[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einführung in die App Abwesenheiten]
Hallo, in diesem Video geht es um die App Abwesenheiten. Damit wir solche aussagekräftigen Auswertungen erstellen können – wie hier in dieser Grafik, wo man sieht, wer wie viele Krankheitstage hatte, wie viele Tage gefehlt hat usw. – brauchen wir ein paar Grundeinstellungen, die zuerst vorgenommen werden müssen.
[00:37 – Grundeinstellungen im Personal]
Schritt 1: Wir gehen ins Personal, lassen uns die entsprechenden Mitarbeiter anzeigen und setzen dort die Grundeinstellungen.
Im ersten Reiter finden sich die Arbeitsstunden. Für jeden Mitarbeiter muss festgelegt werden, was die Standard-Arbeitsstunden sind. Normalerweise gilt das in einem Betrieb einheitlich, es können aber auch mehrere Varianten erfasst werden. Es gibt zum Beispiel Mitarbeiter, die 35 Stunden pro Woche arbeiten. Man legt hier einmal die Sollarbeitszeiten fest. Aus diesen Sollarbeitszeiten pro Tag werden dann die Plus- bzw. Minusstunden berechnet.
Dann ist es wichtig festzulegen, wer was genehmigt. Das bedeutet: Wenn wir später in die Einstellungen der verschiedenen Abwesenheitstypen schauen, können wir festlegen, wer welche Anträge zu genehmigen hat. Am einfachsten ist es, wenn jeweils der direkte Vorgesetzte genehmigt.
Wenn eine Firma verschiedene Abteilungen hat – zum Beispiel Sales, Innendienst, Professional Service oder einen Reparaturservice –, werden die Mitarbeiter diesen Abteilungen zugeordnet und jeder Abteilung wird ein Manager zugeteilt. Dieser Manager ist dann der Genehmigende. So entsteht eine Organisationsstruktur.
In diesem Beispiel bin ich der Demo-Benutzer und mein Vorgesetzter ist Mitchell Admin. Er erhält meine Abwesenheitsanträge, Freizeitanträge und Urlaubsanträge zur Genehmigung. Nach dem Speichern wechseln wir in die App Abwesenheiten.
[03:18 – Übersicht in der App Abwesenheiten]
Wenn ich in die App Abwesenheiten wechsle, sehe ich als Administrator zunächst meine eigenen gefilterten Daten. In der Übersicht sehe ich meine verfügbaren Urlaubstage sowie meine Überstunden, die ich als Stundenausgleich beziehen könnte.
Damit das Ganze funktioniert, sind zwei Konfigurationen notwendig: erstens das Setup des Mitarbeiters mit den Sollstunden und zweitens die Abwesenheitstypen, die unter Konfiguration festgelegt werden müssen.
[03:59 – Abwesenheitstypen konfigurieren]
Ein wichtiges Beispiel ist der allgemeine Urlaub. Unter Konfiguration können beliebige Abwesenheitstypen angelegt werden. Wenn ich einen bestehenden Typ öffne, sehe ich alle Einstellungen.
Als erstes wird ein Name festgelegt, zum Beispiel "Urlaub 2023". Dort sollen alle Urlaubsanfragen eingehen, und man konfiguriert, wie die Genehmigung ablaufen soll und welche Funktionen aktiv sind.
Bei der Genehmigung empfiehlt sich "Durch den Genehmiger des Mitarbeiters", also den konfigurierten Vorgesetzten. Man kann auch direkt eine verantwortliche Person auswählen.
Dann legt man fest, in welcher Einheit abgerechnet wird. Urlaub wird in der Regel tageweise abgerechnet, nicht in Stunden. Weitere Optionen wie "Zusätzliche Stunden abziehen" können bei Bedarf aktiviert werden.
Bei mehreren Firmen in OpenBiz kann man hier das entsprechende Unternehmen auswählen.
Für den Urlaubsanspruch kann festgelegt werden, ob eine Zuweisung durch den Genehmiger erforderlich ist, ob Mitarbeiteranfragen für zusätzliche Tage erlaubt sind, und wer die Genehmigung erteilt. Abschliessend lässt sich noch die Farbe und das Icon des Abwesenheitstyps definieren.
[06:33 – Weitere Abwesenheitstypen: Stundenausgleich und Krankheit]
Dann gibt es weitere Typen, zum Beispiel den Stundenausgleich. Dieser wird ähnlich konfiguriert, aber in Stunden abgerechnet, mit einem eigenen Icon und einer anderen Farbe, um deutlich zu machen, dass hier Überstunden ausgeglichen werden.
Auch für Krankheit legt man einen eigenen Typ an. Krankheit wird meistens tageweise abgerechnet, kann aber auch in Halbtagen erfasst werden. Jeder Typ erhält ein passendes Icon und eine eigene Farbe.
Sobald Daten vorhanden sind, werden diese im Dashboard dargestellt. Man sieht dort automatisch, wie viele Urlaubstage noch verfügbar sind, welche bereits genehmigt wurden – genehmigt werden als schraffierte Einträge angezeigt, beantragte als ausgefüllte Flächen in der jeweiligen Farbe – und wie viele Überstunden noch zum Ausgleich zur Verfügung stehen.
[08:36 – Urlaubsansprüche anlegen]
Nun eine wichtige Information: Wenn ein Mitarbeiter als normaler Benutzer in die App wechselt und dort keine Urlaubstage oder keinen Stundenausgleich sieht, hat das folgenden Grund: Der Administrator muss zuerst unter Genehmigung und Urlaubsansprüche für jeden Mitarbeiter die entsprechenden Ansprüche anlegen.
Als Administrator gehe ich also unter Genehmigung in die Urlaubsansprüche und lege einen neuen Anspruch an. Der Titel lautet zum Beispiel "Urlaub 23", die Gültigkeit umfasst das gesamte Jahr. Der Mitarbeiter erhält 20 Tage Urlaubsanspruch. Der Modus ist "nach Mitarbeiter" und ich wähle den entsprechenden Benutzer aus.
Nach dem Speichern und direkten Genehmigen ist der Urlaubsanspruch aktiv. Wenn wir nun in die Ansicht des Mitarbeiters wechseln und aktualisieren, sehen wir, dass die 20 Urlaubstage für 2023 jetzt angezeigt werden.
Um schnell mehrere Ansprüche anzulegen, kann man die Duplizieren-Funktion nutzen. Für den Stundenausgleich legt man einen entsprechenden zweiten Anspruch an, wählt den Typ "Stundenausgleich", und kann die Gültigkeit auf unbegrenzt setzen, wenn Mitarbeiter Überstunden ins nächste Jahr übertragen dürfen.
Nach der Genehmigung sieht der Mitarbeiter nun auch seinen Stundenausgleich, zum Beispiel 8 Stunden. Zu Beginn trägt man das vorhandene Guthaben ein, danach wird alles automatisch berechnet.
Diese Liste lässt sich nach Status filtern – zu genehmigen, genehmigt usw. – und auch nach Abteilungen, wie es in OpenBiz üblich ist.
[12:56 – Gesetzliche Feiertage konfigurieren]
Nun brauchen wir noch eine weitere Konfiguration: die gesetzlichen Feiertage. Als Beispiel: "Tag der Arbeit", 1. Mai, von 8 Uhr bis 17 Uhr, gültig für die 40-Stunden-Woche.
Wir legen auch den Nationalfeiertag an: 1. August, 8 Uhr bis 17 Uhr, ebenfalls für die 40-Stunden-Woche.
Jetzt testen wir, ob diese Feiertage bei der Ferieneingabe berücksichtigt werden.
[13:59 – Ferienantrag stellen und genehmigen]
Als Mitarbeiter stelle ich einen Ferienantrag: "Urlaub 23", vom 1. Mai bis 3. Mai – also drei Tage. Wenn ich den Antrag bestätige, berechnet das System automatisch nur zwei Tage, da der 1. Mai als Feiertag hinterlegt ist und entsprechend nicht abgezogen wird.
Die drei beantragten Ferientage sind nun schraffiert dargestellt – noch nicht genehmigt –, und von den ursprünglich 20 Tagen werden nur zwei abgezogen.
Als Administrator bekommt man eine Benachrichtigung über den eingegangenen Antrag. Man kann den Antrag einsehen, bei Bedarf Änderungen vornehmen und ihn anschliessend genehmigen. Nach der Genehmigung verschwindet die Schraffierung in der Mitarbeiteransicht – die drei Tage sind nun fix genehmigt.
[16:03 – Stundenausgleich beantragen]
Genau gleich funktioniert der Stundenausgleich. Als Mitarbeiter kann ich einen Antrag stellen, zum Beispiel weil ich früher gehen möchte: von der normalen Arbeitszeit um 17 Uhr bis 15 Uhr, also zwei Stunden. Man kann noch einen Hinweis hinzufügen, zum Beispiel "Auto in Garage bringen".
Der Administrator erhält die Benachrichtigung, genehmigt den Antrag per Klick, und dem Mitarbeiter werden die zwei Stunden vom Stundenausgleich abgezogen. Von den ursprünglichen 8 Stunden sind nun noch 6 verfügbar.
[17:20 – Auswertungen und Kalenderansicht]
Zusammenfassend lässt sich alles im Kalender darstellen. Man kann einzelne Mitarbeiter ein- und ausblenden und eine Jahresübersicht aufrufen, um zum Beispiel die Sommerferien aller Personen auf einen Blick zu sehen.
Auf Mitarbeiterseite sieht jeder Mitarbeiter seine verfügbaren Tage, genehmigte Abwesenheiten und seinen Stundenausgleich. Neue Anträge können direkt über den Kalender gestellt werden.
[17:27 – Berichtswesen]
Im Berichtswesen auf der Administratorseite gibt es weitere Möglichkeiten. Man kann Auswertungen pro Mitarbeiter abrufen und sieht, wie viel Urlaub, Stundenausgleich oder Krankheitsstunden verbraucht wurden. Es stehen verschiedene Grafiktypen zur Verfügung, oder man kann eine Kreuztabelle anzeigen und als Excel-Datei herunterladen.
Der Gesamtkalender zeigt alle Einträge mit An- und Abwesenheiten. Im normalen Kalender von OpenBiz kann man über "Teilnehmer hinzufügen" einzelne Mitarbeiter einblenden und sieht deren Ferientage direkt in der Kalenderansicht. So lässt sich schnell prüfen, ob ein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag verfügbar ist.
Im Berichtswesen kann man zusätzlich pro Mitarbeiter einen Kalender aufrufen und die Abwesenheiten nach Monat, Woche oder Jahr darstellen.
[20:57 – Abschluss]
Das war die Zusammenfassung der App Abwesenheiten. Danke und bis zum nächsten Video.
Abwesenheiten verwalten
Die Abwesenheits-App in OpenBiz ist die zentrale Anlaufstelle für alles rund um Abwesenheiten. Du kannst damit Abwesenheitsanträge erstellen, Salden einsehen, Zuteilungen verwalten und Genehmigungen erteilen.
Abwesenheitstypen konfigurieren
Bevor Mitarbeitende Abwesenheiten beantragen können, müssen die verschiedenen Abwesenheitstypen eingerichtet werden.
- Gehe zu Abwesenheiten → Konfiguration → Abwesenheitstypen
- Klicke auf Neu, um einen neuen Typ zu erstellen
- Gib dem Typ einen Namen (z.B. "Ferien", "Krankheit", "Unbezahlt")
- Konfiguriere den Bereich Abwesenheitsanträge:
- Keine Validierung: Anträge werden automatisch genehmigt
- Durch Abwesenheitsverantwortlichen: Der zuständige Verantwortliche muss genehmigen
- Durch Genehmiger des Mitarbeitenden: Der im Mitarbeiterprofil hinterlegte Genehmiger muss zustimmen
- Durch beide: Sowohl der Genehmiger als auch der Abwesenheitsverantwortliche müssen zustimmen
- Konfiguriere den Bereich Zuteilungsanträge:
- Zuteilung erforderlich: Wähle "Ja", wenn Abwesenheit zuerst zugeteilt werden muss, oder "Kein Limit" für unbegrenzte Anträge
- Mitarbeiteranträge: "Zusätzliche Tage erlaubt" oder "Nicht erlaubt"
- Lege im Bereich Konfiguration fest:
- Abwesenheitsverantwortlicher: Wer genehmigt und benachrichtigt wird
- Abwesenheit nehmen in: Tage, halbe Tage oder Stunden
- Überstunden abziehen: Ob Überstunden automatisch verrechnet werden
- Feiertage einschliessen: Ob Feiertage bei Anträgen berücksichtigt werden
- Belege erlauben: Ob Mitarbeitende Dokumente anhängen können
Negativsaldo erlauben
Wenn Mitarbeitende mehr Abwesenheit beantragen dürfen als sie haben:
- Aktiviere beim Abwesenheitstyp die Option Negativsaldo erlauben
- Lege den Maximalen Überschreitungsbetrag in Tagen fest
Ansammlungspläne (Accrual Plans) erstellen
Mit Ansammlungsplänen verdienen Mitarbeitende Abwesenheitstage basierend auf ihrer Arbeitszeit.
- Gehe zu Abwesenheiten → Konfiguration → Ansammlungspläne
- Klicke auf Neu
- Gib dem Plan einen Namen
- Wähle, wann Abwesenheitszeit angesammelt wird: Am Anfang oder Am Ende der Periode
- Lege den Übertragungszeitpunkt fest (Jahresanfang, Zuteilungsdatum oder anderes Datum)
- Aktiviere Basierend auf Arbeitszeit, wenn nur tatsächliche Arbeitstage zählen sollen
- Erstelle Meilensteine mit dem Button "Neuer Meilenstein":
- Definiere, wie viele Tage/Stunden pro Zeitraum angesammelt werden
- Setze optional eine Obergrenze für die maximale Ansammlung
- Lege die Übertragungsregeln fest (keine Übertragung, vollständig, oder mit Maximum)
- Definiere optional eine Gültigkeit für übertragene Tage
Feiertage konfigurieren
- Gehe zu Abwesenheiten → Konfiguration → Feiertage
- Klicke auf Neu
- Gib den Namen des Feiertags ein
- Setze Startdatum und Enddatum
- Optional: Wähle Arbeitszeiten, wenn der Feiertag nur für bestimmte Arbeitszeitpläne gilt
Pflichttage erstellen
Pflichttage sind Tage, an denen keine Abwesenheit beantragt werden kann.
- Gehe zu Abwesenheiten → Konfiguration → Pflichttage
- Klicke auf Neu
- Gib den Namen ein
- Wähle optional die Abteilungen, für die der Pflichttag gilt
- Setze Start- und Enddatum
- Wähle optional eine Farbe für die Darstellung im Kalender
Übersicht nutzen
- Gehe zu Abwesenheiten → Übersicht
- Du siehst den farbcodierten Kalender deines Teams
- Wechsle die Ansicht zwischen Tag, Woche, Monat oder Jahr
- Klicke auf einen Eintrag, um Details zu sehen
- Am unteren Rand zeigt ein Balkendiagramm, wie viele Mitarbeitende pro Tag abwesend sind
Tipps
- Konfiguriere alle Feiertage, damit sie auch in Kalender, Planung und Fertigung berücksichtigt werden
- Nutze verschiedene Abwesenheitstypen für eine klare Unterscheidung (Ferien, Krankheit, Kompensation)
- Prüfe die Ansammlungspläne regelmässig, um sicherzustellen, dass die Regeln korrekt greifen
- Die Übersichtsseite gibt dir schnell einen Überblick über die Verfügbarkeit deines Teams