Videoanruf mit Kunden: Einladung, Aufnahme und Transkript

Mit OpenBiz führst du Videoanrufe mit Kundinnen und Kunden direkt aus dem Kalender. Deine Kundin braucht kein Programm und kein Konto: Sie bekommt einen Link per E-Mail und öffnet ihn im Browser. Auf Wunsch nimmst du das Gespräch auf. OpenBiz schreibt die Aufnahme automatisch als Text auf und legt beides beim Kontakt ab.

Auf einen Blick

1. Kontakt mit E-Mail-Adresse anlegen.
2. Im Kalender einen Termin mit diesem Kontakt erstellen und ein OpenBiz Meeting hinzufügen.
3. Speichern: Die Einladung mit dem Link geht automatisch an den Kontakt.
4. Zum Termin den Anruf annehmen, Aufnahme starten, sprechen, Aufnahme stoppen.
5. Transkript und Aufnahme findest du kurz danach im Kontakt, Reiter «Transkript».

1. Kontakt mit E-Mail-Adresse anlegen

Öffne Kontakte und lege die Person an, mit der du sprechen möchtest. Wichtig ist die E-Mail-Adresse: An sie geht später die Einladung mit dem Link. Gibt es den Kontakt schon, prüfe nur, ob die E-Mail-Adresse stimmt.

2. Termin im Kalender erstellen

1. Öffne den Kalender und klicke in das gewünschte Zeitfeld.
2. Gib dem Termin einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel «Erstgespräch Muster». Unter diesem Namen findest du den Call später auch im Dialog wieder.
3. Füge bei Teilnehmer den Kontakt aus Schritt 1 hinzu.
4. Klicke unter «Videoanrufs-URL» auf «+ OpenBiz Meeting».

OpenBiz erzeugt jetzt einen persönlichen Link für diesen Termin und trägt ihn in «Videoanrufs-URL» ein. Mit «An Videoanruf teilnehmen» kannst du den Raum selbst schon öffnen, mit «Meeting löschen» entfernst du den Link wieder.

3. Speichern – die Einladung geht automatisch raus

Klicke auf «Speichern & schliessen». OpenBiz schickt allen Teilnehmenden eine Einladung per E-Mail. Darin stehen Datum, Uhrzeit, Dauer und der Link zum Gespräch:

Verschiebst du den Termin später, bekommt der Kontakt automatisch eine Nachricht mit dem neuen Datum. Der Link bleibt gleich.

4. Das Gespräch

Der Kunde wählt sich ein

Zur vereinbarten Zeit öffnet deine Kundin den Link im Browser. Am besten nimmt sie einen aktuellen Browser wie Chrome, Edge oder Firefox. Der Browser fragt einmal, ob er Mikrofon und Kamera verwenden darf; das muss sie erlauben. Eine Installation oder ein Konto braucht es nicht.

Sobald sie im Raum ist, erscheint bei dir in OpenBiz oben rechts ein eingehender Anruf. Mit dem grünen Hörer nimmst du ab, mit dem roten lehnst du ab. Unten siehst du eine Vorschau deiner Kamera.

Das Anruffenster

Nach dem Abnehmen öffnet sich das Anruffenster. Oben siehst du die Teilnehmenden, darunter die Knöpfe:

• Mikrofon ein- und ausschalten
• Aufnahme (Kreis) starten und stoppen
• Ton ein- und ausschalten
• Kamera ein- und ausschalten
• Weitere Optionen (drei Punkte), zum Beispiel Bildschirm teilen oder Vollbild
• Auflegen (roter Hörer)

Aufnahme starten

Klicke auf den Kreis, um die Aufnahme zu starten. Aufgenommen wird nur der Ton: dein Mikrofon und die Stimmen aller anderen Teilnehmenden. Bild und geteilter Bildschirm werden nicht aufgenommen. Starten kann die Aufnahme nur, wer bei OpenBiz angemeldet ist, also du, nicht dein Gast.

Bei langen Gesprächen speichert OpenBiz die Aufnahme alle 10 Minuten zwischendurch. Bricht die Verbindung ab, geht so höchstens das letzte Stück verloren.

Chat, Bilder und Bildschirm teilen

Unter dem Anruf liegt ein Chat. Dort schreibst du Nachrichten und schickst Bilder oder Dokumente, etwa einen Link oder ein Formular. Dein Gast kann ebenfalls schreiben.

Für mehr Platz öffnest du das Gespräch in der grossen Ansicht. Hier kannst du auch deinen Bildschirm teilen und zum Beispiel gemeinsam ein Dokument anschauen.

Gespräch beenden

1. Klicke zuerst noch einmal auf den Kreis, um die Aufnahme zu stoppen. OpenBiz meldet «Aufnahme beendet» und lädt die Aufnahme hoch.
2. Lege erst danach mit dem roten Hörer auf.

5. Den Call später wiederverwenden

Jeder Termin mit OpenBiz Meeting hat im Dialog einen eigenen Gesprächsraum. Er trägt den Namen des Termins und steht unter «Direktnachricht». Dort findest du auch den ganzen Chatverlauf wieder.

Willst du nochmals mit derselben Person sprechen, startest du den Anruf direkt aus diesem Raum über das Kamera- oder Telefonsymbol oben rechts. Deine Kundin nimmt einfach wieder den Link aus der ursprünglichen Einladung.

6. Transkript und Aufnahme beim Kontakt

OpenBiz legt die Aufnahme beim Kontakt ab, der am Termin teilgenommen hat. Öffne den Kontakt und wechsle in den Reiter «Transkript». Unter «Verlauf» steht jede Aufnahme mit Datum, Status und dem Anfang des Textes.

• Ausstehend: Die Aufnahme ist angekommen und wartet auf die Umwandlung.
• Fertig: Das Transkript ist da.

Das Umwandeln geht schnell. Eine kurze Aufnahme ist nach ein bis zwei Minuten fertig, ein längeres Gespräch braucht entsprechend mehr Zeit.

Mit dem Auge rechts öffnest du eine Aufnahme. Du siehst den ganzen Text und kannst ihn korrigieren und speichern. Unter «Audio-Datei» kannst du die Aufnahme herunterladen und nochmals anhören.

7. Mit dem Transkript weiterarbeiten: KI-Assistent

Hast du den KI-Assistenten von OpenBiz, kannst du mit dem Transkript direkt weiterarbeiten. Kopiere den Text in den Chat mit dem Assistenten und sag ihm, was du brauchst. Zum Beispiel:

• «Übersetze auf Italienisch: …»
• «Fasse das Gespräch in fünf Punkten zusammen: …»
• «Schreib mir die vereinbarten nächsten Schritte als Liste: …»
• «Formuliere daraus eine kurze E-Mail an den Kunden: …»

Prüfe das Ergebnis, bevor du es weiterverwendest. Der Assistent arbeitet nur mit dem Text, den du ihm gibst.