Historisch gewachsen - leider :-(

Wenn alte Konzepte die Digitalisierung verhindern

Viele Unternehmen betreiben eine Infrastruktur mit mehreren Datenquellen. Der Klassiker ist ein ERP System, eine Webseite mit Wordpress, E-Mail Marketing mit Mailchimp und Helpdesk mit Jira. In diesem letzten Satz waren 4 Datenquellen (Datenbanken) und oft auch 4 Ansprechpartner bzw. Accounts für Cloudservices. Das dieses Konzept nicht ideal ist für die Digitalisierung, ist leicht zu begreifen. Startet ein solches Unternehmen ein Projekt zur weiteren Prozessdigitalisierung, werden diese verteilten Datenquellen immer wieder zum Stolperstein und Kostenfaktor. Im schlechtesten Fall, kann der Prozess nicht digitalisiert werden, weil der Datenfluss nicht gegeben ist oder dann einfach keinen Sinn mehr macht. Für eine einfache, erfolgreiche Digitalisierung ist das Datenkonzept ein wichtiger Faktor, der über Kosten und Sicherheit entscheidet.

Beispiel: Mehrere Datenquellen für verschiedene Prozesse

Mehrere Datenquellen (Datenbanken) für Services

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Dritt-Software und verzweigte Datenquellen

Was ist der Grund für verzweigte Datenquellen und Dritt-Software? Diese Frage stellen die Unternehmen auch Ihrem ERP Anbieter. Die Antwort ist simpel: Das ERP System wurde damals ohne moderne Webtechnik entwickelt. Möchte man über die ERP Software ein Kundenportal auf der Webseite abbilden, muss Webtechnik Funktionalität in die ERP Software integriert werden. Diese Aufgabe stellt oft ein technisches Problem dar, das mit einer Schnittstelle oder einer externen Dritt-Software gelöst wird.

Es gibt viele Anfragen von Firmen die relativ einfache Funktionen (mit Webfrontend) für ihre Firma brauchen, die sie von Ihrem ERP Anbieter nicht bekommen. Oft liefert die Businesssoftware die Standartmodule wie Rechnung, Buchhaltung, Projekt, Lager, Manufaktur (PPS) und eventuell noch CRM. Danach wird es eher dünn auf dem Businesssoftware Markt. Weitere Funktionen wie E-Commerce werden über externe Shopsysteme realisiert, meistens über Open Source Webshops. Viele der Anbieter haben keinerlei online Werkzeuge (Webseite, Webshop, Newsletter, Helpdesk, Kundenportal). Das gilt auch für Prozesse für die eigenen Mitarbeiter wie Zeiterfassung, Servicemanagement und Kalender die über das Internet abgerufen werden. Die Unternehmen laufen in eine Sackgasse, weil sie dann Funktionen von weiteren Partner einkaufen müssen, was sie eigentlich vermeiden wollten. Das führt dann wieder zu mehreren Dienstleistern und weiteren Schnittstellen, kurz:  End-of-Feature.


Kundenservice ist gleich Webservice?

Alle Dienste, die ein Unternehmen über das Internet ihren Kunden anbieten möchte, basieren auf Webtechnik. Die zugrunde liegenden Daten müssen zum Webfrontend gelangen. Am einfachsten wäre es also, wenn das ERP selbst schon in der Basis ein Webfrontend ist oder integriert hat. Damit ist sichergestellt, dass relativ einfach eine Web-App für die externen Benutzer entwickelt werden kann. Mit diesem Konzept lassen sich Prozesse für einen Helpdesk, Reparaturmanagement oder Kundenportal relativ einfach auf dem Web abbilden. Wichtig ist, dass die Apps die Daten direkt aus der einzigen ERP Datenquelle ziehen. Damit erhalten Sie Dateneffizienz und Datensicherheit.

Beispiel: Funktionen die alle auf eine Datenquelle zugreifen

Eine einzige Datenquelle (Datenbank)

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Ein modernes Datenkonzept schützt vor Kosten!

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Businesssoftware auf ein modernes Datenkonzept mit einer einzigen Datenquelle, haben Sie gute Chancen auch in Zukunft Ihre Prozesse relativ einfach digitalisieren zu können. Werden mehrere Datenquellen eingesetzt, bedeutet dies Schnittstellen und Kosten. Im schlechtesten Fall aber auch ein End-of-Feature.

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