Wähle beim ersten Anmelden deinen Hilfe-Modus: «Lernmodus», «Auf Abruf» oder «Aus». Ändern kannst du ihn jederzeit im Benutzermenü oben rechts unter «OpenBiz Guide».
2. Drücke F1 oder klicke oben auf «Wie geht…?». Der Guide zeigt dir die Abläufe, die zu deiner aktuellen Ansicht passen, und du kannst nach allen Abläufen suchen.
3. Im Lernmodus leuchten kleine Punkte neben wichtigen Feldern. Ein Klick darauf erklärt das Feld.
4. Startest du einen Ablauf, hebt der Guide das nächste Feld oder den nächsten Knopf hervor und sagt dir, was zu tun ist.
5. Mit «Pause» unterbrichst du einen Ablauf, mit «Fortsetzen» geht es an derselben Stelle weiter.
6. Unter «Mein Lernfortschritt» siehst du deine Lernpfade und was du schon erledigt hast.

1. Den Hilfe-Modus wählen

Beim ersten Anmelden begrüsst dich der Guide und fragt, wie viel Hilfe du möchtest:

• Lernmodus: Hinweise direkt in der Oberfläche und dein Lernpfad im Seitenpanel. Das empfehlen wir für die ersten Wochen.
• Auf Abruf: Nichts im Bild. Hilfe holst du dir mit F1 oder über «Wie geht…?».
• Aus: Der Guide blendet nichts ein. Der Eintrag im Benutzermenü bleibt, damit du ihn wieder einschalten kannst.

Unter «Deine Rolle» gibst du an, ob du vor allem im Sekretariat, in der Buchhaltung oder in der Leitung arbeitest. Mit «Los geht's» übernimmst du die Auswahl.

Später änderst du den Modus im Benutzermenü oben rechts (Klick auf dein Bild) unter «OpenBiz Guide». Dort findest du auch «Wie geht…?», «Mein Lernfortschritt», «Hinweise zurücksetzen» und «Begrüssung erneut zeigen».

2. «Wie geht…?» und F1: den passenden Ablauf finden

Oben in der Menüleiste steht der Knopf «Wie geht…?». Denselben Dialog öffnest du überall mit der Taste F1.

Der Guide weiss, wo du gerade bist. Ganz oben stehen unter «Passend zu dieser Ansicht» die Abläufe für die App und die Maske, in der du arbeitest, in der Angebotsliste also zum Beispiel «Angebot per E-Mail senden» und «Angebot zum Auftrag bestätigen». Darunter folgen Grundfunktionen, die überall gelten, etwa «Daten nach Excel exportieren» oder «Archivieren, wiederherstellen oder löschen». Bei jedem Ablauf siehst du, wie viele Schritte er hat und wie lange er etwa dauert.

Tippst du oben ein Stichwort ein, zum Beispiel «angebot», durchsucht der Guide alle Abläufe. Mit den Pfeiltasten wählst du einen Treffer aus, mit Enter startest du ihn. Mit Esc schliesst du den Dialog.

Ist nichts Passendes dabei, klickst du unten auf «In der Wissensdatenbank suchen». Die Wissensdatenbank öffnet sich in einem neuen Tab, mit deinem Suchbegriff.

3. Leuchtende Punkte: Hinweise direkt am Feld

Im Lernmodus markiert der Guide wichtige Stellen mit kleinen, sanft pulsierenden Punkten. Sie sitzen oben rechts neben einem Feld, einer Spalte oder einem Knopf. Im neuen Angebot zum Beispiel bei «Kunde», «Rechnungsadresse» und «Angebotsvorlage».

Fährst du mit der Maus über einen Punkt, wird der Mauszeiger zur Hand. Ein Klick öffnet die Hinweiskarte mit einer kurzen Erklärung:

• «Verstanden» schliesst den Hinweis. Der Punkt verschwindet und kommt nicht wieder.
• «Zeig mir wie» startet den passenden Ablauf, wenn es zu diesem Feld einen gibt.
• «Artikel lesen» öffnet den passenden Artikel in der Wissensdatenbank, wenn einer hinterlegt ist.

Möchtest du alle Punkte noch einmal sehen, klickst du im Menü «OpenBiz Guide» auf «Hinweise zurücksetzen». Während ein Ablauf läuft, blendet der Guide die Punkte aus, damit sie nicht stören.

4. Ein Ablauf Schritt für Schritt: Beispiel «Angebot erstellen»

Ein Ablauf führt dich durch eine ganze Aufgabe. Der Guide öffnet die passende Ansicht selbst, dunkelt den Rest leicht ab und hebt das nächste Feld oder den nächsten Knopf mit einem hellen Rahmen hervor. Daneben steht eine Karte mit dem Namen des Ablaufs, dem aktuellen Schritt und einer kurzen Erklärung. Der Ring links oben zeigt, wo du stehst, zum Beispiel «1/6».

So sieht das beim Ablauf «Angebot erstellen» im Verkauf aus. Du startest ihn in der Angebotsliste mit F1, tippst «angebot» und klickst auf «Angebot erstellen».

Schritt 1: Feld ausfüllen

Der Guide öffnet ein neues Angebot und hebt das Feld «Kunde» hervor. Solange das Feld leer ist, steht unten «Wähle zuerst den Kunden» und «Weiter» ist ausgegraut.

Sobald du den Kunden gewählt hast, zeigt die Karte «Erledigt» und du klickst auf «Weiter».

Schritt 4: Auf das Hervorgehobene klicken

Bei manchen Schritten musst du etwas anklicken, hier «Produkt hinzufügen». Die Karte sagt dann «Klicke auf das hervorgehobene Element». Einen Weiter-Knopf gibt es nicht: Sobald du geklickt hast, geht der Guide von selbst zum nächsten Schritt.

Schritt 5: Ansehen, ergänzen, weiter

Andere Schritte erklären einen Bereich. Hier wählst du das Produkt, passt bei Bedarf Menge und Preis an und klickst auf «Weiter».

Abschluss

Im letzten Schritt klickst du auf Speichern. Der Guide meldet «Geschafft» und schlägt den nächsten sinnvollen Schritt vor, hier «Angebot per E-Mail senden». Ein Klick darauf startet ihn direkt. Mit «Ja» oder «Nein» bei «War das hilfreich?» hilfst du uns, die Anleitungen zu verbessern.

Die Knöpfe auf der Karte

• Weiter: zum nächsten Schritt. Bei einem freiwilligen Schritt heisst der Knopf «Passt so».
• Zurück: einen Schritt zurück.
• Pause: den Ablauf unterbrechen (siehe nächster Abschnitt).
• Überspringen: erscheint, wenn das Element für diesen Schritt in deiner Ansicht nicht vorhanden ist, zum Beispiel weil die Angabe schon gesetzt ist.
• × oben rechts: den Ablauf beenden. Über «Wie geht…?» startest du ihn jederzeit neu.

5. Pausen: unterbrechen und später weitermachen

Du musst einen Ablauf nicht in einem Zug erledigen. Klickst du auf der Karte auf «Pause», verschwindet die Karte und unten erscheint eine schmale Leiste: «Pausiert: Angebot erstellen, Schritt 4 von 6». Jetzt kannst du frei arbeiten, nachschauen oder kurz etwas anderes erledigen.

Der Guide pausiert auch von selbst, wenn du während eines Ablaufs eine andere Ansicht öffnest oder ein Fenster schliesst, das zum Ablauf gehört. Er meldet dann zum Beispiel «Du hast die Ansicht gewechselt. Der Ablauf wartet auf dich.»

• Fortsetzen bringt dich zurück an die Stelle, an der du aufgehört hast. Der Guide öffnet die passende Ansicht oder das passende Fenster wieder.
• Beenden bricht den Ablauf ab. Bereits Gespeichertes bleibt gespeichert.
• Ein pausierter Ablauf bleibt auch erhalten, wenn du die Seite neu lädst. Er gilt für den Browser, in dem du ihn begonnen hast.

6. Lernfortschritt und Lernpfade

Im Menü «OpenBiz Guide» öffnet «Mein Lernfortschritt» rechts das Seitenpanel. Oben stehen die Abläufe «Passend zu dieser Ansicht», jeweils mit einem Knopf «Starten».

Weiter unten folgen deine Lernpfade. Ein Lernpfad fasst die Abläufe eines Themas in einer sinnvollen Reihenfolge zusammen, zum Beispiel «Erste Schritte im Verkauf»: Produkt oder Dienstleistung anlegen, Angebot erstellen, per E-Mail senden, zum Auftrag bestätigen, Rechnung aus dem Auftrag erstellen und Angebote nach Excel exportieren. Der Ring zeigt in Prozent, wie weit du bist. Erledigte Abläufe sind grün abgehakt, offene startest du direkt aus der Liste.

Dein Lernfortschritt ist an deinen Benutzer gebunden und bleibt auf jedem Gerät erhalten. Welche Lernpfade du siehst, hängt von den Apps und den Rechten ab, die du in OpenBiz hast.

7. Tipps und häufige Fragen

Die Karte sagt, die markierte Stelle sei verdeckt

Liegt ein Chatfenster über dem hervorgehobenen Feld, meldet der Guide das. Minimiere das Chatfenster mit dem Strich oben im Fenster oder schliesse es, dann geht es weiter.

«Das Element für diesen Schritt ist nicht zu finden»

Das passiert, wenn die Maske bei dir anders aussieht, zum Beispiel weil ein Feld in deiner Firma nicht verwendet wird. Klicke auf «Überspringen». Bei Schritten, die nur manchmal nötig sind, überspringt der Guide selbst.

Ich sehe den Knopf «Wie geht…?» nicht

Prüfe im Benutzermenü unter «OpenBiz Guide», ob der Modus auf «Aus» steht. Fehlt auch dieser Eintrag, ist der Guide für deine Firma noch nicht eingeschaltet. Melde dich in diesem Fall bei Clixmedia.

Die Punkte stören mich

Wechsle in den Modus «Auf Abruf». Dann siehst du keine Punkte mehr, F1 und «Wie geht…?» funktionieren weiter.