TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung und Zielsetzung]
Hallo zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um das Helpdesk und darum, wie Tickets eingehen, die per E-Mail geschickt werden.
[00:18 – Konfiguration der E-Mail-Adressen]
Um das zu konfigurieren, muss als Erstes die E-Mail-Adresse definiert werden, auf die das Helpdesk-System reagieren soll. Das macht man unter Konfiguration, Teams. Dort ruft man die Teams auf, und jedes dieser Teams hat eine Einstellung namens E-Mail-Alias. Hier kann man die entsprechende E-Mail-Adresse eintragen. Die Domain ist dabei bereits vorgegeben, du trägst den lokalen Teil der Adresse ein, der für dieses Team gelten soll. Du kannst also beliebige Teams erstellen, die auf beliebige E-Mail-Adressen reagieren.
[01:05 – Teammitglieder und Benachrichtigungen]
In jedem Team können Mitarbeiter als Mitglieder hinzugefügt werden. Diese werden benachrichtigt, wenn eine E-Mail eintrifft. Als Teammitglieder erhalten sie eine entsprechende Meldung, zum Beispiel über ein neues Ticket, und können dann entsprechend reagieren. Neue Tickets sind auch direkt im Dashboard sichtbar. Dort sieht man die Unterteilung nach Teams, und im Bereich Neu erscheinen die eingehenden Support-Meldungen, die per E-Mail-Adresse dem jeweiligen Team zugeordnet werden.
[01:59 – Voraussetzungen und Empfehlung]
Es besteht also die Möglichkeit, je Team, zum Beispiel Admin oder Technik, eine eigene E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Diese Mailbox muss natürlich auf dem Mailserver eingerichtet sein, damit das System die Mails einlesen und dem entsprechenden Team zuordnen kann.
[02:21 – Empfehlung: Kundenportal statt E-Mail]
Wir empfehlen ausdrücklich, das Kundenportal für die Erstellung und Einreichung von Tickets zu verwenden, da damit die Problematik von Spam und Falschmeldungen durch automatisierte Robots entfällt. Unsere Empfehlung lautet daher, auf ein E-Mail-Setup für den Ticketempfang zu verzichten und stattdessen das Kundenportal einzusetzen.
[02:54 – Hinweis auf weiteres Video]
Dazu gibt es ein weiteres Video mit dem Titel Helpdesk Kundenportal, in dem die Vorteile und die notwendigen Einstellungen genau erklärt werden. Danke und bis zum nächsten Video.