[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einführung]
Hallo zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es darum, Nachrichten mit Anhang zu empfangen und an interne Kollegen oder externe E-Mail-Adressen weiterzuverschicken.
[00:27 – Ausgangssituation im CRM]
Wir haben hier einen Pipeline-CRM-Eingang mit einem bestimmten Titel. Dieser wurde von Landbach Archimäle geschickt und ist bei uns angekommen. Wir sehen hier einen Anhang – er hat mir eine Rechnung geschickt.
[00:43 – Nachricht intern weiterleiten]
Jetzt könnte ich über "Nachricht senden" einen Mitarbeiter hinzufügen, um die Nachricht weiterzuleiten. Ich öffne die Mitarbeiterliste und schreibe beispielsweise: "Hey Alex, bitte anschauen."
Wenn ich das absende, bekommt Alex eine Benachrichtigung. Alex ist ein interner Kollege und wird oben rechts mit einem Icon benachrichtigt. Wenn er daraufklickt, landet er automatisch hier und hat den gesamten Verlauf vor sich.
Als Nebeneffekt ist Alex ab jetzt als Follower eingetragen, das heisst, er kann den gesamten Mail-Verlauf beobachten. Wenn ich das nicht mehr möchte, nehme ich ihn wieder heraus – das haben wir in anderen Videos bereits gezeigt.
[01:48 – Nachricht extern weiterleiten]
Jetzt möchte ich diese Nachricht an jemanden Externen weiterleiten. Ich füge zunächst ein Follow-up hinzu und wähle eine externe Adresse, zum Beispiel Anita Oliver. Ich füge sie hinzu und sende die Nachricht mit dem Text "Bitte anschauen" ab.
[02:24 – Problem: Anhang fehlt bei externer Weiterleitung]
Was ist jetzt passiert? Sie hat die Nachricht ohne Anhang erhalten. Das ist ein wichtiger Punkt: Wenn ich eine Nachricht wirklich mit Anhang an externe Empfänger verschicken möchte, muss ich den Anhang zuerst lokal herunterladen. Anschliessend gehe ich auf "Nachricht senden", lade den Anhang manuell hinzu und sende ihn so aktiv mit.
[03:07 – Zusammenfassung]
Das bedeutet: Wenn in der Nachricht kein Anhang sichtbar ist, wurde er schlicht vergessen. Intern spielt das keine Rolle, denn ein benachrichtigter Kollege wie Alex gelangt direkt in den Verlauf und sieht das E-Mail mit dem Anhang. Extern hingegen muss man den Anhang kurz herunterladen und manuell in die Nachricht einbinden, damit er aktiv mitgeschickt wird.
So viel zum Thema Nachrichten mit Anhängen empfangen und Anhänge aktiv nach extern weiterleiten. Intern ist das kein Problem, da wir uns im gleichen System befinden.
Danke und bis zum nächsten Video.