Mitarbeiterverwaltung einrichten
Die Mitarbeiter-App in OpenBiz zentralisiert Personalakten, Arbeitsverträge und Abteilungsstrukturen. Richtig konfiguriert zeigt das Dashboard den Echtzeit-Status jedes Mitarbeiters -- wichtig für Lohnabrechnung, Kapazitätsplanung und Compliance.
Einstellungen konfigurieren
- Gehe zu Mitarbeiter → Konfiguration → Einstellungen
- Konfiguriere die folgenden Bereiche:
Anwesenheitsanzeige
- Basierend auf Anwesenheiten -- Status wird durch Ein-/Ausstempeln in der Anwesenheits-App bestimmt
- Basierend auf Benutzerstatus -- Status wird durch die Anmeldung im System bestimmt
Erweiterte Anwesenheitskontrolle
Wenn aktiviert, kann die Anwesenheit durch zusätzliche Signale berechnet werden:
- Basierend auf gesendeten E-Mails -- Mitarbeiter gilt als anwesend, wenn mindestens X E-Mails pro Stunde gesendet werden
- Basierend auf IP-Adresse -- Mitarbeiter gilt nur als anwesend, wenn er von bestimmten Firmen-IP-Adressen verbunden ist
Kompetenz-Management
Aktiviere diese Option, um den Lebenslauf-Tab auf Mitarbeiterprofilen anzuzeigen. Damit kannst du Folgendes erfassen:
- Berufserfahrung
- Fähigkeiten und Kompetenzen
- Zertifizierungen
Remote-Arbeit
Wenn aktiviert, erscheint ein detaillierter Zeitplan im Tab Arbeitsinformationen des Mitarbeiterformulars. Für jeden Arbeitstag kann der Standort festgelegt werden:
- Grünes Haus-Symbol -- Mitarbeiter arbeitet von zu Hause
- Gebäude-Symbol -- Mitarbeiter ist im Büro
- Die Farbe zeigt den Status: Grün = anwesend, Gelb = abwesend, Grau = ausserhalb der Arbeitszeiten
Arbeitsorganisation
Wähle die Standard-Arbeitszeiten des Unternehmens aus dem Dropdown-Menü:
- Standard 40 Stunden/Woche
- Standard 32 Stunden/Woche (4-Tage-Woche, Freitag frei)
- Weitere konfigurierte Arbeitszeitpläne aus der Lohnbuchhaltung
Mitarbeiter-Bearbeitungsrechte
Aktiviere die Option Mitarbeiter-Bearbeitung, damit Mitarbeiter ihre eigenen Daten in ihrem Profil bearbeiten können.
Wichtige Bereiche der Mitarbeiterverwaltung
- Neue Mitarbeiter -- Mitarbeiterdatensätze anlegen mit allen relevanten Informationen
- Abteilungen -- Organisationsstruktur erstellen und verwalten
- Verträge -- Arbeitsverträge erstellen und verwalten
- Zertifizierungen -- Fachkenntnisse mit Zertifikaten bestätigen
- Auszeichnungen -- Badges für Leistungen und Erfolge vergeben
- Ausstattung -- Firmenausstattung der Mitarbeiter verfolgen
- Offboarding -- Mitarbeiterdatensätze beim Austritt verwalten
Tipps
- Aktiviere Remote-Arbeit, um auf dem Dashboard sofort zu sehen, wer wo arbeitet
- Nutze das Kompetenz-Management, um Fähigkeiten im Team zu überblicken
- Konfiguriere die Anwesenheitsanzeige passend zu deinem Arbeitsmodell
- Erlaube Mitarbeiter-Bearbeitung, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren